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浅谈对电子文件归档几点认识 　　摘要：电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其它载体形成的记录。是以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。电子文件不再是直观的纸质文件，而是可直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，其利用也是共享的。电子档案的存储与管理与传统的纸质档案所用技术法不同，信息时代的到来为档案管理工作带来了巨大的挑战。本文就电子文件的定义、特点、归档要求及作用进行论述，指出对电子文件归档是时代发展的需要，具有重要作用。 　　关键词:电子文件 归档工作 现代办公设备 　　Abstract: The electronic archives refers to the machine-readable documents processed and storaged by computer system or records with other carriers, which are formed in social practice activities, with preservation value. It is literal document with the carriers of computer disc, disk and compact disc mainly including electronic book, electronic mail, electronic statements, electronic drawings and so on. Different from the intuitive paper documents, electronic archives can be processed and transferred the computer and other modern office equipment, and its utilization shared. Different in the storage and management of electronic archievs from traditional paper files, the advent of the information age has brought a huge challenge for the management. This paper discusses the electronic document in its definition, characteristics, archiving requirements and the role, and points out that electronic documents is the need of the development of the times, which has an important role. 　　Key words: electronic document; archive work; modern office equipment 　　中图分类号：F416.63文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012） 　　 　　1 前言 　　随着现代科学技术的飞速发展，特别是全球化、信息化和网络化的发展，计算机及信息技术被广泛地应用到人类生产和生活的各个部分，与此同时也就产生了大量的电子档案。电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案工作中的重要组成部分。电子文件是指能被计算机识别、处理，存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的代码序???。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者限于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档。在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，将本单位的电子档案收集管理好、开发利用好、长期保存好，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，健全完善归档制度。 　　2 电子文件特点 　　传统的档案工作是以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，电子档案与传统纸质档案具有以下几个特点：首先是电子文件不再是直观的纸质文件，它是以二进制代码形式记录，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；其次是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；再有电子文件的保存条件和