采购部工作指导指南.doc

采购部工作指导手册 一、部门工作职责 （一）部门基本定位 采购部是工程甲供材料设备采购及选择相应指定分供方的专职管理部门。根据公司组织架构精神，在公司领导的统一指导、检查、督促和协调下，履行其工作职责。采购是一项在完善的采购体系和整体成本控制思路下开展的工作，是采购策略、采购组织、采购流程几方面的统一策划。 采购管理应统筹采购战略、采购策略、采购方法、技术和市场研究、加强与分供方的关系，实现从纯粹的采购到供应商管理的变化。应培育优化供应商资源，营造公平公正公开有序竞争的氛围，平等尊重，实现双方共赢。 采购需平衡品质、效果、功能、成本、进度的关系，在不同的项目阶段，确定不同的优先原则。默认的优先考虑次序是：功能性、使用性、可靠性、安全性、舒适性、易维护性、外观效果、成本。 （二）部门职责 1. 依据项目部《材料设备进场计划表》及成本管理部《目标成本》及总师室《材料设 备设计标准确认表》 《材料设备设计确认计划表》，在第一项招标分判工程招标工作开始前，编制项目《合约策划》。 2. 负责组织工程甲供材料设备及指定分包工程的选择、合同洽谈、签订的前期采购和 后续跟踪管理工作。 3. 根据项目部提供的材料、设备技术性能要求，组织分供方与公司相关部门进行技术 讨论；根据设计方案及材料、设备，及时分析经济指标以供公司决策。 4. 配合监督检查总包管理合同执行情况。 5. 负责采购供应过程跟踪及分供方管理工作。 6. 配合项目部、总包单位、监理单位对到场甲供材料、设备的验收。 7. 建立可靠最优的供应配套体系，充分利用分供方的专业优势，积极参与新产品开发。 8. 及时了解市场信息，协助成本管理部门审核乙供材料、设备报价，监督及检查乙供材 料设备合同执行情况。 9. 按照项目进度计划，制定、实施采购计划，确保甲供材料、设备及时供应。 10. 负责组织建立对分供方评价体系。 11. 开展对应用材料设备、工艺方案的研究工作，编制、维护并更新《（甲供材料设备及 分项工程）采购合同分类明细表》。 12. 管理、控制好与采购相关的文件及信息。 二、部门工作流程 采购部工作流程图 填写注购单 填写注购单 项 目 部 项 目 部 审 批采购计划 审 批 采购计划 采购计划 采购计划 总 经 理财务结算入 仓验收合格验收合格报总经理审批退 货交货验收合同的签订）采购洽谈（下单）寻价 议价 比价寻找供应商财务部确认付款条件及帐期： 总 经 理 财务结算 入 仓 验收合格 验收合格 报总经理审批 退 货 交货验收 合同的签订） 采购洽谈（下单） 寻价 议价 比价 寻找供应商 财务部确认付款条件 及帐期： 申请商品材料采购流程图 采购合同总经理审批副总审批（无合同）副总审批（有合同）提出需求项目部 采购合同 总经理审批 副总审批（无合同） 副总审批（有合同） 提出需求 项目部 申请付款流程图 采购订购财务经理审批根据供应商帐期项目部 采购订购 财务经理审批 根据供应商帐期 项目部 商品到货验收流程 成本会计打进仓单仓库凭进仓单，确认型号、数量、包装等采购填写进仓单 成本会计打进仓单 仓库凭进仓单，确认型号、数量、包装等 采购填写进仓单 合同进仓，不合格退回供应商 合同进仓，不合格退回供应商 申请商品采购及付款计划流程图 合同金额5万以上送总经理审批合同金额5万以上下送财务经理审批需提交材料：1、选择供应商2、询价3、供应商资料4、对比价格采购合同部分采购单送总经理审核送部门审核采 购部门经理审核采购计划 合同金额 5万以上送 总经理审批 合同金额5万以上下送财务经理审批 需提交材料： 1、选择供应商 2、询价 3、供应商资料 4、对比价格 采购合同 部分采购单 送总经理审核 送部门审核 采 购 部门经理审核 采购计划 为规范采购流程，提高采购工作效率，特制定本制度。 二、适用范围 适用于本公司采购管理。 三、内容 1、总则： 为加强采购工作的管理，提高采购工作效率，制定本制度。所有采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、采购基本流程 各部门请购单 采购计划 寻找供货商 询价、比价、议价 采购洽谈（下单） 合同的签订（确定付款条件、货运方式、售后服务） 交货验收 质检（不合格退货） 入库 财务结算。 1）采购计划：采购员应根据请购单和公司生产需求制订采购计划。 2）供应商的选择和考核： 供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、技术能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3）询价、比价、议价。 4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议