公司采购内控制度.doc

国际公司采购内控制度 吉林送变电国际公司 二○○八年五月十八日 编制： 审核： 批准： 二○○八年五月十八日 编制说明 为了,提高企业管理水平及工效率,使企业更为规范化、程序化、，特制定本。本自发布之日起实施。本起草单位：吉林送变电公司本由吉林送变电公司负责解释。）第一章　采购内控制度的目标 一、在流程涉及的所有人员之间具有明确的职责划分，即责权相互制衡，责权对等和统一。 二、符合适用权限的正确的管理批准方式。 三、所有采购活动都符合吉林送变电国际公司商业道德准则和其他适用的主要政策、程序、法律和法规。 第二章　采购组织结构形式和授权 一、采购组织结构形式 吉林送变电国际公司采用“直线职能制”的组织结构。即在直线制的基础上，再加上相应的职能管理部门，帮助采购经理决策，承担管理的职能。 二、一般授权 由国际公司总经理授予的办理经常性经济业务的权力。这种权力授予的时间较长，一旦授予，被授权人可以长期行使。一般以岗位责任制或管理文书的形式明确。 （一）、采购经理的授权范围 1、主持进出口部全面工作，提出物资采购计划，报总经理批准后组织实施，确保各项采购任务完成。2、调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量。 3、统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应。 4、要熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负有领导责任。 5、监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。 6、按计划完成各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支。 7、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。8、在部门经理例会上，定期汇报采购落实结果。 9、每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表，呈总经理及财务部经理，以便于上级领导掌握全公司的采购项目。 10、督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。 11、负责部属人员的思想、业务培训，开展职业道德、外事纪律、法制观念的教育，使所有员工适应市场经济的快速发展。 等方面制订采购策略，并达成合同，以减少零星订单的数量。 4、协商、准备和在核准授权范围内执行采购订单。 5、更新供货商名单。 6、实施和监督招标过程。 7、建立供货商基本数据库，向财务部门提供必要的供货商信息。 8、在下订单之前确认单价。 第四章 采购流程图解 第一节 预算流程图 执行日期 预算流程图 项目编制人 计划编制人 修改日期 批 准 审 核 流 程 执行部门 执行岗位 及人员 权责及说明 相关记录 市场开发部 主管领导及相关人员 办理相关中标手续及合同。 中标通知书、合同 项目部 项目部经理 技术员 计划员 根据合同、及施工图纸编制施工图预算计提机具等实需计划。 项目部经理签字 项目部计划员签字 计划部 计划部主任 计划主任修改审核，并通知生产部召开计划内采购清单确认会。 计划主任签字 委员会部门组成： 生产部 项目部 财务部 计划部 进出口部 国际公司领导班子 纪检委部门 人员组成： 组 长：韩 强 副组长：南宫孝 李晓东 杨建立 成 员：刘志平 王 勇 廉 钢 刘大力 杨素梅 王艳阳 项目部人员 投标相关人员 1）对中标工程施工预算及物资实需计划进行全面审核。对计划进行审增审减。 2）确定设备及材料等物资在国内国外采购目录。 3）确定需要招标的设备及物资目录。 1、“材料实需明细表”，格式见附件一 2、由预算委员会成员在审定的预算上签字 3、评审小组人员及项目部留存最终的原材料计划（预算）实需统计表，并作为执行采购流程的依据。 附件一：原材料计划（预算）实需统计表 附件一： 原材料计划（预算）实需统计表 项目部： 年 月 日 序号 计划数（预算） 国内 采购 国外 采购 备注 材料名称 单位 规格 数量 单价 金额