企业文件管理程序.doc

学会计、学出纳，就上会计学堂论坛 会计学堂论坛-20万会计人的选择 中国管理网 HYPERLINK 中国最大的企业管理资源中心 深圳市千木化工有限公司 文件管理程序 文件编号 版 本 生效日期 页 次 QP01 A 2003/ 第1页 共6页 制定单位 制 定 审 查 批 准 ISO办公室 修 订 记 录 NO 章节号 修 订 摘 要 修订人 1.目的 为确保本公司质量文件的一致性、正确性、有效性、适用性，确保质量制度之相关单位(人员)持有最新之文件，以及防止不适当的文件被误用。 2.适用范围 凡本公司与质量管理体系相关之内部(质量手册、程序文件、作业指导书等)及外来文件(相关标准或其它与质量活动相关之文件均属之)。 3.职责 3.1本程序由ISO办公室制定，管理者代表审查，总经理批准，相关人员配合执行。 3.2文件的制定：由部门(各部门之最高负责人)制定或专人制定。 3.3文件的审查：质量手册、程序文件、三级文件由管理者代表审核。 3.4文件的批准： 3.4.1质量手册、程序文件由本公司总经理批准。 3.4.2三级文件(作业指导书即操作规范、检验规范等)，由管理者代表批准。 4.定义 4.1 质量手册：有关本公司经营组织与各机能之概括性、 原则性之摘要说明。 4.2程序文件：有关事务之处理方法、手段、顺序等之说明，如采购管理程序。 4.3作业指导书：为执行质量要求， 在技术上所规定之具体方法、手段与判定要领，如作业指导书等。 5.作业内容 5.1文件的分类与编号： 5.1.1本公司质量体系文件从内容上分为四级：即一级为质量手册；二级为程序文件；三级为作业指导书等；四级为记录、外来文件等。 5.1.2文件编号： 质量手册的编号为QM01，其各代号是指：“QM”为手册文件；“01” 程序文件的编号为QP□□，其各代号是指： “QP”代表二级质量文件；其“□□”代表文件序号。 三级文件的编号为WI□□，其各代号是指：“WI”代表三级质量文件；其“□□”代表文件序号。 外来文件的编号为WL□□□□□□-□□□-□□，其各代号是指：“WL”代表外来文件，其前八个□代表外来文件接收的年月日，其后的四个□代表文件序号，最后的两个□代表外来文件版本，该文件需登录于“文件总览表”并注明“外来文件”字样（备注：该种序号可根据需要升为更多位）。 5.1.2. 5.2文件的制定、审查、批准及分发层次： 文件名称 制 定 审 查 批 准 分发单位 质量手册 ISO办公室 管理者代表 总经理 各部门负责人 程序文件 各负责人 管理者代表 总经理 各相关负责人 三级文件 单位负责人 管理者代表 管理者代表/总经理 各相关场所 备 注 程序文件以下文件的制定，可由各指定的人员。 5.3文件的制定格式： 5.3.1一、二级文件的制定格式（见如下）： 目的：说明制定该文件之用意。 适用范围：说明该文件适用工作范围。 职责：说明该文件的制定与执行相关单位。 定义：说明该文件之专有名词在文件中之特有意义(质量手册不需该项)。 作业内容：说明该文件之责任参与作业之人员，以及工作范围步骤，其中内容详细说明，有流程图则依流程图说明（质量手册的该项为4.）。 附件：说明该文件所派生的表单格式或流程图等(质量手册不需该项）。 参考文件：指明制定该文件所参考之相关文件(质量手册的该项为5.)。 5.3.2一、二级文件的封面格式、内页格式见附件。 5.3.3三级文件的内容格式及封面内页格式不做具体规定。 5.4文件的制定： 5.4.1各部门依质量体系作业需要制定草案，经相关权责人审查，相关权责 人批准，由文控人员作打印和发行。 5.4.2文件制定的格式依5.3进行作业。 5.5 文件的修订，各部门依质量管理体系作业需要，由原制定单位人员填写“文 件变更申请表”说明原因及变更内容后，由相关权责人审查、批准，将“文 件变更申请表”交至文控人员，文控人员将原文件作文件修订并于修订记 录中作登记。 5.5.1外来文件的变更由相关权责人直接在原文件上上注明“作废”字样，必 要时以相应的“内部联络单”通知原件作废及执行的新件的编号。 5.6文件的分发与销毁： 5.6.1文件的分发统一由文控影印分发，文件的分发需加盖“受控文件”章， 受控文件的发放统一由文控负责，接收方在“文件分发控制表”上签名 确认。 5.6.2文控需将变更后的文件除保留原稿作参考外（需在原稿上盖“文件作废”章以做识别，保存期限视实际需要