中小型公司集团实用公文规范(含).docVIP

集团公文规范 一、公文 公文是公务文书的简称。公文是具有特定效力和规范体式的文书，是传达方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 党政机关的公文共分为决议、决定、命令、公报、公告、报告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。三河集团内部经常使用的公文有决定、通知、报告、请示和会议纪等，对外主要有请示、报告等红头文件，但模板基本一致。 二、公文审批与存档 1.三集团所有公文审批依据为《文件审批单》（详见附件1）。 2.对于对外的红头文件，必须准备一份盖章版的备份文件，并交由档案管理员存入公司档案。 3.所有董事长审批的内部公文“”发文字号”由综合管理办公室予以统一管理，如需编号，直接向综管办索取即可，不得私自添加文件编号。 二、公文格式 1.页边距：上3.7cm,下3.5cm.左2.8cm,右2.6cm。 2.文字资料一律纵向横排，一般为每页22行，每行28个字，段落设置为固定值28磅。 3.页码。位置位于页面底端，对齐方式为外侧，数字左右各有一条一字线，选择4号宋体。这样设置的页码单页码居右，双页码居左，适合双面打印和左侧装订。 4.文字颜色。如无特殊说明，公文中的颜色均为黑色，公文中颜色不能超过三种。 三、公文编排规则 1.标题。字体为宋体，字号为二号，顶格居中排列。标题较长时多行居中排布，成梯形或菱形，不能排成上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形，回行时要词意完整，长短适宜。 2.正文。公文首页必须显示正文。字体为仿宋GB2312，字号为三号或小三。编排于标题下方空一行，每个自然段左空2字，回行顶格。正文中的结构层次依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；如三层结构可用“一、；（一）；1.”划分；二层结构可用“一、；（一）”或“一、；1.”划分。其中，一级结构用黑体字，二级结构用楷体字，第三层和第四层用仿宋GB2312字体。 4.附件说明。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 5.发文机关署名、日期及印章。成文日期一般右空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份标全称，月、日不编虚位（即1不能编为01）。发文机关署名在成文日期之上，以日期为准居中编排。印章端正、居中下压发文机关署名和日期，印章顶端不压正文。 6.附件。附件另面编排，“附件”二字及顺序号用三号黑体字顶格编排在左上角第一行，附件标题居中编排于“附件”下空一行位置，附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致，附件格式要求同正文。 四、请示、报告、决定、通知公文规范 1.请示和报告的异同 请示和报告同属一个行文方向上行文。 行文目的不同：请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。 标题不同：一般来讲请示的标题中不写报告二字，就是x?x?x关于x?x?x?x?x?x的请示；报告的标题中不写请示二字，就是x?xx关于x?x?x?xx?x的报告。 结束用语不同。请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。 处理结果不同。请示属于“办件”，指上级机关应对请示类公文及时予以批复；报告属于“阅件”，对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答复，但也没必要件件予以答复。 2.决定和通知的异同 决定和通知同属一个行文方向下行文。 在事情的重要程度上，决定是重大事项，即对全局性普遍而重大意义的事项决策或行动安排，通知是一般事项，即传达需要下级办理、周知、执行的事项。 在使用范围上，决定“窄”，因为只有事关全局的、政策性强、任务艰巨、执行任务长的重大 HYPERLINK /ZongJieDaQuan/ \o \t _blank 工作才用决定；通知“宽”，一般性事项凡需要下级办理、周知、执行的都可用通知。 3.请示、报告、通知、决定模板（详见附件2） 五、会议记录、会议纪要公文规范 1.会议记录 会议记录的格式包括两部分：一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议、问题，这是会议记录的核心部分。 记录方式：一是详细具体地记录，尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言，如重大决定的会议等。二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议，如公司晨会、周会、月度例会等。