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Xx纸业有限公司 程 序 文 件 汇 编 分 发 号： 发布日期：2015年12月15日 实施日期：2015年12月15日 序 号 程序文件编号 程序文件名称 备注 1 HF-QP-01 文件控制程序 2 HF-QP-02 记录控制程序 3 HF-QP-03 人力资源控制程序 4 HF-QP-04 采购控制程序 5 HF-QP-05 废弃物控制程序 6 HF-QP-06 顾客满意和服务控制程序 7 HF-QP-07 内部审核控制程序 8 HF-QP-08 不合格品控制程序 9 HF-QP-09 纠正和预防措施控制程序 10 HF-QP-10 环境因素识别与评价控制程序 11 HF-QP-11 法律、法规和其他要求控制程序 12 HF-QP-12 能源和资源消耗管理程序 13 HF-QP-13 大气、水体污染控制程序 14 HF-QP-14 合规性评价控制程序 15 HF-QP-15 信息交流和协商控制程序 16 HF-QP-16 事件处理程序 17 HF-QP-17 应急准备和响应控制程序 18 HF-QP-18 对相关施加影响控制程序 程序文件目录 文件控制程序 目的 对质量、环境管理有关的文件予以控制，确保在使用处能得到适用文件的有关版本，防止非预期使用作废的文件。 适用范围 适用于与质量、环境管理体系有关和相关文件的控制。 职责 办公室负责公司颁布的管理手册、程序文件、管理类文件的发放和管理。 生产部负责图纸资料、标准和规范的制定、工艺等技术资料编制、发放、存档、控制和管理。 各部门负责各自部门的一般性文件编制、保管。 控制要求 文件的分类及编号 文件和资料分为如下几类： a）管理手册和程序文件； b）技术性文件和有关资料（包括内部及外部文件）； c）公司管理性文件。 d）一般性文件 管理手册、程序文件和记录的编号按本程序的4.10条执行， 技术类文件按规定执行。 各部门文件经部门领导审核后，报办公室编号、备案、发布执行。 文件的编写 管理手册和程序文件由管理者代表组织编写。 生产部负责产品标准、技术文件、检验和试验规范等管理文件的编写； 办公室负责企业管理类文件的组织编写； 销售部负责采购文件的组织编写； 财务部负责财务文件管理文件的编写。 文件的审批 管理手册由管理者代表审核、总经理批准，程序文件由管理者代表批准。 管理类文件由办公室负责人审核、总经理批准。 文件的发放 受控文件的发放经文件管理部门负责人批准后，按发放范围发放文件。 文件领用人《在文件发放/回收登记表》上签名领取文件。 当文件使用人将文件丢失后，应到文件管理部门办理领用手续。（但必须在领用申请中做出说明）。文件管理员在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。 管理手册、程序文件的更改 文件需更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写文件更改申请单说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据。 体系文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。 体系文件更改批准后，由办公室实施更改。文件更改时注明更改标记和更改生效时间，并按《文件发放/回收登记表》的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。 文件的换版与作废（管理手册、程序文件） 文件经多次更改或文件需大幅度修改时应进行换版。原版次文件作废，换发新版本。 作废的文件由办公室按《文件发放/回收登记表》收回并记录，作废文件加盖“作废”印章。需作资料保留的作废文件，由办公室加盖“保留资料”印章方可留用。 文件的管理 公司级文件和技术标准文件经拟制、审核、批准后，原版文件应列入《文件清单》中。 需临时借阅文件的人员，经文件管理部门负责人批准可借阅文件。填写《文件和资料借阅登记单》后，借阅者应在规定日期归还文件，到期不归还由办公室负责收回。 文件应保持清晰、易于识别。当使用多数，影响阅读辨认时，应及时更换文件。 外来文件的控制 直接引用的各类外来文件，由文件对口管理部门负责人批准后方可使用。文件的发放管理参照4.4条和4.7条执行。 办公室负责定期（每年初）到有关部门核查所使用的国际标准、国家标准、部颁标准、行业标准和顾客提供的文件等外来文件是否有效版本，及时更换过期文件。 办公室负责核查企业所执行的有关的国家及地方等法律法规性文件的有效性。 文件的归档 管理手册、程序文件等公司管理文件由办公室负责归档管理； 技术性文件由生产部负责归档管理； 记录文件和一般性文件由各部门归档管理； 管理手册、程序文件和记录的编号按以下规定执行。 a 管理手册编号规定 ×××× /× × 手册代号QEOM