广州办事处合同归档.ppt

广州办事处合同资料立卷归档的情况介绍 二○○八年四月 主要内容 一、广州办事处业务的基本情况 二、原合同档案管理情况及存在的问题 三、合同档案管理规定的制定过程和主要内容 四、合同档案实际管理情况 五、合同管理工作仍待完善的问题 一、广州办事处业务的基本情况 广州办事处业务基本情况 广州办事处现有业务种类： 自营进口业务、代理进口业务、自营出口业务、国内贸易、来料加工业务、转口贸易 广州办事处业务基本情况 广州办事处2007年合同签约情况： 经营规模：逾9亿元 合同数量：847个 系统外经营业务：约占总业务量的90% 广州办事处原合同档案管理的情况 阶段一： 简单套用了文书档案的管理模式，未制定业务合同档案的管理规定，未明确合同归档目录及归档时间等 。 业务档案由各业务部门自行保管，并放置在各部门的文件柜中。 广州办事处原合同档案管理的基本情况 阶段二： 简单套用了文书档案的管理模式，未制定业务合同档案的管理规定，未明确合同归档目录。 初步明确了业务合同资料归档时间不超过半年。 业务部门负责将合同档案整理成册并移交给办公室归口管理，办公室按部门简单地编制移交目录、编号和存档。 广州办事处原合同档案管理存在的主要问题 办事处原合同档案管理存在的主要问题 业务合同档案管理随意性大，杂乱无章，存在潜在的业务隐患。 业务合同资料归档不及时 。 合同档案管理规定的制定过程和主要内容 二、合同档案管理规定的制定过程和主要内容 合同档案管理规定的制定过程和主要内容 制定合同档案管理规定的必要性： 部（公司）“业务公开、过程受控、全程在案、永久追溯”的要求 。 企业管理工作的需要，是做好ISO9000质量体系运行和内控管理的重要手段。 贯彻AB岗制度的需要。 完善合同档案管理工作的需要。 合同档案管理规定的制定过程和主要内容 制定合同档案管理规定的主要目的： 明确合同归档的范围、合同归档的目录、合同归档的时间和合同归档的操作程序。 明确业务部门和办公室在合同归档管理中的工作职责。 合同档案管理规定的制定过程和主要内容 合同档案管理规定的制定过程： （一）明确合同归档的范围 广州办事处目前所有已执行完毕的合同（包括所有业务形式：自营进口、代理进口、自营出口、国内贸易、来料加工、转口贸易） 其中：2006年12月31日以前执行完的合同按旧合同归档方式执行，2007年1月1日后的合同必须严格执行新的合同档案管理规定。 合同档案管理规定的制定过程和主要内容 （二）制定合同归档目录 1、合同归档目录的设计思路 合同归档目录应覆盖办事处所有的业务种类，并按业务种类分类设计。 合同归档目录在涵盖所有业务的同时，目录的种类不宜过多。 合同归档目录应简明、清晰、合理，便于使用。 合同档案管理规定的制定过程和主要内容 2、合同归档目录的主要内容 业务种类、类别、编号、资料名称、单证来源、资料性质、页码 合同归档目录（2007-10）.xls 合同档案管理规定的制定过程和主要内容 业务种类—七大类 自营进口业务、代理进口业务、 自营出口业务、国内贸易、转口贸易 来料加工业务 合同档案管理规定的制定过程和主要内容 合同目录种类—九大类 采购类：自营进口、国内采购、转口贸易—采购 销售类：国内销售、自营出口、转口贸易—销售 代理类：代理进口、转口贸易--代理采购 其他：来料加工 合同档案管理规定的制定过程和主要内容 资料性质：有必备、发生时、合同约定、信用证项下等。 单证来源：包括系统生成、客户提供、海关返回、银行提供、供应商提供、商务部提供、财务开具、业务员制作等。 注：上述内容，除可更改页码外，业务员不允许自行做任何形式的删改和变更。 合同归档目录（2007-10）.xls 合同档案管理规定的制定过程和主要内容 （三）规定了合同归档的时间 合同执行完毕后二个月完成移交、归档 。 合同档案管理规定的制定过程和主要内容 （四）明确了合同归档的操作程序 明晰了各部门在合同归档工作中的职责，对具体的操作程序也进行了规定。 广州办事处合同资料立卷归档的管理规定.doc 合同档案管理规定的制定过程和主要内容 1、在合同执行完毕后两个月内，业务员须根据合同归档目录的要求整理合同档案资料，并按顺序编制页码。 2、填写合同归档卡（作为合同档案封面），并与合同档案装订成册。合同档案归档卡.doc 合同归档卡列明了合同名称、合同号、部门经理、主办人、签署时间、总页数、接收人签名，其中“部门经理”一项由部门经理审阅无误后，签名，“接收人”项则由办公室的合同管理员在确认无误后签名。 3、填写《合