办公室相关培训.ppt

结算制度 1、无论是否预支外联资金，在活动结束之后，本次活动承办部门均须对本次活动经费开销进行结算，并结合预算使用情况进行总结分析，对于实际支出超过预算金额比例不高于10%的，须作出合理解释并备注；实际支出超过预算金额比例高于10%的，若无特殊情况（如天气、场地、突发状况等原因），超过10%的部分不予报销。 各部门应及时向办公室递交活动专门账目清单，在学生会网站上下载财务报销表，做好财务结算报告，经部长签字，在活动结束后一周内连同发票（详见报销具体要求）及所余资金一并送交办公室，过期送交办公室将不予处理。本次活动经费开销须经办公室审核通过后交由学生委员会主席或常务副主席签字后，方可予以报销。 2、 结算报告审批过程中，各部门应听取办公室和主席团的意见，不断完善结算报告，做到真实、准确、完整。 back 如何报销： 1.报销的要求 2.报销的流程 3.报销的注意事项 报销具体要求如下： （一）除校内服务收据外，其他收据一概不收，正规发票方可报销。办公室财务组须严格审核款项支出用途，对于用于非办公支出的与用途填写不明的，一概拒收。用于部门内部活动与购买食品的款项，一概不予报销； （二）票据印章要齐全，每张报销发票正面必须盖有税务机关统一印制的发票监制章，并加盖开票单位发票专用章或财务专用章。支出款项用途较复杂时，所附清单上必须加盖与发票上一致的开票单位发票专用章或财务专用章。收据上应加盖开票单位发票专用章或财务专用章，若该单位无财务专用章，则必须在收据后注明该单位名称，并由各部门自行负责由此可能造成的后果。发票或收据须在税务机关规定的使用有效期内（必须是本年度或前一年度印制的）。校内服务收据必须使用校计财处统一印制的收据，并盖有收款部门财务专用章且商品或服务符合财务报销范围； （三）每张报销发票必须写明客户名称（福州大学学生委员会）及日期，盖有正规税务章,背面须用黑色水笔清楚写明详细用途、时间及经手人，并由学生委员会主席或常务副主席签名，否则不予报销。支出款项用途较复杂时，应在发票后另附一张清单详细列出所购买物品的单价及数量，并在清单上加盖与发票上一致的税务章； （四）各部门因保管不善而遗失的原始票据，由各部门自行负责具体报销事宜，办公室财务组不予受理。如需申请报销，应当提交原开出单位盖有财务公章的证明，并注明原始票据的金额、时间、详细支出用途和经手人，并由经手人、各部部长和部门分管副主席签字； （五）若无特殊情况，各个部门每周须将部门非活动经费开销发票、帐本送交办公室财务组，并附上整理清单。上交期限最迟不得超过当周周日，过后补交的一律不予报销。 注意：无特殊情况，需打印的文件必须到24号楼下的海天文印店打印。 报销工作流程：各部门办公室→办公室财务组→主席团→校团委→校计财处→各部长和各分管副主席→各部门具体项目经手人 1、办公室财务组将整理公示的账目清单和报销发票交由主席团审批通过后，上交校团委批准同意签字，方可进行相关经费报销。 2、办公室财务组需到校计财处领取学校下拨的报销经费，并认真核对报销金额和具体账目。 3、办公室财务组按照校团委批准通过的报销清单，进行具体报销核对工作。所有报销款项必须由部长或各分管副主席亲自签收，再由各部门自行负责具体部门内部报销工作。 注意事项： 因在报销过程中所接触的多是主席团成员、团委老师以及计财处老师，所以在报销过程中首先要注意礼仪。在将所需报销发票交与团委老师审批签字时，要注意说话的语气和态度。在计财处报账时，因账目的审核需要一定的时间，且在审核过程中计财处老师会问一些发票的具体事项，必须耐心认真回答。 back 主要内容： 如何做好会议记录 如何做好策划 学会使用相关电子工具 公文规范 如何整理文档 办公室文秘板块 ? 会议记录的特点体现在三个方面： 1．依据作用 2．素材作用 3．备忘作用? 依据作用： ? 会议记录忠实地记录了会议的全貌。会议精神、会议形成的决定和决议、会议对重大问题作出的安排，如果在会议后期需要形成文件，要以会议记录为依据；如果不形成文件，与会者在会后传达贯彻会议精神和决定是否准确，也要以会议记录为依据进行检验。 素材作用： ? 会议进行过程中连续编发的会议简报，以及会议后期制作的会议纪要，都要以会议记录为重要素材。会议简报和会议纪要可以对会议记录进行一定的综合、提要，但不得对会议记录所确认的内容进行歪曲和纂改。可以说，会议记录是形成会议简报和