文件资料控制程序.docx

唐山凯伦新材料科技有限公司 文件控制程序 A/0版 受控状态： 文件编号：TSCL-QP-01 编 制：文件编写小组 日 期：2017年06月01日 审 核： 日 期： 2017年06月15日 批 准： 日 期：2017年06月15日 2017年06月15日 发布 2017年06月15日 实施 程序文件 文件编号 TSCL-QP-01 生效日期 2017年6月15日 文件控制程序 版本/修订状态 A/O 文件页码 PAGE \* MERGEFORMAT 2/6 修改记录 序号 修改内容 修改版本 修改日期 修改人 审核人 批准人 1 目的 本程序规定公司 HYPERLINK / 管理体系文件的编制、审核、批准、发布、修改等过程的要求，以确保各部门所使用 HYPERLINK / 文件的有效性及一致性。 2 适用范围 适用于公司各部门与管理体系有关的文件的控制，包括管理手册、程序文件、工作指引类文件、作业性技术文件等体系文件及相关的外部文件、临时文件的控制。 3 职责分配 3.1人事行政部负责管理手册、程序文件、工作指引类等文件的发布、补发、回收、作废的管控作业和公司 HYPERLINK http://http://index.php/12-146.html 管理体系运行所需的外部文件的管理。编制受控文件一览表。 3.2 各部门应指定人员负责管理与本部门相关的带有受控文件标识的文件。 4 程序描述 4.1 文件的编制、审核、批准 4.4.1 文件的编制可根据文件级别的要求，必要时可成立文件编写小组进行。 4.1.2 管理手册：由总经理组织相关人员编写，副总经理审核，总经理批准。 4.1.3 程序文件：由各部门负责人组织相关人员编写，部门负责人审核，总经理批准。 4.1.4 工作指引类文件：此文件可分为工作程序指引和作业性技术指引两类，工作程序指引如：规范、实施细则、管理制度、管理办法、方案等。作业性技术指引主要指产品生产作业标准、工艺和原材料、半成品、成品检验标准等。由相关部门负责编写，部门负责人审核，所属部门副总经理批准。 4.1.5 同一级别、类型文件的编制应保持统一的格式、风格。 4.1.6 未签名确认或未按规定签名确认的文件无效。 审批权限详表 审批权限 文件 编写 审核 批准 管理手册 文件编写小组 副总经理 总经理 程序文件 各部门 部门负责人 总经理 操作指导 各部门 部门负责人 副总经理 表单 各部门 部门负责人 副总经理 4.2 管理体系文件编号原则 4.2.1 管理手册的编号：TSCL-QEO-XXXX TSCL:公司代号 QEO:质量手册 XXXX:实施年份 4.2.2 程序文件的编号：TSCL-QP-XX TSCL:公司代号 QP:程序文件 XX:程序文件顺序号 4.2.3 工作程序指引类文件的编号：TSCL-WI-XX-YY TSCL:公司代号 WI:工作指引类文件 XX:编制部门代号 YY:文件顺序号 4.2.4 记录表格的编号：TSCL-QR-XX-YYYZ TSCL:公司代号 QR:记录表格文件 XX:编制部门代号 YYY:顺序号 Z:记录表格版本 4.2.5 部门代号编号 人事行政部—XZ 生产部—SC 设备部—SB 财务部门—CW 技术部—JS 品控部—PK 物流部—WL 4.3 受控文件的编码作业 4.3.1 为确保受控文件编号的唯一性，管理手册、程序文件、工作指引文件（管理制度，管理细则等）由各文件编制人员应向人事行政部申请文件编号，由人事行政部依4.2(管理文件编号原则)进行编号作业。已发行的受控文件如需更改，文件修订人无需再向人事行政部申请新编号，直接沿用原编号即可。 4.3.2 作业性技术指引文件的编号 作业性技术指引文件可由人事行政部根据所对应的不同文件性质给予统一编号。 4.4 文件的发放 4.4.1 人事行政部接到由各部门待发布的受控文件，应先确认文件格式、编号、是否正确，内容、页次是否清晰，是否依要求进行签核。如无误由副总经理批准确定实际发放数量及发放范围后复印,填写文件收发记录表发放相关部门，签字确认。人事行政部保存管理体系文件原稿。 4.4.2 管理手册副本、程序文件副本由人事行政部加盖受控文件章及编发放号后发放到各相关部门。其它受控文件副本加盖受控章后发放给各相关部门，并按规定在文件收发记录上登记。 4.4.3 为确保各部门使用的文件保持最新的版本﹐人事行政