《秘书实务》课程.ppt

湖 南 商 务 职 业 技 术 学 院 《秘书实务》精品课程 * 模块三 秘书办会模块 项目一 会前筹备工作 任务四 选择和布置会场 * [知识目标] 1、掌握会场选择的原则和座次安排的原则 2、掌握会场布置和主席台的布置的原则与方法 * [能力目标] 1、能够正确地选择与布置会场 2、能够安排好会场的座次 * 2、能够安排好会场的座次 1、能够正确地选择与布置会场 2、能够安排好会场的座次 [教学方法]项目驱动 案例教学 [教学课时]2课时 [教学过程] * 一、任务导入 天地公司是一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司资产雄厚，员工近2000人，著名科技人员和高层管理人员云集。最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内10%以上的家电市场，在国外也影响很大。2007年，公司加大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个模块上研制生产出新型、新款产品，国内市场份额达15%。年底公司召开年度总结大会，以表彰先进、规划2008年工作。会议由秘书高山协助总经理张伟组织筹划，请选择与布置好会场。 * 二、任务分析 选择与布置会场，首先要弄清会议的内容、会议的时间、与会的领导与嘉宾、与会代表的人数；其次要掌握好会场选择和座次安排的原则，学会会场布置的原则与方法；最后，作为职业秘书，选择会场一定要经过领导审批，布置好会场后一定要进行会前检查。 * 三、相关知识： 会场的选择与布置是会议前期重要的准备工作，会议地点和大小是否合适、设施是否齐全、会场的布置是否合理、会场营造的气氛是否与会议的主题内容一致，对会议效果都会产生直接的影响。所以，组织会议的秘书人员必须重视会场的选择与布置，尤其是一些重大的会议，更是要注重会场的选择与布置。 * 会场选择的原则与注意事项 会场的选择要根据会议的规模、性质和需要来确定。大型会议一般选择在会堂、礼堂、会展中心、体育场馆举行，中小型会议一般选择在会议室、会客厅举行。具体来说，选择场地一定要综合考虑五大因素，重要会议地点的选择还要注意考虑其政治影响和经济效果。 * 注意事项 1、场地的规模要大小适宜； 2、场租成本要合理； 3、场地设备要配备良好； 4、应有足够的停车场地； 5、交通要便利。 与会代表需集中住宿的会议，场地选择在会展中心或宾馆举行的会议，作为秘书一定要注意签订协议，《协议》是会务组与会展中心或宾馆合作的基础，要细致、全面、对等，防止漏洞 * 协议内容 1、会议日期 2、住房标准及费用 3、场地安排及费用 4、餐饮及费用 5、甲方对乙方的规定 6、乙方对甲方的规定 7、如何结算 * 会场布置的方法 （一）会场形式的布置 会场格局 常见会场形式 适用会议 优点 相对式 大小方形、半圆形 大中型的报告会、总结表彰会、代表大会等 会场场面开阔、较有气势，会场气氛严肃庄重 全围式 圆形、椭圆形、多边形、长方形、正方形 小型会议及座谈会、协调会等类型的会议 容易形成融洽和合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神，便于与会代表充分交流思想、沟通感情。 半围式 马蹄形、桥型、T字形 中小型的工作会议，桥型布局适用于咨询、述职、考评和听证等会议等 介于相对式与全围式之间，既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛 分散式 方桌型、V字形、圆桌型 规模较大的联欢会、茶话会、团拜会等 一定程度上突出了领导和嘉宾的地位，又给与会代表提供了多个谈话、交流的中心，会议气氛更加轻松、和谐 * （二）主席台的布置 主席台是会议参加者注目的地方，也是会场的中心，因此是会场布置的重点。一般要在主席台上方悬挂会标，天幕悬挂会徽或红旗以及其他艺术造型，主席台下和讲台上摆放鲜花，主席台上放置座位台签。 会标：红色横幅，一般用艺术字标出会议名称。 会徽：体现或象征会议精神的图案性标志。一种是以本组织的徽志作为会徽，如国徽、党徽等；另一种是向社会广泛征集。 重要的代表大会、报告会需在主席台设置专门的讲台。讲台可设在中央，位置应低于主席台，以免报告人挡住领导人的视线；也可设在主席台的右侧；较大的会场也可在主席台两侧均设置讲台。 * （三）会场环境布置 不同的会议要求有不同的环境。一般说来，人大会要求庄严隆重，党代会要求朴素大方，庆祝会要求热烈喜庆，追悼会要求庄重肃穆，座谈会要求和谐融洽，纪念会要求隆重典雅，日常工作会议则简单实用即可。 会场四周和会场口，可以悬挂横幅标语、宣传画、迎宾牌、广告、彩色气球等，也可摆放鲜花，烘托会场热烈隆重的气氛。 * 座次的安排及注意事项 （一）主席台的座次安排 1、国内会议主席台的座次安排 按照职务的高低和选举的结果安排座次，职务最高者居中，按先左后右（主席台的朝向为准）、前高后低的顺序依次排列 2、国际性会议主席台的座次安排 主办方身份最高者居中，其他来宾按照国际礼宾次序先右后左向两