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公文处理讲座 一、公文概述 （一）概念：公文，即公务文件。是国家机构与其它社会组织在公务活动中为行使职权、 实施管理而制作的具有法定效力和规范体式的文件。 （二）特点：1、政策性。2、权威性。3、时效性。国家机关行政公文一般是5年，标暂行、试行的一般是2年。4、规范性。公文具有固定的体式，不能随心所欲，用以维护公文的权威性、准确性与有效性，是公文区别于其它文献形式的明显标志。 （三）意义： 1、领导和指导功能。 2、纵向联系功能。3、行为规范功能。4、横向联系功能。5、宣传教育功能。 6、依据和凭证功能。 二、公文种类 重点讲的是《国家行政机关公文处理办法》所列的13种法定公文。 1、命令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 2、决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 3、公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 4、通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。“通告”公布的范围为“一定范围”、“有关方面”。一般行政机关和有一定行政指挥权的临时机构均可使用，可书面张贴。 5、通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 6、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 7、议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务 委员会提请审议事项（议案的制发机关只能是各级人民政府，政府的各职能部门无权制发）。 8、报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 9、请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 10、批复 适用于答复下级机关的请示事项。 11、意见 适用于对重要问题提出见解和处理方法。 12、函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 13、会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 三、公文要素及格式 （一）眉首 1、登记号 2、秘密等级和保密期限 3、紧急程度 4、发文机关标 5、发文字号 也就是我们常讲的文号。由发文机关代字、年份和序号组成。如：“常政办函〔2010〕1号”中的“常政办函”是机关代字，代表“常德市人民政府办公室函件”，“2010”是年份，“1”是序号。 6、红色反线 7、签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。 （二）主体 1、公文标题 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。 2、主送机关 法规类公文、会议纪要等，不标主送机关。 3、公文正文 主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回 行。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。现在有的单位文件正文中还用了楷体字。常德市政府现在所发文件正文的字体一律为仿宋字。一般每面排22行，每行排28个字，根据版面需要也可适当调整。正文的结构层次，用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”等表示。 4、附件 5、成文日期 成文日期一般以签发日期为准，联合行文的，以最后一个单位签发日期为准，但干部任免文件的成文日期以研究干部任免的日期为准。 6、公文生效标识 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决，以防伪造公文。会议纪要不盖公章。 7、附注 （三）版记 1、主题词 主题词标引一般由类别词、类属词和文种三部分组成，除类别词以外最多不超过5个主题词。千万不可错误地认为主题词就是标题的缩写。 标引顺序是先标类别词，再标类属词。 举例：根据《国务院公文主题词表》给《常德市人民政府关于将桃花源机场扩建工程纳入省“十一五”规划的请示》标引主题词。符合条件的主题词有：交通、机场、建设、工程、规划、常德、请示。最后确定下来的主题词就是：交通、机场、建设、常德、请示。主题词应当标引主题词表中的词，如果主题词表中没有但对文件来说又非常核心的词，不得不使用时，在这个词后以“△”注明，这个词叫“自由词”。 明传电报、会议纪要不标主题词。 2、抄送机关 公文如有抄送机关，在主题词下（有主送机关的，在主送机关下）l行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 3、印发机关和印发日期 4、版记中的反线 5、版记的位置 版记应置于公文最后一面(偶数页面)