电子文件归档和电子档案管理规范解读.docVIP

电子文件归档和电子档案管理规范解读 　　摘要：本文对国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）的内容进行了解读，重点分析了相关的术语和定义、业务系统的功能要求、电子文件的归档、电子档案的管理等核心内容，并对该标准提出了个人的修改意见。 　　关键词：电子文件归档电子档案管理规范 　　Abstract： In this paper， the content of the national standard Specification on Electronic Documents Ar？ chiving and Electronic Records Management is ex？ plained. This paper focuses on the analysis of terms and definitions， the functional requirements for busi？ ness system that form electronic documents， the ar？ chiving of electronic documents ， the management of electronic records and？so？on. Moreover， this paper put forwards some personal opinions for the revision of this standard. 　　Key words： Electronic documents； Archiving； Electronic records； Specification. 　　2002年12月4日，??家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）（以下简称为2002年《规范》），并于2003年5月1日实施。[1]该标准明确界定了电子文件、元数据、迁移等关键性术语的概念，规定了电子文件的归档管理流程以及电子文件的存储载体和存储格式，对于规范我国电子文件的归档管理发挥了重要作用。随着我国各项电子业务的迅速发展，电子文件的类型、格式及生成环境发生了很大变化，2002年《规范》已经不能满足电子文件归档与电子档案管理的现实需要。2016年8月29日，国家质量监督检验检疫总局与国家标准化管理委员会联合发布了新的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）（以下简称为2016年《规范》），2017年3月1日开始实施，[2]代替2002年《规范》。本文分析了2016年《规范》在结构和内容方面的特点，并指出其不足之处。 　　一、2016年《规范》的结构特点 　　与2002年《规范》相比，2016年《规范》的整体结构具有如下特点：第一，新增了“业务系统与电子档案管理系统”这一章，从前端着手，对电子文件产生的业务系统的归档功能进行了较为全面的规定；第二，改节为章，扩充细化。例如，“电子文件的归档范围”从原来第六章“电子文件的收集与积累”下的一个小节扩充为单独的一章；第三，跨章合并，聚合内容。在原第九章增加了“电子档案备份”“电子档案元数据的维护”这两个小节，强调了备份及元数据维护对于电子档案安全管理的重要性，并将电子档案的存储、备份、利用、统计、元数据维护这几个部分统一归并为“电子档案的管理”，层次分明。具体见表1。 　　二、2016年《规范》的内容特点与变化 　　2016年《规范》在总则部分明确规定，电子文件归档与电子档案管理应纳入单位的信息化建设规划，并从全程管理理念和前端控制原则出发，规定了电子文件形成或办理部门、档案部门、保密部门、信息化部门等与电子文件形成、归档及管理和维护相关的各个部门的职责；将适用范围从2002年《规范》的“党政机关”扩大至“机关、团体、企事业单位和其他组织”。2016年《规范》所依据和参考的标准文件数量在2002年《规范》的基础上大幅增加扩充，共增加了22个标准性文件，其中有10个国家标准，8个行业标准，4个国际标准，提升了标准的适用性和支撑的广泛性。除此之外，2016年《规范》的内容更为充实，对指导我国现阶段电子文件归档及电子档案管理具有较强的指导作用。具体如下： 　　（一）全面修订了术语及定义 　　2016年《规范》对术语进行了全面修订，主要体现为： 　　第一，新增了9个术语，分别是“电子档案”“组件”“可靠性”“业务系统”“电子档案管理系统”“移交”“归档”“登记”“转换”，澄清了相关概念。其中：（1）“电子档案”是“具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件”，明确了电子文件与电子档案之间的联系与区别。（2）“业务系统”是“形成或