归档文件的整理要求.docVIP

第四章 归档文件的整理要求 第二十条 立卷分类 一、文书档案 对文书档案，各部门分类立卷先将按其形成或针对的年度分开，按其内容所反映的问题、事物分开按规定的不同保管期限分开分年度一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。 卷内材料批复、批示在前，请示、报告在后； 正件在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 转发件在前，被转发件在后； 其他文件材料按时间顺序排列卷内材料档案装订时必须拆除文件材料上的金属物。对在装订线以外的字迹文件材料或破损文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片小字条等，要进行加边修补和裱糊；对较大的表格，要适当折叠。 按件装订的卷内文件编件号成卷装订的卷内文件编页号卷内文件只要有书写文字，均应编写页号，单面有字为一页，双面有字两页，页号的位置在每的右下角。卷内文件应逐件加盖档号章，并填写档号章的各个项目，编制件号。档号章的位置在每件文件首页的右上角。卷内文件目录填写 顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号 文号：文件制发机关的发文字号 责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者 题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标