常见的会议会务系统方案.ppt

蓝信移动会务支撑方案 简介 蓝信为大会提供移动会务支持，通过会务统一管理、统一调度、统一通知、统一沟通，打造安全的“互联网+会议管理平台”。 大会嘉宾邀请 会议全生命周期管理 会议管理阶段重点工作 会议通知 会议筹备 归档总结 会议后服务 会议反馈 会议报到 开/闭幕式 会场服务 会议交流 会议通知拟稿 会议人员范围确定 通知发送及送达确认 报名回执统计（航班、酒店、接站用车） 会场确定及设施确认 会议预算及接待方案 会议资料的确认及录入 会议服务指南准备确认 现场签到（蓝信签到） 会务资料推送 会议行程安排（房间、行程路线、用餐、考察） 会议议程确定 会场准备及确认 交通及接待方案执行 会议日程提醒 会议重要信息发送 生活服务信息（天气预报、穿衣指数）发送 群组讨论（省政府会务组、市政府会务组、运营商会务组等） 投票统计 开/闭幕式议程执行 调查反馈 问卷统计 效果评估 返程交通安排 后续跟踪交流 预算执行统计费用结算 筹备阶段 会议期间 会议后期 会议前期 会议通知 会议报名 参会人管理 会议通讯录 会议指南 会议前期 会议前期——会议通知 会议通知 1、会议通知的编辑生成 会议前期——会议通知 会议通知 2、会议通知 下发三种下发方式可选 会议前期——会议通知 会议通知 3、会议通知 三种接收方式确保信息必达短信 会议前期——会议报名 会议报名 会议通知的接受和参会人报名 1、会议通知支持参会人报名功能 2、可自行提交报名 或 转发给实际参会人或由领导去指定参会人 3、报名信息添加问卷进行参会信息收集和汇总、会议分组等。 4、报名信息后台实时统计 5、参会人也可扫二维码报名 会议前期——参会人管理 参会人的统计和管理 1、参会人员管理可通过自主报名、批量上传，手动添加三种形式 2、便捷的分组管理，支持参会人员表的导出 会议前期——会议通讯录 会议通讯录的建立和参会交流 1、会议通讯录管理 2、参会人员分组显示 3、会务组分组显示，方便联系 会议前期——会议指南 会议指南—— 会议服务信息的综合门户 会议指南中的会议日程、须知、地址等会务信息自定义编辑，支持文本、图片、视频、链接、文档等多种形式。 会议前期——会议指南 会议指南—— 会议服务信息的综合门户 会议日程、会议须知、会议地址等会务信息集中展示，会议服务信息的综合交互平台 会议前期——会议指南 会议指南 会议日程、会议须知、会议地址等会务信息集中展示 会议期间 会议签到 信息发布 会场服务 会议交流 会议资料 会议期间 会议期间——会议签到 会议签到 1、现场签到 参会人扫描二维码，快速签到。 扫码人信息与参会人信息匹配，签到成功。 非参会人信息不匹配，签到失败。 临时更换实际参会人，需联系管理员更新参会人信息后，可成功签到 欢迎您参加中美旅游领导高峰会议 请您扫描下方二维码签到 会议期间——会议签到 签到管理 1、签到信息实时统计 2、通过签到地理位置信息确保签到的有效性 3、签到情况（实际参会人员情况）实时导出 会议期间——信息发布 会议要闻和信息及时发布 1、可用单图文、多图文、文本等多种形式呈现 2、推送参会人，确保及时送达； 3、可增加评论功能，可对评论进行统计，所有评论人员信息后台可溯源查询，确保舆情可控； 会议期间——会场服务 会场服务信息即时推送 会议期间——会议交流 参会人讨论交流 1、管理员后台建立会议讨论群组，管理群组人员范围，便捷发起小组讨论 2、参会人在会议讨论交流群内可沟通交流和资料分享。 3、系统自动发送短信提醒参会人所加入的讨论群组，提醒及时参加所在群组的互动讨论； 4、在会议进程中，管理员可根据会议主题，快速灵活设定讨论群组； 会议期间——会议交流 会务在线服务及问题反馈 通过会议互动讨论群，进行 服务安排，对参会人员提出的问题即时反馈 会议期间——会议资料 会议资料共享分发 1、可通过广播号图文消息下发会议资料附件； 2、权限控制，可通过分发选择可阅读参会人员范围； 3、所有会议期间的发送文档，通过同步可在会议文档选项中集中管理； 会议期间——会议资料 会议资料的阅读 1、会议资料列表汇总，随时在线查阅 2、无法下载外传，通过水印技术防止截屏外传，确保信息安全 会议后期 返程服务 调查反馈  会议归档 会议后期 会议后期——返程服务 返程交通安排——路线指南 返程交通安排——返程信息调查 会议后期——返程服务 返程交通便捷统计 即时导出统计表，便于会务组安排车辆 会议后期——返程服务 会议后期——调查反馈 会议调查问卷——生成 1、管理员快速生成调查问卷， 2、便捷添加选择题或者问答题； 会议期间——调查反馈 会议调查问卷——接收及