大型活动规划与管理-会议规划与管理（ppt64页）.pptVIP

会议： 会议策划与管理 第一节 会议策划 1、会议策划的要素 “ 5W1H “ Who --- 参加会议的是谁 What --- 是什么类型的会议 When --- 什么时间开会 Where --- 在什么地方开会 Why --- 为什么开会 How --- 怎样处理会务工作 第一节 会议策划 2、会议策划的主要内容和要求 （1）确定会议目标 明确切实 时机条件成熟 会议目标之间关系协调 第一节 会议策划 （2）确定会议议题 服从会议目标 主题立意要高 处理好主体和议题关系 高效性 表述准确 符合会议权限 第一节 会议策划 （3）确定会议参加对象 目的、性质、议题、规则等 -- 法定会议（组织章程、议事规则） -- 会谈、谈判、国际多边会议 -- 协会、学术会议 -- 纵向会议、部分横向会议 第一节 会议策划 （4）会议发言 --- 形式、发言人、顺序 --- 类型： 传达式、汇报式、审议式、讨论交流式 第一节 会议策划 注意事项： A、发言要切题 B、尊重与会者发言权 C、精选发言内容，注重发言者能 力素质 D、控制发言人数、时间 E、合理安排发言顺序 第一节 会议策划 （5）会议规模 A、效果 B、效率 C、场地情况 D、成本 第一节 会议策划 （6）会议地点 A、交通便利 B、设施与服务 C、会议地点本身的色彩 D、营造良好气氛 第一节 会议策划 （7）会议时间 A、时间、议题、成本 B、各项准备工作 C、当地民族风俗和宗教习惯 第一节 会议策划 （8）策划会议的议程、日程和程序 A、会议议程 B、会议日程 C、会议程序 第一节 会议策划 区别 议程 --- 总体安排、概括明了、不任意改动 日程 --- 各项活动安排（1天以上） 程序 --- 议程的明细化、具体化 第一节 会议策划 （9）会议公关与宣传 --- 传递会议信息 --- 提高会议知名度 --- 创立会议品牌 --- 争取支持和赞助 第一节 会议策划 A、时段 会前、会间、会后 B、方法 媒体沟通、内部宣传、气氛渲染 第二节 会议现场管理 会议现场布置 第二节 会议现场管理 1、会议现场布置 （1）会议室规格与布局 A、课堂 B、“U“ 形 C、中空方形、圆形 D、变形 E、圆桌 第二节 会议现场管理 1、会议现场布置 （2）布置会场所需的时间 布置时间、收尾时间、需要的工作人员数量等 第二节 会议现场管理 1、会议现场布置 （3）会议主题布置 A、会标的制作 会标每个字的规格 = （台口宽度 - 间隔）+（字数+2） 第二节 会议现场管理 1、会议现场布置 （3）会议主题布置 B、会徽 C、台幕 D、主席台的布置 E、桌签的制作 G、与会人员坐席安排 第二节 会议现场管理 （4）会场的装饰布置 旗帜、花卉、灯饰、工艺品的陈列 庆祝会、表彰会、联欢会、纪念会 第二节 会议现场管理 （5）会场视听环境的布置 A、听觉环境 B、视听设备与会议室容量 C、座位安排 课堂形、剧院形、圆形等 第二节 会议现场管理 2、会议注册管理 --- 迎接人员 --- 现场运作 --- 安排工作人员 --- 现场资金管理 --- 交通安排 第二节 会议现场管理 2、会议注册管理 （1）布置会议登记注册处 A、指示标记 B、足够的空间 C、专职人员指导 D、大型会议应有多个登记台 E、提供同伴和家属登记的地方 第二节 会议现场管理 2、会议注册管理 （2）提前准备好注册表 A、注册表中应有与会人员名单 B、临时参会人员应引导其自行登记其基本信息 C、设置“请赐名片”处 第二节 会议现场管理 2、会议注册管理 （3）按参会人员身份的不同予以分类登记 嘉宾、赞助人、一般与会人员、新闻记者等 第二节 会议现场管理 （4）注册工作人员应经过培训 A、清楚会议场地、大会基本情况、与会者提问的问题 B、英语 C、自己不能处理的事情请协调员帮忙 D、佩戴“会议工作人员卡” E、遇到抱怨时合理解决 F、站立、微笑迎接与会人员 第二节 会议现场管理 （5）发放资料袋 会议的全套资料： 活动安排表、各类代金券、介绍 函、发言人介绍、组委会情况、展 览信息、出席者名单、紧急事故说 明、附近餐厅名单、附近购物区名 单、附近交通线路图 第二节 会议现场管理 3、会议入场管理 （1）限制入场管理 --- 代表证 --- （2）票券受理 --- 代金券 --- 第二节 会议现场管理 4、会议录像、录音