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浅谈文书档案整理常见问题及的策略 　　[摘 要]本文首先对机关文书档案整理进行概述，说明机关文书档案整理的主要内容和文书档案整理工作的重要作用；其次从实际工作经验中总结分析机关文书档案整理工作中存在档案归档、整理方式、整理内容等方面的问题；再次对这些问题提出应对策略，旨在本文能够为推动机关单位文书档案工作的发展提供参考和帮助。 　　[摘 要]文书档案；档案整理；问题解决 　　中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）20-0281-01 　　引言 　　机关单位作为履行我国政府职能的重要单位，其档案的确定性、丰富性和实用性对机关单位工作的推进十分重要。优秀的档案整理不仅能够理顺机关单位的工作脉络，还能够为以后的工作提供借鉴，因此，文书档案整理这一关，是档案工作中的重要环节，加强档案整理的力度，是文书档案整理工作人员必须重视的。 　　一、机关文书档案整理基本要求 　　（一）机关文书档案整理的主要内容。机关单位的文书档案整理工作是整理文书文件。机关文书档案包括人事材料和行政材料两个大类，无论是哪种材料，收集来时都是没整理过的，特别是人事材料比较难收集。档案整理工作人员要将这些文书材料进行分类，首先分开年度，根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，把应归档的文件划分为三个管理期限归档，将请示和批复的文件跟在一起归档，还要将相同工作内容、同一次活动、同一项工作、同一个会议的文件材料排在一起归档。在整理过程中将欠缺的材料进行记录，然后就催促单位将欠的材料补回来，等单位将其补好后，再插入到整理好的档案中，并且对材料进行排序、打页码、盖章、装订、录入、入盒、打印纸质目录。 　　（二）机关文书档案整理工作的重要作用。首先，有利于单位的发展。完整的机关单位文书档案在一些类似的决策性事件中，档案发挥着重要的、查阅、借鉴作用，又能够给档案使用者提供完备的、可靠的资料； 其次归档后的文件经过整理后，能够反映历史的真实面貌。第一，档案员按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》将归档文件按年度分类进行整理，可以反映同年度所做的工作和发展过程；第二，把归案文件按照内设机构分类好，可以反映同一内设机构的情况；第三，反映同一类问题的基本面貌；最后，文件材料经过整理后，便于档案的管理，同时还有助于档案的后续利用。文件经分类、编号后，能按年度、问题，期限、件号进行了排架管理，方便日后查阅，以及档案的存取、销毁工作，经过装订、装盒后，能有效防止灰尘，避免档案库内的水分渗透到文件材料中，减少文件的损毁程度，文件经过整理好为以后档案查找节省时间。 　　二、机关文书档案整理常见问题 　　（一）文书档案材料来源复杂归档慢。以机关单位的文书档案内容来看，档案材料主要分为两大类，一类是人员流动档案，一类是机关工作的历史记录，但无论是哪种类型的档案材料，都需要优秀的文书整理工作的密切配合，如催促工作人员和相关的机构尽快提交档案材料，将机关工作的材料和文件进行初步的整理，形成有条理的、能够顺利归入档案的文书材料。但是，在实际工作中，机关单位的文书档案材料来源似乎十分复杂的，人事材料可能来源于各个不同地区和单位，有时候不是随着入职人员而来的，档案被漏寄的情况时有发生，这给档案整理工作造成很多麻烦；另外，文书工作与文书档案整理工作的衔接也不够紧密，如机关的某项重要工作内容，因为办理时间较长，材料较多，归档起来十分缓慢；还有就是在整理当年的文书档案发现有以前年度的文件，而这些文件来源于放错年度，或者是在某些工作人员手上清理出来的，而以前的文书档案已经整理好了，要加插回这些文件，又要重新检索、核对档案实物、整理，加大工作量；再加上我市各机关单位的档案员一般是兼顾做的，本身日常的工作比较繁重，没有更多的时间去将文书材料做好整理和归档工作，加上缺乏档案整理方面的知识和专业技能，对文书档案的划分标准、整理归档、操作检索了解不够，又大大降低了档案建设的“及时性”。 　　（二）档案整理方式落后。目前机关档案资料多为纸质，很多资料仅有流动过程的记载，早就找不到实际的资料，还有的资料需要花长时间才能被找到，为资料使用带来巨大的麻烦；并且，纸质资料保存要求严格，档案资料多有损伤、很容易遗失，一次的档案室装修或者搬迁就可能导致某些资料的遗失；另外，档案整理工作人员都需要对这些排列好的纸质档案进行存档检查，一旦有新档案插入，就必须将已经排列好的纸质档案进行挪动或再次整理，纸质资料搬运费时费力，给档案整理工作人员的日常工作造成负担，这是由档案整理方式落后造成的。 　　（三）档案整理内容范围狭窄。目前机关档案资料大多数还都是关于机关人事调动、机关事务审批和报告会等公文性资料，这些资料细节性不强、可利用性低，使档案整理工作的实际效用