得心应手办公室主任必备资料46介绍.docVIP

第三章 员工素质培训手册 第一节 团队合作 一、承担责任 承担一个项目本来就并非易事，当你需要和你的同事们一起接受这项挑战时更会增添难度。下面这些方法可以帮助你充分调动同事们的积极性： 1.在你把一个项目介绍给自己的工作组前，一定要弄清楚从事该项目所需要承担的责任。如果你自己都弄不明白，你就会很难使工作组中的其他同事同意你的计划。 2.召开工作组会议，向工作组成员介绍项目的具体内容，一定要清晰地描绘出完成这一项目后的前景。 3.说明在预定的时间以及预算之内完成这一项目会给工作组带来哪些益处。 4.认真地倾听其他人提出的建议，尊重他们的观点，告诉他们你理解他们的感受。 5.衡量工作组对这一项目的干劲和热情。在活动挂图上记下工作组成员的观点，确保每个人都能准确无误地理解。 6.和其他工作组成员一起努力工作，清除成功路上的障碍。当涉及到其他工作组成员擅长的领域内的问题时，要认真地询问他们的意见；当涉及到你所擅长的领域的问题时，你应该积极地提出自己的意见。 7.将工作组全体成员聚集在一起，制定出判断工作进展程度的标准，确定完成项目目标的截止日期。 8.确定项目的最终目标以及短期目标，并征求公司中相关管理部门对此问题的意见。 9.让工作组成员说明他们自己将怎样通过努力来实现项目目标，以及他们希望自己的同事怎样努力。 10.让每一位工作组成员明确他对该项目所承担的责任。当全体成员对项目工 作的程序和步骤达成一致后，在会议记录中写明具体的行动计划（谁，什么事情，以及在什么时间之前完成），复印若干份会议记录，分发给工作组全体成员。 二、发挥团队合作精神 大多数成年人都是解决难题的能手，他们每天都在处理着艰巨的问题。不过，每个人在应对生活的挑战时都有自己独特的方式。因此，当人们作为一个团队而聚集在一起，并且在解决问题的方法上不能达成一致时，他们之间一定会产生冲突。为了使整个过程更加容易，下面这些建议可以帮助你和你的团队融洽相处，顺利解决问题： 1.从下面这几个方面中发现需要处理的问题，然后再着手去做： （1）客户投诉；（2）工作表现欠佳的相关报告；（3）信息收集系统。 2.挑选下面的几类人，组成一支团队： （1）对存在的问题感兴趣的人；（2）受到问题影响的人；（3）有时间解决问题的人；（4）有能力实施新的解决方案的人。 3.为整个团队建立基本的行为规则，所有成员必须在以下几个方面达成一致： （1）认真倾听其他人的话；（2）尊重与自己相异的意见；（3）在进行会谈时准时到场；（4）保持高度的注意力；（5）在讨论时，不能由某些人垄断讨论过程。 4.在团队如何运营的问题上达成一致： （1）团队成员举行会谈的频率；（2）在会谈之外团队成员之间应如何交流；（3）团队之间的组织关系是什么样的（比如，团队之间应该设哪些职务，以及由谁来担任什么职务）； （4）团队中的每名成员分别应该完成哪些任务；（5）团队应该在什么样的期限内完成全部任务。 5.在纸上详细而具体地写出存在的问题。比如，不要宽泛地把问题描述为“缺乏交流”，而应该描述为“在第一小组和第三小组之间缺乏交流”。你可以通过回答下面的问题，对问题进行详细地描述： （1）这件事应该由谁来负责？（2）发生了什么问题？（3）该问题是在何时发生的？（4）该问题是在何地发生的？（5）该问题是如何发生的？ 6.调查问题发生的原因。在处理这件事时，你所在的团队可以选择两种方式：一种是依靠人们的看法来进行研究，另一种是依靠数据资料进行研究。后面一种方式是比较有效的，尤其是当发生的问题既复杂又容易使人情绪激动时；前面一种方式比较适用于不易引起争论的问题或者不太紧急的问题。 7.寻找解决的办法。激发灵感，寻找新的解决问题的办法。在这个阶段当中，独创精神是非常重要的（见解决难题：发挥独创精神一节），考虑所有可能的解决问题的办法，然后从中挑选出能够快速、节约、有效地得到实施的解决办法。 8.制定行动计划。列出解决问题所需的全部步骤，然后要求每位团队成员都要担负起各自的责任。明确列出具体步骤完成的期限及时间，注意不要使用“尽快”之类的字眼———这些词语的含义模糊，结果常常会造成计划无法按时完 成。 9.实施计划。告诉团队成员可以开始采取行动了，确保每位成员都明确知道他应该完成哪些任务。 10.在解决问题后，通过下面的方式结束此项任务： （1）衡量行动成果；（2）追踪获益情况；（3）对团队成员进行奖励；（4）对整个行动过程进行评估。 11.和团队成员一起对解决问题的整个过程进行评估。总结你们在哪些方面做得不错，以后遇到类似情况时可以照样处理；以及你们在哪些方面还需要改进，在整个过程中学习到哪些新的解决方法。 三、寻找合适的成员 为你的团