总务处会议营缮组工作报告-国立高雄应用科技大学体育馆.DOCVIP

PAGE PAGE 1 國立高雄應用科技大學　93學年度第2次 總務會議議程 時間：民國94年6月22日（星期三）下午2時。 地點：行政大樓7樓第2會議室 主席：黃總務長文玲 紀錄：蔡惠珍 出席人員：如簽到表 壹、主席致詞：現在請各組就94年上半年工作業務及94年下半年即將進行之業務提出報告。 貳、各組工作報告 文書組 一、為配合九十四年度科大評鑑爭取績效，且因應燕巢校區搬遷後公文遞送與管理所需，冀能運用網際網路辦理線上公文製作、公文收發管理、線上公文流程簽核、結合影像管理系統等公文自動化管理工作，文書組於5月11日已邀請廠商向一級主管舉辦說明會，俟後彙整相關招標需求草案，續於5月26日第二次邀集一級主管，為利爾後公文電子化推動順利，提請收納各位主管建議，會中決議請文書組提計畫向研發處爭取設備費統籌款215萬元補助，以落實執行公文無紙化之電子簽章，本組已於5月30日研擬「總務處公文電子化行政效率提昇計畫」研發處爭取設備費統籌款，俟補助預算審查通過後，成立評選委員會審議辦理招標。 二、94年度上半年度工作事項： （一）公文收發文及時效統計： 94年1月份：收發公文總數529件、6日以內結辦514件、6日以上結辦15件、發文平均使用日數1.25日。 94年2月份：收發公文總數427件、6日以內結辦419件、6日以上結辦8件、發文平均使用日數1.23日。 94年3月份：收發公文總數693件、6日以內結辦676件、6日以上結辦17件、發文平均使用日數1.27日。 94年4月份：收發公文總數639件、6日以內結辦632件、6日以上結辦7件、發文平均使用日數1.25日。 94年5月份：收發公文總數631件、6日以內結辦618件、6日以上結辦13件、發文平均使用日數1.26日。 1~5月份收發公文總數：2919件。 （二）公文催辦： 1~5月份逾期未歸檔案件，文書組每月9日、14日皆各稽催乙次；但至目前為止仍有四月份未歸檔數4件、五月份案件未歸檔數56件，請各單位能配合儘速結辦歸檔，以利時效。 （三）檔案管理（公文調案）： 94年1、2月份：公文調案總數各2件。 94年3月份：公文調案總數5件。 94年4月份：公文調案總數3件。 94年5月份：公文調案總數6件。 （四）信件管理： 94年1月份：掛號信件總數1872件。 94年2月份：掛號信件總數1976件。 94年3月份：掛號信件總數6084件。 94年4月份：掛號信件總數2447件。 94年5月份：掛號信件總數2186件。 三、宣導事項： 外來公文之簡簽及發文之函稿，自94年起由各承辦單位書寫檔號及保存年限，目前仍有許多單位公文未能書寫，尤其以函稿部份較多，請各位主管核稿時能要求。 各單位發出函稿時，未能註明承辦人之分機號碼及傳真機號碼，造成查詢作業的困擾，請各位主管核稿時幫忙要求。 公文稽催效果不彰，至目前為止，仍有4、5月份公文，履次稽催卻無法如期歸檔。（以93年公文為例，截至4月初才全數歸檔） 各單位碩、博士班研究生之平信及限時信未領回之件數仍多，為服務研究生信件能順利送達，請於系辦增設碩、博士班研究生信箱。 四、94年度下半年度工作事項： 持續推動公文電子化辦理線上公文製作、公文收發管理、線上公文流程簽核、結合影像管理系統等公文自動化管理工作。 配合國家檔案局政策，持續辦理檔案目錄建檔及掃描作業以利定期彙送。 辦理信件查詢系統登錄作業，將掛號信件公告於網站，提供學生方便查詢。 將研討會、人事公告等第三類公文公告於網站，供同仁及學生查詢。 出納組 一、（94）上半年本組各承辦人員均依相關規定辦理一切收、付業務，均順利完 成。 二、高雄市國稅局94.6.8為瞭解本校教職員工生（94）年給付各類所得辦理扣繳暨申報扣免繳憑單情形，本組承辦人員攜帶所有有關資料，至三民稽徵所備查，一切良好。 三、依上次總務處會議決議，新學年度起國科會及其他專案研究計畫之人事費及 工作酬金等，請務必繼續提供台企東高雄分行帳號，以利作業。（請勿使用 公教儲蓄存款帳戶） 四、款項滙帳時，學生部份退滙情形嚴重，造成出納、銀行及各承辦人員之間困 擾，每當學生提供帳號時，切記要詳細記載銀行及分行別，帳號要齊全正 確，期盼下學期辦理任何退費時，務期將錯誤減至最低。 保管組 一、目前正辦理全校財產折舊作業，預計九十四年底完成。 二、報廢品處理以往皆由廠商估價拍賣，爾後將研擬開放給全校教職員生共同參與。 三、本學期發現少部分單位未依規定，事先辦妥財產報廢手續，爾將物品隨意放置，