第02章 采购及管理流程(采购及仓储).pptx

第二章 采购业务流程 ;第一节 采购的基本程序;其他采购流程示例;1.确定采购需求 需要什么、需要多少、何时需要。 采购的成功始于采购要求的确定，企业应制定正确的制度来保证供应商能完全理解采购方的需求。这些办法通常包括：制定规范、图样和采购订单的书面程序；发出采购订单前与供应商的协商；在采购文件中提供描述所订产品或服务的数据，如产品的精确等级、检查规程、应用的质量标准等。所有检查或检验方法和技术要求应指明相应的国家和国际标准。 需求确认过程就是采购部门收到采购申请、制订采购计划的过程。在很多企业中，物料单是描述需求的最常用的单据。（ 采购申请文件通常还有：1.采购申请（单）；2.请购单；3.请购计划（表）；4.物料需求计划（表）等多种称谓）;编号;物料单样式1;物料单样式2;物料单样式3;2.制定采购计划 采购人员在接到采购任务单后，要制定具体的采购工作计划。首先是进行资源市场调查，包括对商品、价格、供应商的调查分析；其次是选定供应商；三是确定采购方法、采购日程计划、运输方法及货款支付方法等。 3.选择供应商 也称为“供应源搜寻与分析”。对供应商的选择和评价是很关键的一环。具体包括： 供应商的实力；以往在产品设计上表现、质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制、送货服务、优化流程和开发产品的技术能力等。 ;4.定价 确定价格的方法有多种，其中最常见的有竞争性报价和谈判两种。 竞争性报价是由买方向意愿合作的供应商发出询问。询价单格式如下例所示：;4.定价 对可能参与合作的供应商的要求是： 有能力根据买方的要求制造产品并且能够在预定的日期前发货； 作为供应商，在其他方面应该是有足够的可靠性。 竞争性报价适用于下列情况： 采购量足够大，值得进行竞争性报价 供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本 竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者 买方没有优先考虑的供应商;4.定价 下列情况适合选择谈判： 前述任何竞争性报价的标准都不存在时 当采购要求诸多绩效因素（如价格、质量、交货、风险分摊以及产品支持等方面）必须达成一致时 当买方要求供应商早期参与时 当供应商不能确定风险和成本时 当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时（这通常会使预测供应商的采购成本变得很难） 谈判是价格确定中最复杂也是成本最高的一种方法。;5.签订采购合同 采购员工作的核心步骤。 选定供应商后，采购方一般要通过与供应商进行反复的磋商和谈判，讨论包装、运输、价格、质量、送货、服务及风险赔偿等各种限制条件，最后签订正式的采购合同。 合同具有法律效力。采购合同没有标准的格式。;采购合同形成过程示例1;采购合同形成过程示例2;采购合同格式示例;采购合同格式示例;采购合同生效;6.发出采购订单 采购合同并不等同于订货。对于小型的采购，采购方签订了合同就相当于下了订单；而对于大型采购或有长期合作的供应商，采购方要选择在适当的时候发出订货单。;订单处理流程示例;7.订单跟踪与催货 企业在采购订单发出时，同时会确定相应的的跟踪催货日期。在一些企业中，甚至会设有专职人员跟踪和催货。 跟踪是对订单所做的例行追踪，以确保供应商能够履行其货物发运的承诺。 催货是对供应商施加压力，使其按期履行最初所做出的发运承诺、提前发运货物或加快已延误和订单所涉及???货物的发运。;;接收及移库流程示例;9.不符与退货处理 退货或自行处理 10.结案 对验收合格的货物——按合同规定支付货款 对验收不合格的货物——退回供应商或根据合同约定处治 所有情况均办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失，绩效好坏等，签报高级管理层或权责部门核阅批示。 11.记录与档案维护 经过结案批示后的采购项目，应列入档案登记编号分类保管。档案具有一定的保管期限的规定。;5R原则 1.适价原则 多渠道获得报价 比价 议价 定价 2.适质原则 3.适时原则 4.适量原则 5.适地原则 供应商离企业越近，所需运费就越低，机动性越高，协调沟通越方便，成本越低，同时有助于紧急订购时的时间安排。“群聚效应” 注意：上述原则中存在“效益背反”情况（如品质与价格），往往只能侧重其中最为关心的一两个方面。要求采购决策人员的全局观。;第三节 采购手册制定;第三节 采购手册;第三节 采购手册制定;第三节 采购手册制定;第三节 采购手册制定;第四节 采购业务流程的改善;第四节 采购业务流程的改善