《总裁秘书与行政员实训教材》.doc

总裁秘书与行政人员 实训教材 全国行政人员急缺人才教材 认证系列：职业经理、人力资源总监、营销经理、品质经理、生产经理、物流经理、项目经理、企业培训师、酒店经理、市场总监、财务总监、行政总监、采购经理、营销策划师、企业管理咨询师、企业总经理等高级资格认证。 颁发双证：高级经理资格证书＋MBA高等教育研修结业证书（含2年全套学籍档案） 证书说明：证书全国通用、电子注册，是提干、求职、晋级、移民的有效依据 学习期限：3个月（允许工作经验丰富学员提前毕业） 收费标准：全部学费 元 咨询电话： 0451- 招生网站： 电子邮箱： xchy007@163.com 颁证单位：中国经济管理大学 承办单位：美华管理人才学校 职业经理MBA整套实战教程 千本好书免费下载 学校网址: 项目一 营造安全舒适的办公环境 任务一 合理布置办公室 天地公司是一家中外合资企业，主要生产电器产品，公司资产雄厚，员工近2000人，高科技人员和高层管理人员云集。最近几年，公司业务不断拓展，公司总经理张伟决定在滨江市投资创办一家分公司，分公司将设立一些相关部门。在办公室布局时，秘书高山应提出哪些合理的建议。 营造和保持科学、良好的工作环境，是秘书的职责。一个和谐、美观、整洁、舒适和安静的工作环境，不仅有助于办公室工作的完成，而且有利于秘书的健康与安全。 办公室是一个组织开展经营活动所必需的，是一种必须支付的资源，费用通常是按平方来计算的。空间越大，费用越高。如何在有限的空间中获取组织的最大效益，是一个组织的领导必然会考虑的，作为秘书张山在这一点上必须或协助安排布局好办公室。要安排和布局好办公室，首先要了解办公室整体布局的类型及其作用，然后从经济、实用的角度考虑，合理进行整体安排，并对室内环境进行布局，有时还可以建议领导采取现代办公新模式。 一、办公环境涵义及分类 （一）涵义 办公环境，也称办公室环境，它是由诸多影响办公过程的因素综合而成的。它有广义和狭义之分，广义是指一定组织机构中所有成员所处的大环境；狭义是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。人文环境主要包括文化、教育、人际关系等。自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等。 从总体上来看，办公环境是一个比较复杂的开放系统，为了便于认识办公环境，我们首先不妨对办公环境按范围大小来进行分类。 （二）分类 1．社会环境 它是指一个国家内部的物质经济环境、政治法律和精神文化环境，同时包括这个国家的人口、民族、历史等因素。作为社会组织内部管理的组成部分，办公活动必然要从社会环境中得到任务和信息，然后再进行消化和加工，进而转化为服务于社会和组织的各种“产品”。如果把办公活动作为一个系统，它正是在这种输入、转换和输出的动态平衡中，使其自身在社会环境中不断生长和发展的，因此分析社会环境是研究办公环境的出发点。 2．组织环境 它是指一个社会组织内部的机构设置、目标划分和运行情况，同时包括人际关系和工作方法等因素。办公室在履行自己的职能中必然要同组织中其他机构发生各种各样的联系，办公活动的正确实施不仅取决于其他机构的支持和配合，还取决于组织内部机构是否合理，各种制度是否完善，这些最终关系组织内部管理的状况，而组织内部的管理状况又在一定程序上影响其社会地位。 3．工作环境 工作环境，即我们通常所说的办公室。它是指具体办公场所及使用的办公设备等，同时包括从业人员的状况。无论各社会组织间的功能差异有多大，其办公活动都少不了人员、设备和场所。对一般的工作人员来讲，尤其是秘书，绝大部分时间都呆在办公室里。为了尽可能减轻精神疲劳，提高办公效率，就必须考虑办公场地、设备、颜色、声音和温度等环境因素对办公人员的心理影响，并把它们有机结合起来，才能获得最佳的工作状态。这足以说明工作环境在办公环境中的重要地位。 一般来说，秘书对办公室面临的社会环境是难以进行影响和改造的。随着自己在组织中地位和经验的不断积累，高级秘书对组织环境能逐渐产生一定的影响。而一般的秘书能够直接影响并在工作中加以选择、改进和优化的主要是工作环境。以下所讨论的办公环境就是指工作环境。 二、办公室的布局 （一）办公场所的整体安排 一个组织机构的办公场所不管是购买或租用，抑或是自建，在对新的办公场所进行整体安排时，主要要考虑以下因素： 1．办公场所的总面积。 2．机构的建制和办公空间的分类。 3．职工的人数。 4．组织经营的性质或内容。 5．部门间的联系。 （二）办公室的类型 1．小办公室 又称为传统办公室。传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间15—20平方米的小间，这些小间都是带门窗的独立小房间