公司发文标准流程.docVIP

PAGE PAGE 1 XXX公司发文处理流程 一、公司所发出的一切文件材料，统称发文。 二、发文处理包括:拟稿、会签、核稿、签 发、编号、打印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。　 （一）拟稿。就是草拟文件的初稿。这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，必须十分认真细致。　　（二）会签。各部门需以公司名义发文时，部门负责人在文件审批单上签字，说明发文性质、内容、对象等；会签后送行政人事部审批。　　（三）核稿。即对文件草稿进行审核。由行政人事部负责人在草稿未送总经理审批之前，依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。　　（四）签发。签发是公司总经理对文稿的最后审批，文件草稿经总经理签发后，即成为最后定稿，文件据此生效。　　（五）编号。文稿经总经理签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。 （六）打印。即对经总经理签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到：　　 1、必须以经总经理签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经总经理批准。　　 2、注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。　　 3、注意保密，不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板要管理好，废页要及时的在碎纸机上碎掉，防止泄密。　　（七）校对。校对是文件制发过程中的一个重要环节。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。 （八）用印。即在制成的公文上加盖印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当，即 “上不压正文，下要骑年盖月”。　　（九）分发。发放文件时，必须建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。　　（十）归档。这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同文稿一起，按正文在上、草稿在下的顺序收集起来，年终按文书档案管理的要求，整理归档。若系电子文档，除打印出一份正文归档外，还应另存为PDF格式文件并按月份刻录成光盘，便于调阅。 　　　　　　　　　　　　　 XXXX有限公司