15.资料室操作规程和注意事项.pptVIP

资料室相关工作规程与注意事项 资料室相关工作目录 门禁卡的申请、办理与丢失补办程序。 园区内停车证的申请、办理与丢失补办程序。 道闸系统管理。 托管钥匙操作规程。 报纸信件操作规程。 业主档案存放与管理。 帮助代购业主家中电及燃气的工作。 有偿服务的程序。 业主收楼的相关程序。 门禁卡的申请、办理与丢失补办程序 我园区门禁卡共有3个种类，分为业主卡（A为业主专用）、住户卡（B为业主家人专用）、临时卡（C为司机、保姆及租户专用），此3种门禁卡申请办理程序如下： 1、首先，由前台确认办卡人身份（业主本人及受委托人才可办理） 2、由前台电话联系资料室查询办卡人所属房号、办卡数量并填写申请表（3张以上，每张按照其类别收费交到财务，并由财务在申请表上签字） 3、前台人员需对办卡者的有效证件进行复印并附在申请表后（补办门禁卡的情况， 经与资料室确认有证件存底后可直接办理，需交相应的费用） 4、由资料室人员将卡办理完毕后，将所办理门禁卡进行登记。 5、交给办卡人后，请（他\她）在签领登记本上签字方可取走。 6、由资料室人员将办卡相关资料按户进行存档。 7、物业公司内部人员办理门禁卡，需由部门发文到物业公司批准后转至我部，由我 部领导批准后即可办理。（丢失补办需缴纳工本费） 注意：由于临时卡C是收取押金办理的。所以，补办时不需要再交押金，但工本 费照常收取，待业主不需要C卡时，可持财务开局的收据办理退押金事 宜。因为此申请需由公司批准，固当日无法领取。 园区内停车证的申请、办理与丢失补办程序 我园区车证共有2个种类，分为业主车证（A为一期专用）、（AB二期专用）、（AC三期专用），内部车证（B为物业公司人员及协作单位专用），此2种车证申请办理程序如下： 业主车证办理： 1、首先，由前台确认办证人身份。 2、由前台电话告知资料室，同时将所需办理车证的车辆行驶证进行复印交由资料 室人员。 3、资料室人员根据所办理车证的种类，凭行驶证的复印件到财务领取空白车证。 4、由资料室人员将车证办理完毕后塑封，将所办理车证交由前台进行登记领取。 5、由资料室人员将办证相关资料按户进行存档并在电脑中进行登记。 6、丢失补办需由补办证人员写申请上报物业公司，批准后按照种类办理。 内部车证办理： 1、需有内部发文，办理程序同上。 注意：每户最多可有两个长期车位，根据需要可申请一个短期车位。本园区未设立 固定车位，其所用车位均以租赁形式设立。 道闸系统管理 道闸授权只针对收费车的A、AB、AC证）。 1、正常情况下，业主在办理车证的同时就会办理相应的车卡。 2、针对没有及时办理的，也可后期进行补办。通过财务及资 料室的审核，按照相应的流程办理即可。 具体情况： 注意：只有车位授权卡可以进行道闸授权。 托管钥匙操作规程 1、业主需要先到前台填写一张钥匙托管协议，将所需托管的项目写明并确认签字，经办人也需要确认签字。（每户每种钥匙只可托管一把） 2、钥匙托管协议填写完毕后，交给业主。提示业主取消托管钥匙时需要出示托管协议。（如是业主本人领取，在确认身份后可直接领取） 3、资料室人员将钥匙存放并进行登记。 4、日常，业主委托助理协助开门时，需要助理到资料室进行签领登记，用完归还资料室时需签还。（托管钥匙必须当天借还，不可过夜） 5、如果遇到突发事件如：漏水，停电等需要及时入户进行处理时，可按照第4条进行操作。 6、资料室人员，每天都会将当日托管钥匙签领记录录入电脑。 报纸信件操作规程 1、送报人员早8:00上班，将对早上到的报纸按照所属房号进行分类。分类完成后， 送报人员将按照所属区域进行投送。（对于重复楼号的区域，需要仔细审核） 2、每日收到的报纸及平信，需要逐一登记，以便查找。 3、如果发现当日收到的报纸数量与名单不同时，需要及时与报刊投送单位进行联系，查明原因，对登记名单进行修改。 4、在送报的过程中，如发现有长期未清理信箱的情况，应及时反映回前台或助理，与该户业主联系，提醒该户信箱已满需要清理。 注意:如有信箱已满，但是联系不上的情况，应及时反映给资料室并对其 进行存档，当业主回来后一次性送入家中。 业主档案存放与管理 合理的对业主档案进行管理可以最大限度的保障业主和物业公司的利益。 1、要对所有的业主档案进行分类存放。 2、及时将每日发生的重要资料分类存放，以保证不会有任何遗漏，做到一旦需要则有据可查。 3、对于业主档案的借领应该严格把关。如有助理需要借阅查询，则要求其必须在资料室内，绝对不得私自将业主档案拿出。