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刍议电网建设项目工程档案前端控制 　　[摘要]根据电网建设项目档案工作实践，探讨通过电网建设项目档案的前端控制，提高案卷质量和归档效率。 　　[关键词]项目档案前端控制 　　中图分类号：U665文献标识码： A 　　 　　一、加强电网建设项目档案资料前端控制的必要性 　　近年，由于江苏电网建设项目迅猛发展，电网建设项目档案所占比重也越来越大。不少参建单位只注重抓工程进度，而忽视了工程项目档案质量。这些档案既是工程建设的真实记录，也是企业档案的重要组成部分。在电网建设项目建设期间形成大量的文件资料，如果没有及时进行收集与整理，必定会影响项目档案的齐全性和完整性，这不仅会影响对工程的质量管理，也会对工程项目的日后维护和改扩建等带来麻烦。为此，加强电网建设项目档案的前端控制，确保建设项目档案的完整、准确、系统和安全，对提高建设项目档案质量具有重要意义。 　　（一）有利于实现档案资料质量规范化 　　电网建设项目由于工期长，特别是涉及的参建单位和环节多，项目档案工作一直处于运动和补充状态。要使建设项目档案资料归档做到标准化和规范化，仅靠档案管理部门少数几个人的力量是无法办到的。事实上根据实际工作经验来看，项目档案质量的控制，事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制。通过从工程合同签订到工程竣工验收前的检查，将被动的工作方式转变为主动，及时干预文件材料的形成和整理等过程，对归档文件质量进行超前控制，才能保证案卷质量优化，实现档案收集及时化、整理标准化。 　　（二）有利于提高档案管理效率 　　由于有些项目管理部门基本上不懂档案管理知识，不知道项目档案的组织管理、不熟悉归档范围、整理规范，等到工程项目要竣工验收，才知道项目档案应进行整理，在一定程度上造成归档滞后，甚至是资料遗失。长此以往，势必对国家和企业带来不可估量的损失。加强电网建设项目档案的前端控制可以减少这种现象的发生。 　　档案部门及时介入文件资料的收集与整理，清晰了解不同阶段产生的文件资料的流向，及时跟踪项目建设进度，指导施工、监理等参建单位???照电网建设项目档案整理规范整理档案，有效减少重复整理，才能提高档案管理效率，彻底改变建设项目档案管理滞后的现象。 　　二、实现电网建设项目档案前端控制管理的方法和途径 　　（一）及时跟踪工程项目信息，有效控制文件材料的流向 　　建设单位所有工程项目必须纳入档案部门归档监督控制范围。一是通过建设规划部门，掌握工程计划、项目投资、工期等信息，及时了解工程情况以便有针对性的进行管控；二是通过建设单位的项目管理部门掌握工程进展，随时跟踪建设项目文件材料收集情况，有计划的开展档案检查工作；三是通过工程主管部门掌握工程竣工验收信息，档案部门要抓住关键阶段，提前介入竣工文件归档管理的业务指导工作，在工程中间交工和竣工验收前对项目档案质量进行全面检查。 　　（二）健全管理机制，以制度控制规范管理 　　档案管理与工程项目管理之间是一个有机整体，在制度上明确职责、理顺关系，按照“谁形成，谁负责”的原则，明确项目经理是项目档案的第一责任人，要从全局角度督促做好档案工作。由建设单位档案管理人员负责具体档案业务，施工、监理等参建单位按合同要求提交系统整理的项目文件，并向建设单位移交。 　　同时，要制定适合本部企业的档案资料整理标准，其内容包含归档范围、保管期限和责任划分，案卷组卷和卷内文件排列顺序等一系列标准，指导参建单位按照规范整理档案资料。档案管理人员也要关注档案管理制度的更新，适时修改完善，使前端控制有章可循。 　　（三）档案人员要进行电网建设专业知识的学习和培训 　　在实际工作中，大多数档案人员不了解施工技术规范和要求等专业知识，对施工过程形成的技术资料往往只体现在对纸张、字迹上的要求，对施工技术资料的内容缺乏判断能力。由于专业性知识缺乏，也使得档案人员在工程项目管理上缺少话语权。而没有专业知识的支撑，纵然有各种制度作为保障，但也只能流于形式，难以真正实现档案质量的前端控制。 　　要想做好工程项目档案管理工作，在熟知档案管理知识的同时，档案人员必须要了解工程建设项目的基本知识，对工程施工技术资料的内在质量具有基本的判断能力，不断提高自身的专业能力，把档案管理专业知识和工程项目档案管理融合在一起。这样档案人员的工作才能变被动为主动，打破工程项目档案管理工作的瓶颈。 　　（四）建设项目归档的档案质量的控制 　　根据国家和企业相关文件规定，加强对工程各个建设阶段归档资料完整性、准确性的前端控制，并通过契约或经济手段，确保档案资料的及时收集。 　　1. 通过工程合同对归档资料质量进行控制。合同是对工程建设中各方面实施控制的龙头，也是约束整个工程的关键。明确把项目档案的收集归档纳入到合同当中去，运用法律手段约束参建单