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公务接待工作指引 五、 关键活动描述 5.1 接待原则 接待应遵循：“对等、对口、节约、安全、不妄言”的原则，使客人高兴而来、满意而去； 1、对等原则：坚持热情、诚恳、周到、规格对等的原则，规格对等是指根据客人的 职务等级安排我方对等接待的领导，特殊情况高规格接待； 2、对口原则：各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待 谁负责； 3、节约原则：坚持预算内开支，不铺张浪费，不重复宴请，接待人员一般不超过宾 客人数； 4、安全原则：坚持安全第一原则，包括客人食宿安全、财物安全、交通安全等； 5、不妄言原则：向来宾介绍情况的同时，应注意保守公司的商业机密。凡遇到超出 职权范围，难以解决的问题和不清楚的问题应主动请示，不得擅做承诺或妄下断言。 5.2接待礼仪 1、主动、热情、礼貌； 2、穿着不得过于随便，衣着整洁、大方、得体； 3、根据来宾来意安排适当地点（会客室、会议室）进行交谈； 4、切忌让客人久候而无人问津； 5、按职务高低，依次介绍一行来客； 6、对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排； 7、乘坐车、上下楼梯、电梯、礼让在先，主动开关门，关注细节。 5.3接待类型的划分 按接待层次划分，接待可分为公司级、部门级接待两大类型。 1、公司级接待一般指各地政府职能部门成员的参观、考察与商务洽谈，以及集团与各下属公司为拓展业务邀请的大型或重要商务客户的参观、考察与商务洽谈活动；原则上此类接待工作需事业部总经理（含）以上高管出席陪同。 3、集团各部门与下属公司由于自身业务与经营工作的开展需接待的其它政府职能部门成员及客户参观、考察与商务洽谈，以及集团与各下属公司为拓展业务邀请的中小型或一般性商务客户的参观、考察与商务洽谈活动，属于部门级接待。原则上此 类接待工作除部门分管领导外，不需其它集团高管出席陪同。 5.4职责分工 1、公司级接待原则上采取行政部门统筹安排、对口部门接待的办法。部门级接待原则上由对口部门自行安排，行政部门提供服务支持，实行“谁接待、谁负责”的原则，贯彻接待工作始终； 2、行政部门提供的服务支持包括预定票务、酒店、餐饮、办公场所与参观项目的特殊安排、提供车辆服务、代购大宗礼品及协助制定接待流程； 3、对口部门在自行安排接待工作的过程中，如需其它部门协助，可通过行政部门进行统筹协调。 5.5接待费用的审批 接待费用实行“单项事前申请，总额费用控制”的原则。 1、单次接待费用预计在 元（含）以下的接待，事前需获得事业部总经理或同级部门领导的批准；预计超过 元的接待需事前获得集团副总裁的批准。无法事前完成申请审批手续的，应预先电话报备，事后补办申请审批手续； 2、所有的招待费审批，必须经综合管理部分管领导的会签，以合理调配和控制接待资源； 3、针对同一批客人在同一期间所组织的招待活动不可拆分申请接待费用； 4、接待费用申请时应包含接待所预计发生的所有项目开销，包括交通、住宿、餐饮、礼品、旅游安排等； 5、无论是公司级或部门级的接待，有实行月度/季度/年度招待费预算的，应严格按招待费用预算控制执行。对于超出预算或预算外的接待工作，各责任部门均须提前进行费用报批并按批准后的费用额度执行。超出预算或预算外未经审批的接待费用，原则上财务部门不予报销； 6、未实行月度/季度/年度招待费预算的，事业部或同级部门负责人应对接待费进行合理控制。 5.6接待要求 1、接待责任部门应在客人到达之前做好各项准备工作，并检查落实； 2、接待责任部门需指派专人跟踪监控接待全流程安排，从大处着想，从小事着手，保证落实资源到位及工作准备，确保接待工作不出纰漏； 3、参与接待工作的各级人员应事先知悉接待的目的，以此为已任，协作配合，不卑不亢，营造亲切和谐的氛围，使客人有宾至如归的感受。 5.7接待流程 1、部门级接待，由部门根据接待需求预先填写《接待审批表》，根据本指引5.5.1款规定之审批权限进行申请和会签。行政部根据接待部门需求给予接待行政支持； 2、接待责任部门须制定详细行程安排、陪同参与人员及接待规格（包括餐饮及酒店标准）；在大型的宴请场合，还应提前进行策略部署，明确陪同参与人员的分工配合，以保证有良好的氛围，使领导与客人均感满意。一般性接待也需提前做好安排与布臵； 3、弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命。弄清时间、乘坐的交通工具及班次； 4、根据来宾身份、人数、性别、预定好住宿地点，安排好伙食标准、进餐方式以及时间和地点，按抵达时间，派人派车迎接；在确定接待方案后，应及时向来宾通报相关的活动日程，招待人员应及时向行政部反馈来宾的需求。招待人员尽量提前到达现场落实各项准备工作，发现问题及时解决协调。并在来宾每次离开乘坐的车辆、住宿地时，及时提醒来宾车内、房内进行细致的检查，防止来宾遗忘携