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浅谈重要档案异地备份存在问题及对策 　　 [摘 要]近年来突发性社会事件和自然灾害频频发生，给档案的安全带来严重威胁。档案的异地备份是解决档案安全保管的有效策略。本文对档案异地备份保管存在的问题进行了分析，并提出了相应的解决对策。 　　 [关键词]档案安全;异地备份;存在问题;方法;措施 　　面对当今突发性事件和自然灾害对档案的破坏及其损害的不可逆转性，档案异地备份保存已经成为当前解决档案长期安全保管问题的重要手段。2008年5月12日在我国四川汶川发生里氏8.0级的大地震对档案造成了巨大的破坏，部分受灾的北川档案因来不及抢救，在高温高湿的恶劣环境下放置时间过长，出现了一昼夜疯长20～30毫米蘑菇的极端现象。2009年3月3日德国科隆城市档案馆倒塌，而且根据相关报道，该馆馆藏档案几乎没有进行任何数字化备份，这就意味着档案馆倒塌导致了相当数量的原始档案彻底损毁。 　　档案工作的核心是对保护档案和提供利用。一个档案馆所有的馆藏档案都保存于一个地方，显然是不够安全的。一旦遭遇突发事件和自然灾害，本地保存的档案可能会严重受损，甚至无法修复。由于档案的不可再生性，保证档案在任何情况下都处于安全的状态显得十分重要。目前从国际档案界的工作趋势来看，档案异地备份已经成为国际上公认的最为安全的档案保护策略。 　　我国省、市级档案馆之间相互备份工作主要从2009年开始，截止目前，许多省级、市级档案馆签订了档案数据异地备份协议，互建了档案异地备份基地，有的省、市已按批次移交了部分重要档案数据。例如备份结对的省、市有：海南省与江西省、湖北省与青海省、山西省与河南省、云南省与贵州省、黑龙江省与河北省、四川省与甘肃省、重庆市与上海市、天津市与广州市、成都市与沈阳市、深圳市与青岛市、宁波市与长春市、杭州市与大连市等等。这些省、市的结对备份是贯彻落实国家档案局提出的实施重要档案异地备份的要求，是充分利用双方的档案保管条件，确保档案数据完整安全的重要举措。然而，在备份工作的实践操作中，还存在着许多问题，需正确认识、完善和解决。 　　一、档案异地备份存在的问题 　　（一）认识与机制问题 　　由于突发性，地域性灾难发生的频率不是很高，许多单位哪怕是专职的档案工作人员都觉得进行档案数据备份如同买保险，可能花钱做的备份永远都用不到，所以不愿投入大量的精力和资金。同时，有的档案馆管理者有“本位”思想，担心档案的异地备份保管会造成本馆馆藏档案特色的损失。此外，档案馆与档案馆之间协调机制不健全，不同级别、不同地区以及在多大范围内档案馆之间进行档案的异地备份保管，在实际工作中缺乏可操作性。 　　（二）宏观性指导规范及理论研究的匮乏 　　目前，我国对于重要档案的划分还没有一个统一的标准，这就可能会导致国家的一些珍贵档案无法得到及时有效的保护。另外，国家也没有对档案的异地备份建设提出统一的规范化建议或标准，因此各地也只是按照要求，各自采取不同的方法自愿结对，互为对方建立档案备份库。在理论研究方面，我国对国外关于这方面的研究现状只是笼统提及，并未对其进行深入研究。 　　（三）档案备份及后期管理耗费人力、财力 　　档案数据备份的首要任务就是进行重要档案的数字化工作，而数字化工作要求高，费时费人，一些档案部门不愿意做。另外，档案备份后的管理和维护都需要大量的人力、物力、财力的投入，而国家拨给档案部门的经费有限，能够应付本部门的日常开支已属不错，想从有限的经费里拿出资金进行档案的异地备份，这对档案部门而言很难承担。 　　二、档案异地备份工作中采取的方法及措施 　　（一）提高异地备份的意识 　　突发性灾害一旦发生，就会给档案带来无法弥补的灾难，如果此时后悔已为时已晚。档案部门的各级领导要从汶川地震中汲取经验和教训，高度重视异地备份工作，尽快制定本单位档案异地备份工作计划，定期听取工作汇报，及时解决工作中出现的问题，确保备份工作顺利进行。加强理论研究，借鉴国内外现有成果;加强人才队伍培养，以适应实际工作需要。同时应建立健全档案馆之间的协调机制，制定规章制度，使得档案的异地备份顺利实现。 　　（二）确定需异地备份的重要档案的范围 　　确定需备份的重要档案的范围十分重要，范围过小，会使一些重要档案漏于备份，范围过大，会耗费更多的人力和财力。需异地备份的重要档案的范围应根据各地的实际情况而定。各地档案馆实施异地备份的档案应包括三类：首先，是本馆拥有的具有永久保存价值而且能够突出本馆特色的馆藏档案;其次，是档案馆永久保管档案中被确定为一级保管级别的档案，这一类可能跟第一类有所交叉;最后，是除去一级永久保管档案之外的二、三级永久保管档案。如果个别档案馆具有一定的经济基础、技术基础的话，还可以考虑对本馆所保存的其他重要的档案进行异地备份。 　　（三）正确选择异地备份