第5章-access报表.pptxVIP

第5章 报表报表的基本概念5.15.2 创建报表5.3 报表设计5.45.5修饰报表报表的高级设计5.1 报表的基本概念 5.1.1报表的功能报表是查阅和打印数据的方法，与其他的打印数据方法相比，报表具有可以执行简单数据浏览和打印的功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。报表还可以生成清单、订单及其他所需的输出内容，从而方便、有效地处理商务。报表作为Access 2010数据库的一个重要组成部分，不仅可用于数据分组，单独提供各项数据和执行计算，还提供了以下功能。（1）可制成各种丰富的格式，使用户报表更易于阅读和理解。（2）可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表。（3）通过页眉和页脚，可在每页的顶部和底部打印标志信息。（4）可利用图表和图形来帮助说明数据的含义。 5.1.2 报表的类型和视图 1、报表的类型 建立报表前，首先必须确定报表类型。报表可能是一个电话号码簿，也可能是发票之类的复杂清单；还可以建立特殊种类的报表（如标签）。常见的报表类型有4种：2、报表的视图Access2010提供的报表视图有4种，分别是设计视图、布局视图、报表视图和打印预览。设计视图：用来创建和编辑报表的结构；布局视图：也称为设计网格或设计图面，使用布局视图可以排列报表中的报表项；报表视图：用于显示报表内容，可对报表内容进行筛选、查找等；打印预览：用来查看报表的页面数据输出形态。这4个视图是可以相互转换的，单击“开始”选项卡中“视图”组里的“视图”命令按钮位置下的4个选项：报表视图、打印预览、布局视图和设计视图即可对视图进行转换。5.1.3 报表的组成在报表“设计”视图中，报表的结构一般由报表主体、报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚五个区段组成，这些区段称为“节。1、报表页眉节 它位于报表的左上端，一般用来显示报表的标题、图形或说明性文字，每份报表只有一个报表页眉。2、页面页眉节 页面页眉中的文字或控件一般位于每页的顶端。通常，页面页眉用来显示报表中的字段名称或记录的分组名称。3、主体节主体节用来定义报表中最主要的数据输出内容和格式，将针对每条记录进行处理，各字段数据均要通过文本框或其他控件（主要是复选框和绑定对象框）绑定显示，可以包含通过计算得到的字段数据。根据主体节内字段数据的显示位置，报表又分为4种类型：（1）纵栏式报表（也称窗体报表）——一般是在一页的主体节区内以垂直方式显示一条或多条记录。（2）表格式报表——以整齐的行、列形式显示记录数据，通常一行显示一条记录，一页显示多行记录。（3）图表报表——包含图表显示的报表类型。（4）标签报表——一种特殊类型的报表。在实际应用中，经常会用到标签，如物品标签、客户标签等。根据需要可以在报表页中显示页码、报表输出日期，甚至以直线或方框等来分隔数据，与窗体设计一样也可以设置颜色和阴影等外观属性。4、页面页脚节页面页脚位于每页报表的底部，用来显示本页数据的汇总情况。一般包含页码或控制项的合计内容，数据显示安排在文本框等类型控件中。5、报表页脚节报表页脚节区一般是在所有的主体和组页脚输出完成后才会出现在报表的最后面，用来显示整份报表的汇总说明。通过在报表页脚区域安排文本框等控件，可以输出整个报表的计算汇总或其他统计信息。另外，根据报表设计需要还可以添加组页眉和组页脚。组页眉一般在组的明细部分的最前面，显示分组字段等分组信息；组页脚一般在组的明细部分的最后面，显示分组统计数据等分组信息。5.2 创建报表 Access 2010提供了5种创建报表的工具：报表、报表设计、空报表、报表向导和标签。创建报表的报表工具如图5-1所示。报表的创建过程可归纳为以下3种方法：一是使用自动报表创建基于单个表或查询的报表，二是使用向导创建基于一个或多个表或查询的报表，三是在设计视图中自行创建报表。5.2.1 自动创建报表 “自动创建报表”是使用向导创建报表的一种方法。使用“自动创建报表”方法可以选择表或查询作为报表的记录源，然后选择纵栏式或表格式类型来创建报表。1、使用“报表工具”创建报表使用“报表”按钮创建报表是一种创建报表的快速方法，其数据源是某个表或查询，所创建的报表是表格是报表。P166 【例5-1】2、使用“空报表”工具创建报表创建空报表是可以在布局视图中打开一个空报表，并显示出字段列表任务窗格。将字段从字段列表拖到报表中时，Access 将创建一个嵌入式查询并将其存储在报表的记录源属性中。P167 【例5-2】5.2.2 利用“报表向导”创建报表使用向导创建报表比较简单，用户只要按照向导提示即可正确建立报表。在创建报表的过程中，如果对前面的设计不满意，可以返回上一步进行修改，直到满意为止。 1、使用报表向导创建报表P168 【例5-3】? 注意：如果要在报表中包含来自多个表或查询的字段（多个表