会议组织的实践与技巧4.ppt

* * * * * * 如何组织会议 实践与技巧 主要内容 一、会议准备 二、参加会议 三、会议的组织 四、会议后的工作 五、群体、班组和会议的关系 淘课网-中国领先的管理培训网站（） 15万份培训资料任你下载 【例子】：总裁办公会怎能这样开？ 开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。在我们全力以赴开各种名目的会议前，为什么就不能抽空想想：一个好会到底应该怎么开？ —— 摘自《中外管理》 9/2000，作者：石言  我是一家国有企业的会议秘书，目睹了一些经理人开办公会时的种种不妥、不明智、不合理之处，这里作一些列举以引起企业管理者的警醒。 1． 会议太多，开了许多不必要的会。 2． 参加会议的部门和人员过多，相当一部分参会的部门和人员 并非十分必要。 3． 会前不提前下发会议文件，到会上再临时发材料。 4． 会议讨论时不控制议题范围和方向，随波逐流，大放其羊。 5． 会前不与参会的副手沟通，致使会上当场出现严重意见分歧。 6． 经理人不及时和正确地做出决定，使会议没有成果。 五种会议种类 谈判会议 报告会议 解决问题会议 制定决策会议 收集和交换意见会议 淘课网-中国领先的管理培训网站（） 15万份培训资料任你下载 会议筹备和组织过程 明确会议目的 明确与会者及其角色 制定会议计划 实施会议议程 明确会议目的 决定会议是否召开的四条指针： 信息共享 动员激励 信息传播 解决问题和制定决策 与会者的角色 一些观察者已经指出，人们在会议上扮演一系列的角色： ▲开玩笑者――试图打破坚冰或设置伪装钓饵； ▲守门人（并不总是领导者）――试图把议题局限于议程上； ▲恶意的鼓动家――经常反对即将达成的一致意见； ▲议程制订者――把思想、观点、议题及新的提议置于日程表中； ▲反对者――寻找与他自己不同观点的疵漏或者坦率地反对提议； ▲啦啦队长――注重任何进展； ▲倡导者――认为他需要提出一个特别重要的提议； ▲提问者――问一些重要的问题，但有时是乏味的细节问题； ▲看着钟点等待会议结束的人――试图把要讨论的问题—一列出并且敦促及早闭幕； ▲支持者――支持最后一个人的观点； ▲重复者－一次又一次提出同一观点； ▲附和者――以一种更可被接受的方式重复他人的话。 确定与会者及其角色 与会者的构成与结构 与会者的角色职责 与会成员的构成上，考虑三个因素： 同质性与异质性的平衡 竞争性与合作型的平衡 任务导向与过程导向的平衡 淘课网-中国领先的管理培训网站（） 15万份培训资料任你下载 参考会议规模 会议目的 参考与会人数 决策制定和关键问题解决 5 问题识别或头脑风暴 10 研讨会和培训班 15 信息研讨会 30 正式报告会 不限 与会者角色职责 与会者一般分为三类人： 会议主席 会议成员 会议工作人员 淘课网-中国领先的管理培训网站（） 15万份培训资料任你下载 会议主席的类型和职责 例子：先看下面两种情形 情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司宗经理担任会议主席。会议中，负责市场的副总提出，明年公司的营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以国际市场为主”。但负责市场营销的部门经理们反对，认为国内市场潜力还很大，而且资金压力也很大······双方争执很大。如果你是会议主席，怎么办？ 情形二：某高校会议室正召开“21世纪古里学发展趋势研讨会”，会议期间，就MBA交易打发展方向问题，提出了不同的看法，有的认为应以案例讨论为主，有的认为以理论休养为主，有的认为应像哈佛那样采用大量案例教学，甚至取消传统教师教学的形式······眼看讨论时间快接近尾声，但与会代表仍然意犹未尽，很难“刹车”。如果你是主席，怎么办？ 会议主席的职责 一般来说，会议主席有一下职责： 会议控制 过程引导 促进讨论 应付“隐秘议程” 作出决定 会议控制的五个基本原则 决定讨论主题 明确讨论范围 确保人们围绕主题依次发言 尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论 确保其他成员了解会议进展情况 淘课网-中国领先的管理培训网站（） 15万份培训资料任你下载 过