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论用信息化实现大宗物料财务业务一体化管理 　　摘要： 　　冶金企业的原燃料、产成品一般为离散型的大宗物料，大多采用露天堆放，存在一定的损耗，且不易二次准确计量。大宗物料采购量大、资金占用多、采购成本占企业总成本的80%以上。一旦司磅、质检、结算、收付款过程中出现问题，很难及时发现，往往会给企业造成巨大损失。大宗物料的管理一直是冶金企业管理的难题。如何有效的监控整个计量业务、质检业务、结算业务、收付款业务，防止舞弊行为的发生成为企业领导人十分关心的问题。 　　关键词： 　　大宗物料；流程管理；实时监控；财务业务一体化 　　中图分类号：F49 　　文献标识码：A 　　文章编号2012 　　1大宗物料的收货流程 　　收货流程说明： 　　（1）企业在签订采购合同后，供货商通过汽车或火车将物资运送到企业。由采购部门在大宗物料系统中下达采购合同，并将原始合同导入系统中以便审核部门查询。供货商通过汽车或火车将物资运送到企业，再由计量部门进行计量。 　　（2）重车入场上磅后，计算机自动通过串口读取称重仪表的显示数据，并记录车辆毛重、货物品种、供货单位名称，车辆编号等信息，并打印卸货通知单。 　　（3）车辆根据卸货通知单进行卸货，采样员根据卸货通知单进行采样，并将货样和采样编号一起送到质检部门混样、制样。 　　（4）采样员监督卸货整个过程，如出现水分超标、含有杂质，采样员可以酌情进行扣水、扣杂，并填入卸货通知单。 　　（5）空车上磅后，司磅员根据卸货通知单录入扣水、扣杂数量，系统自动读取车辆皮重，算出实收数量，并打印磅码单。 　　（6）采样人员制样后，把标有采样编号的样品传递给化验室进行化验。 　　（7）化验员化验后，根据采样编号录入化验结果。系统自动屏蔽供应商、车号等信息，化验员无法知道供应商、承运车辆信息，从而避免了化验员作弊。 　　（8）系统根据采样编号自动可以把化验数据信息与磅码单对应起来。 　　（9）系统可以根据货物化验结果及采购合同，自动计算每车的扣重、扣价情况，并按供货单位形成大宗物料结算单???减轻财务人员的计算工作量，并避免人为因素的影响。 　　（10）库管人员可以根据供应商、仓库等信息生成采购入库单传入库存系统。 　　（11）系统可以自动形成收货日报、收货统计表。 　　2大宗物料的发货流程 　　发货流程说明： 　　（1）客户与企业签订销售合同后，由销售部门开具销售发货单，提货单数据自动传到磅房管理系统，用于控制发货数量，防止超提单数量发货。 　　（2）空车进厂装货前称量车皮重量时，司磅员输入车辆编号，计算机通过串行通信口可以自动读取车辆皮重，并自动与本车上次皮重或平均皮重进行比较，如果出现异常，系统自动报警，提醒监磅人员检查车辆是否作弊，如作弊，则重新计量。系统自动保存空车车号、本次称量皮重。 　　（3）车辆装货后称重，计算机自动从称重仪表中读出车辆毛重，并取出本次称量皮重计算出货物净重，司磅员选择客户提货单，系统自动提取该提货单剩余数量与货物净重比较，如果货物重量不大于剩余重量，系统打印磅码单，允许车辆出场。系统自动冲减提货单剩余数量。 　　（4）如果货物重量大于提货单剩余数量，系统不允许打印磅码单。系统提供两种解决方式：一是根据多于数量卸货，直至货物重量不大于提货单剩余数量，系统才允许打印磅码单。二是客户根据多于数量重新交款开具新的提货单（补货单），司磅员再选择补开单，系统自动判断货物重量是否不大于原提货单剩余重量与补开单数量之和，如不大于，则打印磅单，允许车辆出场。系统自动冲减提货单和补开单剩余数量。 　　（5）磅码单必须打印且只允许打印一次。打印后出现操作失误，只能把打印出的磅码单作废，系统自动生成红单冲减出错磅码单，然后重新生成新的磅码单，修改后再重新打印磅码单。管理人员可以通过系统查询出作废磅码单与磅码单打印单据进行核对，防止出现问题。 　　（6）系统可以根据提货单汇总发货量自动生成销售出库单传入库存系统。可以自动生成发货日报表，发货台帐。 　　3质检化验管理 　　质检化验管理用来记录物料的各项质量指标的实际检验值，系统允许根据不同品种定义不同的化验单格式。化验单与质量合同合用，可以根据检验结果自动进行扣重、扣价计算，从而避免手工进行扣重、扣价存在的人为因素影响。 　　质检流程说明： 　　（1）送货单位的货物经过初验合格后，上磅计量，计算机自动生成采样单号。采样单号由十一位数字组成，前三位为送货单位和货物的代码，后八位为采样单顺序号。同一送货单位和货物的当天代码相同，但隔天随机更换。同一车辆的采样流水号每天随机更换。 　　（2）司磅员打印　“卸货、采样通知单”（一联：左边卸货信息联，右边采样编号联）。采样编号