《第五章 支出循环.》.docVIP

第五章 支出循环 第一节 支出循环的描述 一、支出循环概况 支出循环是指企业向供货商购买和支付商品或劳务的活动过程及其相关数据处理。企业需要向外界购买的商品和劳务包括原材料、产成品、固定资产等，这里主要指原材料和产成品及劳务的购买和支付活动。这里还需要指出的是，供货商的收入循环和客户的支出循环之间有着密切的联系，它们在信息系统设计方面相互影响。 有些企业将支出循环又分为购买系统和付款系统两个系统。本章将它们作为一个支出循环进行介绍。 图5-1是这个循环的总括数据流图。 图5-1 支出循环总括数据流图 从图5-1中可以看到，根据收入循环、存货控制、生产循环以及各个部门对商品和劳务的需求，支出循环向供货商进行商品和劳务的采购，还要支付货款。采购到商品和劳务以后，要通知有关循环和部门。采购和付款的信息还要传递到总账和报告系统中进行账务处理。 二、支出循环中的主要业务活动 这里介绍的是支出循环中主要的、正常的业务活动。图5-2给出了支出循环的0层数据流图。 图5-2 支出循环的0层数据流图 从图5-2中可以看出，支出循环中包括的主要工作为：提出采购需求、订购所需货物、收到订购的货物、认同供货商开具的发票、支付货款。下面就逐一介绍。 第二节 支出循环中的工作 一、提出采购需求 支出循环中第一项主要业务活动就是提出货物的采购需求。在企业里，存货管理部门负责对存货的管理，当存货水平到了重订货点时，就需要提出订货需求。有时，一些部门也会根据实际情况提出订货需求，收入循环中提到的后备订单也提出了订货需求，生产循环中会提出对原材料的需求。 （一）存货控制方法 存货是企业在生产经营中为销售或耗用而储存的各种原材料、燃料、包装物、低值易耗品、在产品、外购商品、自制半成品、产成品及外购商品等。企业的存货过多或存货不足，都会使企业增加不必要的费用。存货过多，必然增加许多储存费用和利息支出；存货不足，会影响生产和减少利润。所以，需要对存货加强控制。 1、经济批量法 经济批量法，也称经济订货量法，是指企业在存货上所花费的费用最低的每次订货数量。 企业在材料存货上所花费的费用包括两大部分，一是采购费用，即在采购存货上所花费的出差费、运输费等，二是储存费用，即在保管存货上所花费的仓库仓储费、保险费、占用资金支付的利息等。这两种费用是相互矛盾的，从降低采购费用角度，应该采购的批量大一些，采购的次数少一些；从降低储存费用角度，应该采购的批量小一些，采购的次数多一些。经济批量法就是要选择一项最适当的订货批量，使有关的采购费用和储存费用的总和为最低。 经济批量确定了每次应该订购多少货物，而订货点确定了什么时候应该进行订货。订货提前期指为了保证生产的顺利进行，订货往往要在存货用完前若干天就进行。订货提前期对于经济批量没有影响。存货还有一个安全存量，就是为了预防临时用量增大而多储备的存货量。安全存量加上提前期内正常耗用量，就是订货点，就是材料储存到达这一点时必须立即订货，不管是否已到订货提前期。也就是说，提前期和订货点看哪一个先碰到，如果已经到达订货点但还没有到达提前期，就要立即订货；或者已到提前期但是还没有到达订货点，也要立即订货。 还有一种做法是，在计算出安全存量以后，把安全存量作为保险储备量，第一批采购时多购这一部分数量备用，以后各批按照正常的批量和提前期采购材料。 2、即时（Just-In-Time，JIT）系统 即时系统指企业根据客户的需求及时进行产品生产或提供劳务。因为客户的需求才是企业应该满足的，如果不考虑客户的需求，盲目进行生产，则可能会造成企业所生产的产品不能满足要求，产品和原材料库存积压。采用即时系统，可以极大地迎合客户对产品质量、规格、数量方面的要求，降低企业库存量，从而降低企业的仓储成本。 如果采用即时系统，就意味着企业必须应客户的要求立即做出反应。这就要求企业和客户之间的信息联系是通畅的，而且企业内部的信息联系也必须及时。如果所有的生产工作以及生产所需要的原材料的采购工作都是在接受了客户订单以后再进行的话，则客户必须要等待。所以，为了减少客户的等待时间，要求企业要能够预测出市场对产品的需求。根据市场对产品的需求的预计，来安排存货的采购、生产的计划，这就是所说的材料需求计划（Material Requirement Planning ，MRP）。材料需求计划系统安排生产计划并确定产品所需的原材料和零部件以及需要的时间。这样，企业就可以迅速而准确地决定需要采购哪些原材料，何时采购。这些采购安排可以根据客户的需求随时进行安排和调整。 客户的需求不仅影响到企业的存货管理问题，还涉及到资金、人事等环节。如果将这些环节都考虑进来，就形成了制造资源计划（Manufacture Resource Planning，MR