办公自动化的发展对秘书工作的作用与影响.doc

办公自动化的发展对秘书工作的作用及影响 内容摘要：?办公自动化是一种以计算机技术和网络技术为核心的办公方式，在办公领域中兴起的一次新的改革, 给传统的办公工作带来了极大的冲击,对秘书工作产生了深刻的影响，使秘书工作从传统秘书工作向现代秘书工作转变。它展示了以手工操作和纸笔为主的办公方式,即将被先进的计算机技术和通信技术等先进设备的办公方式逐步取代。实行办公自动化后, 极大地改变了秘书工作的理念、流程、职能，秘书工作的大部分业务都可以借助先进的办公设备进行处理,实行文字处理、信息传递、存贮与检索的现代化管理,提高了秘书工作的效率和质量，促进了秘书工作职能的提升。使秘书工作也因此实现了信息化、系统化。 关键词：办公自动化环境 秘书工作 文字管理 档案管理 信息管理 作用 影响?? 引 言 面对竞争日益激烈的社会大环境，秘书工作中传统的、手工的办公模式，远远不能适应现代社会发展的需要。为此，我们引进了“办公自动化”的概念，并将其应用于秘书工作之中，使秘书人员从繁琐的日常工作中脱离出来，节省时间去考虑工作中的其它问题，从而不断提高工作效率。 办公自动化已经成了现代秘书工作的一部分，它的出现不但减轻了传统秘书工作的压力，还促使秘书工作顺利完成了自我升级。随着信息技术的进一步发展，办公自动化也将随之不断发生更新换代，并且进一步促进秘书工作的高科技化。 一、办公自动化的概念 办公自动化是随着当代信息技术的出现而出现的。办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能 结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。 二、秘书在办公自动化环境中的主要工作内容??? (一) 文字管理工作??? 在秘书工作过程中,要接触许多文字工作,如有关文件、信函、报表、决议和命令、文稿、统计资料、数据、政策、规章制度等的详细情况,在计算机中加工处理、存储,可以做到及时查询、分析、修改、协助决策活动。??? (二) 信息管理工作??? 秘书工作中的信息管理主要包括采集工作,加工处理工作,信息传送工作。秘书工作中采集信息是其起点和基础。在信息工作中不能做到及时收集，迅速报送，再好、再重要的信息也会因时过境迁而推动利用价值。在秘书工作中,信息的采集主要通过语音、文字、图表、图像等方式,表现在办公自动化环境中则通过信息网络来获取。秘书工作的业务信息具有沟通上下、联系左右、协调内外的作用。这方面的信息主要来自于纵向的上级、中层和基层下达和上传的信息,秘书人员必须作到收集有用的信息,并且注意保存。来自横向的政治、经济、文化、社会方面的信息的收集,秘书人员只有利用广播、电视、报刊等新闻媒体去广采信息,从而打开各方面的信息源,开通多种信息渠道。秘书人员还可通过计算机采集国内外的各种新闻热点信息,在实现信息联网的同时,还可实现个人与个人,企事业单位与企事业单位之间的资源共享。??? (三) 档案管理工作??? 在办公自动化环境中,秘书对档案管理的工作表现在整理,保管和保密上。??? 秘书人员在计算机上制作,接收文件,电子档案便应运而生。电子档案包括磁盘,软盘和光盘等储存介质,秘书人员在保存诸如此类的信息时,首先要将信息文件分门别类,建立一个文件夹,将这些内容保存在适当的介质上；确定的标识全宗名；划分全宗群；进行编号和排列。另外不要忘记在人机界面上建立“逻辑目录树”的结构。??? 秘书的档案保管工作是一项非常重要的工作,在确保档案完整的基础上,还要保证文件的安全。电子档案在稳定性上不如纸张材料。于是,秘书人员在保管档案时要做到以下几点:掌握好库房温度；保持库房内清洁,无腐蚀性气体,时刻检查通风状况；防止磁场的干扰；防止紫外线的直接照射。在保养和维修方面,秘书人员要保持磁带机、软盘驱动器、清洗机的清洁,定期对磁带、软盘、光盘进行检查、复制更新。??? 在保密档案方面,秘书人员必须做到:不该说的机密文件绝对不说；不该看的机密文件绝对不看；不在非机密的本子上记录机密文件；不把机密文件带到家中整理。??? 二、办公自动化对秘书的作用??? (一)提高工作效率 信息时代的到来,为信息的采集、传输、处理提出了新的要求。秘书人员的工作效率要想提高,只有引进高科技。当代的社会现状,计算机技术、信息技术、通信技术迅猛发展并紧密结合,为提高工作效率,改善办公管理提供了条件。同时,中文处理技术、信息系统技术、计算机软件开发技术、数据库技术、人工智能技术、管理方法学和行为科学的发展,也不秘书工作提供了许多便利。正是各种科学和技术的发展,才促使秘书工作效率不断提高,促使管理向科学化、规范化、自动化和高效化的高