秘书的日常事务工作(ppt 30页).pptVIP

第四章 秘书的日常事务工作 (1) [学习目的与要求] 理解办公室日常事务的各项内容主要构件及操作要求，能够按要求进行各项事务的操作。  第一节 接听与拔打电话 　　　在秘书日常的公关实务中，电话沟通更是不可缺少的形式，很多客户正是通过电话最先接触和了解对方。正确使用电话，有助于创造良好的沟通气氛，提高办事效率，树立个人和组织的良好形象。 一、接听与拨打电话原则与基本要求 1．表达规范、正确 秘书电话语言表达要体现良好的职业规范：秘书的工作语言应是普通话，要始终保持接听电话时的职业语调与规范用语，这是秘书的首要基本功。（与口语交谈不同） 2. 礼貌热情，语气清晰和婉 言为心声，声音能反映人的真情实感。要求秘书在接听电话时态度热情、语气和婉、不可生硬。 一、接听与拨打电话原则与基本要求 3.简洁 很强的时间观念，扣紧主题，长话短说，表达信息全面准确。 4.保密 不在电话里谈秘密事项，不将与电话内容有关的事项告之与此无关的人。对于某些有关机密事项的询问，婉言拒绝或请示领导。 5.注意时间 　公务电话要避开对方临近下班的时间，尽量打到对方单位，或避开对方吃饭、休息时间。 二、过滤电话的注意事项和基本要求 　　秘书日常接电话过程中，并非所有的电话都是重要的电话。对于领导每天要接好多电话，如