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浅述如何提高高校秘书队伍建设 　　摘要：高校秘书是高校发展和建设的一支重要力量，在提高学校信息化建设水平中起着举足轻重的作用。目前，高校秘书队伍存在服务意识不强、专业不对口、各级领导对高校秘书重视不够等问题，因此要提高高校秘书自身素质，加强各级领导对高校秘书的重视。 　　关键词：高校秘书；队伍建设；自身素质 　　 　　高校秘书是高校中一个独特的群体，作为高校管理队伍中的基层管理者，肩负着管理和服务的双重任务。他们既要“参与政务”，又要“管理事务”；既做领导的“助手”、学校（系、部）的“管家”，又要做联系师生的“桥梁”，工作任务重，责任大。高校秘书的工作质量和效率直接影响整个学校的教学、行政管理工作，进而影响高校的根本任务――人才培养。因此，办好一所高校不仅需要有高素质、高水平的专职教师队伍，而且需要有精明能干的秘书队伍。充分认识到秘书队伍建设的重要性，建设一支素质高、业务强、队伍稳定的高校秘书队伍刻不容缓。 　　 　　一、高校秘书的工作职责和特点 　　 　　（一）高校秘书的工作职责 　　高校秘书主要分为教学秘书和行政秘书两种。教学秘书的工作职责主要有协助院系领导处理日常的教学管理工作，使教学管理工作正常合理地运转；负责院系的学籍管理工作；收集、整理与管理各类教学档案；做好上情下达、下情上呈的协调沟通工作，使各项规章制度、教学管理文件及时地传达给全体师生并贯彻实施，同时将师生的意见、要求和困难及时反馈给院系领导或教学主管部门。行政秘书的工作职责主要有以下内容：文书工作，如院系对内、对外文稿的草拟、审校、打印和发布，会议记录和会议纪要的整理，公文传送和信息资料的保存，管理类材料的归档等；行政沟通工作，联系院系行政管理层和师生员工，联系学校各职能部门，协调院系内各部门间的合作，承担院系的接待和外联事务等；人力资源工作，考勤考核、职称评定、福利发放等；根据院系行政管理层的要求，协助编制院系行政组织架构，如岗位设置、人才招聘、员工培训等；日常行政工作，协助院系行政管理层督促各项工作计划、制度的落实，处理突发事件、紧急事件。 　　（二）高校秘书的工作特点 　　1.服务性。从高校秘书工作职责可以清楚地看到秘书的角色行为是建立在为领导和师生服务之上的，因此服务性成了秘书工作的主旋律。 　　2.综合性。秘书工作千头万绪，涉及面广，范围和内容极其丰富。就其工作内容而言，协助领导管理教学、处理文书、组织会务等都属于秘书的职责范围。 　　3.创造性。虽然秘书工作的主要内容是服务，但却非常需要解放思想，具有创造性、开拓性思维。要善于打破传统的思维模式和习惯，敢于独立思考，为领导提供建设性意见，做好领导的参谋。 　　4.时效性。秘书工作十分繁杂且大部分工作时间要求都很紧，因此要提高效率，讲求时效。 　　5.突发性。秘书经常要处理突发事件、紧急事件并及时向院系领导报告，对领导交办的临时事务要及时处理。 　　6.繁杂性。既有常规性的日常管理工作要做，又有一些突发性的教学工作要处理，工作重、责任大，且工作的内容范围几乎涉及院系教学、行政管理工作的方方面面。 　　7.保密性。由于秘书工作在领导周围，常常接触各种文件、机密，因此秘书要有高度的责任心，严格遵守保密制度，不失密，不泄密。 　　 　　二、高校秘书队伍现状分析 　　 　　改革开放30多年来，我国高等教育事业飞速发展，取得了举世瞩目的成就，尤其是近年，随着高校改革的不断深入，发展更加迅猛。但由于普遍存在建校和升级时间短、资源紧张等问题，各高校往往把主要精力放在加强师资队伍建设上，在管理队伍建设方面却只重视高、中层管理人员的配置，高校秘书队伍建设几乎成了各高校建设中的一个盲区。 　　（一）高校秘书自身因素 　　目前，在我国高校秘书群体中，女性的比例比较大，占高校秘书总数的90%以上，且年龄多在35岁以下。他们大多是刚从高校毕业就开始从事秘书工作，精力旺盛，运用现代化办公设备能力强，接受新信息快，反应敏捷，有朝气，但是他们自身也存在以下两个方面的问题。 　　1.服务意识不强 　　有些人片面地认为，高校秘书待遇较低、工作任务重，每天都是在做一些琐碎的事情，没有什么前途，于是在工作中消极应付，工作意识淡薄，服务意识不强。 　　2.高校秘书学非所用，专业严重不对口 　　各高校秘书大多数都来自不同专业，他们有的是学中文等文科性质的专业，有的是学化学、物理等理工科性质的专业，大多未经历过教育学相关专业的学习，也缺乏一定的统筹协调等管理经验，从事高校行政秘书工作存在一定的困难，到了秘书岗位上不仅使他们不能很好地发挥原来所学的专业优势，不能提高专业水平，反而使他们面对这一新的工作感到无所适从，秘书职责不明，不利于提高秘书工作水平。 　　（二）各级领导对高校秘书的重视不