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Excel制表技巧 47 函数和数据库 Excel制表技巧(47)函数和数据库2011-01-27 23：06 Excel XP函数实用教程精华集 Excel是集表格、计算和数据库为一身的优秀软件，其数据处理的核心是函数和数据库。本文介绍Excel XP函数的新增功能、常用函数和数据库的使用方法，以及Excel XP的网络集成特性。一、Excel XP函数新增功能 1.公式错误检查 公式是Excel处理数据的主要工具，由于它的运算符和参数比较复杂，用户构造公式时极易发生错误。为了加快错误的排除速度，Excel XP提供了公式错误检查功能。当单元格中的公式出现错误时，其左侧会出现智能标记按钮。单击该按钮可以打开一个智能标记菜单，其上端显示出错误的名称(如无效名称错误)，能帮助用户迅速发现错误原因。 2.函数工具提示 用户直接输入公式的函数名和参数时，不能看到函数格式和参数的提示，这是公式发生错误的一个重要原因。为此，Excel XP增加了函数工具提示功能。以公式=SUMIF(A1：A8)为例，当你输入=SUMIF()后，公式下方会显示黄色的函数工具提示条，提供了有关函数和参数的语法信息。你只要单击其中的函数或参数名称，就可以打开帮助获得更多信息。 3.用自然语言搜索函数 Excel拥有数百个函数，寻找适用的函数是初级用户面临的难题。为此，Excel XP在插入函数对话框中增加了搜索函数功能。假如你要完成数据排序任务，可以单击工具栏中的插入函数按钮打开对话框，在其中的搜索函数框内输入排序，然后单击转到按钮，对话框下面的选择函数框中显示RANK等排序函数。 4.监视窗口 如果一个工作表的不同单元格或者多个工作表设置了公式，要想查看其内容和计算结果，必须在不同单元格或工作表中转换。为此，Excel XP增加了一个名为监视窗口的工具。其使用方法是：选中含有公式的待监视单元格，再用鼠标右键单击工具栏选择监视窗口。然后单击监视窗口中的添加监视按钮，被监视的公式及其计算结果就会显示在监视窗口中。 5.公式审核Excel XP新增了一个公式审核工具栏，它提供了几个新的数据审查工具，例如错误检查、追踪引用单元格和公式求值。错误检查与语法检查程序类似，它用特定的规则检查公式中存在的问题，可以查找并发现常见错误，你可以在选项对话框的错误检查选项卡中启用或关闭这些规则。追踪引用单元格可以用蓝色箭头等标出公式引用的所有单元格，追踪结束后可以使用移去单元格追踪箭头按钮将标记去掉。公式求值可以打开一个对话框，用逐步执行方式查看公式计算顺序和结果，能够清楚了解复杂公式的计算过程。二、Excel XP函数快速上手 1.求和函数SUM 语法：SUM(number1，number2，...)。 参数：number1、number2...为1到30个数值(包括逻辑值和文本表达式)、区域或引用，各参数之间必须用逗号加以分隔。 注意：参数中的数字、逻辑值及数字的文本表达式可以参与计算，其中逻辑值被转换为1，文本则被转换为数字。如果参数为数组或引用，只有其中的数字参与计算，数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值则被忽略。 应用实例一：跨表求和 使用SUM函数在同一工作表中求和比较简单，如果需要对不同工作表的多个区域进行求和，可以采用以下方法：选中Excel XP插入函数对话框中的函数，确定后打开函数参数对话框。切换至第一个工作表，鼠标单击number1框后选中需要求和的区域。如果同一工作表中的其他区域需要参与计算，可以单击number2框，再次选中工作表中要计算的其他区域。上述操作完成后切换至第二个工作表，重复上述操作即可完成输入。确定后公式所在单元格将显示计算结果。 应用实例二：SUM函数中的加减混合运算 财务统计需要进行加减混合运算，例如扣除现金流量表中的若干支出项目。按照规定，工作表中的这些项目没有输入负号。这时可以构造=SUM(B2：B6，C2：C9，-D2，-E2)这样的公式。其中B2：B6，C2：C9引用是收入，而D2、E2为支出。由于Excel不允许在单元格引用前面加负号，所以应在表示支出的单元格前加负号，这样即可计算出正确结果。即使支出数据所在的单元格连续，也必须用逗号将它们逐个隔开，写成=SUM(B2：B6，C2：C9，-D2，-D3，D4)这样的形式。 应用实例三：及格人数统计 假如B1：B50区域存放学生性别，C1：C50单元格存放某班学生的考试成绩，要想统计考试成绩及格的女生人数。可以使用公式=SUM(IF(B1：B50=″女″，IF(C1：C50=60，1，0)))，由于它是一个数组公式，输入结束后必须按住Ctrl+Shift键回车。公式两边会自动添加上大括号，在编辑栏显示为{=SUM(IF(B1：B50=″女″，IF(C1：C50=60，