关于编写岗位说明书的工作指南新.pdf

关于编写岗位说明书的工作指南 一、编写岗位说明书的目的 为了明确各岗位在公司日常运作中的位置和功能，帮助岗位任职人员明晰、理解本职工作的 意义和作用，通过规范自身的工作行为从而达到提升组织运行效率的目的，需通过岗位分析的办 法将各岗位设立的目的、职责内容、任职条件等要素梳理清楚，并以岗位说明书的形式加以固化， 形成有效的规范文件。 二、岗位分析的要点 岗位分析的目的是为了明确和解决以下问题： 1、岗位应履行的主要职责 2、应达到的业绩标准 3、如何完成此各项工作职责及完成工作职责需要具备的条件 4、各职位的隶属关系及工作权限 5、各岗位应具备的知识、经验、技术、能力要求 6、工作条件和工作环境要求 三、岗位说明书的构成 岗位说明书一般由四个部分组成：组织结构图、岗位基本信息、岗位职责信息及岗位附加信 息，四个部分项目衔接，共同勾画出特定岗位的全貌。 组织结构图：通过框图的形式，直观地表现出特定岗位在组织中的位置及该岗位在部门中的 分工； 岗位基本信息：对岗位的工作目的、上下关系、主要的职责权限给出明确的定义和描述； 岗位职责信息：描述该岗位在组织中所承担的功能模块，并对每个模块的主要内容逐一界定， 帮助岗位任职者明晰自身在工作开展过程中的作用。 岗位附加信息：对特定岗位开展工作所需打交道的对象、任职条件及工作环境等要素进行描 述，使任职者明确胜任岗位所需具备的素质和能力。 四、岗位说明书编写要点 1、组织结构图 一般表现岗位的组织结构图以部门为单位，通过标注特定岗位的位置说明该岗位在部门中的 所处的层级。例如，某公司行政办公室中的 “行政专员（档案）”可表示为： 1 办公室主任 行政专员(机要) 行政专员(文秘) 行政专员(档案) 行政专员(杂志) 从上图可知，该岗位所在的办公室一共有5 个岗位，办公室主任是该部门的管理岗位，而其 他 4 个岗位为分工各异的平行岗位。通过组织结构图，岗位的任职者可以对其所在部门的层级 及工作分工结构产生明确的认识。 绘制组织结构图需注意对部门内层级关系的梳理，对形成管理关系的岗位要通过纵向的位置 及联系来表示，而对平级的岗位则需放在同一水平位置。 2、岗位基本信息 岗位基本信息一般由：岗位名称、岗位编码、分析日期、所属部门、直接上级、汇报对象、 直接下属、下属人数、岗位目的、岗位权限等字段构成。其中： “岗位名称”是特定岗位的标准称谓，一般形式为“部门名称+ 岗位名称”，如上图标注蓝 色的岗位标准名称为：“行政办公室行政专员（档案）”；该字段填写中需先加入部门名称是为了 避免在不同部门中存在相同岗位名称的情况。一般基础性的岗位，如“内勤”，往往在多个部门 中都有设立，A 部门和B 部门都有内勤岗位但两者工作内容并不一定相同，用“A 部门内勤”和 “B 部门内勤”来称呼两个岗位，就能够有效识别出岗位的差异，避免造成组织内部的混乱。 “岗位编码”和“分析日期”往往联系在一起，用于帮助岗位体系的管理者能快速识别出某 个特定的岗位，并了解到该岗位分析是否符合现实的需求；因此这两个字段往往是在岗位体系完 成以后同一编制的。 “所属部门、直接上级、汇报对象、直接下属、下属人数”等字段是用文字的形式对组织结 构图进行解释。其中“直接上级”指直接分管领导，“汇报对象”则包括直接上级、业务相关上 级、分管领导等；“直接下属”和“下属人数”只有管理岗位需要填写，直接下属指的是直接向 自己汇报的下属，而下属人数就是直接向自己汇报的人数。如某车间工段长下面有 3 个小组， 每个小组有一个组长和两个组员组成，对工段张来讲直接下属就是组长，下属人数为3，而组长 的直接下属是组员，下属人数为2。 “岗位目的”是概括性地描述特定岗位设立的目的，即该岗位在组织中所起的作用。 “岗位权限”是岗位所赋予任职者的人、财、物的管理权限，因此一般管理岗位才需要编制 该字段。 3、岗位职责信息 岗位职责信息一般分为计划与制度、日常职责两个部分进行编制。