文件材料管理通用文件材料的形成与运转.PPTVIP

文件管理 浙江省档案局 陈慧瑛 文件的概述 文件是一种信息记录，是人类社会记录、固定和传递信息的工具。文件是档案的主要来源。科学地管理文件不仅能提高机关、企事业单位的工作效率，而且也能为今后的档案工作打下坚实的基础。 第一节 文件的概念 一、文件： 是指社会组织和个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。 是国家机构、社会组织和个人在履行其法定或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 二、文书：是组织或个人以文字方式直接记录信息的材料，是交流情况，处理和解决问题的工具，是一种书面方式的文件。 “文书”与“文件”具有通用性 广义文件与狭义文件之分 三、公文：即公务文件。公文是法定机关、团体、企事业单位等形成的具有完整形式和处理程序的文件。 特点：由法定作者制发 具有法定的权威性和现行效用 具有规范体式和特定的处理程序 作用：发布政策法令、传达工作意图、 联系公务与记载工作活动的一种重要工具 第二节 文件的种类 一、划分方法： 按来源分：有收文、发文和内部文件 按保密程度分：有绝密、机密、秘密、内部、限国内公开和对外公开 按行文方向分：有上行文、下行文和平行文 按载体形式分：有纸质文件、感光介质文件、磁介质文件和电子文件 按文件规范性情况分：通用公文和事务文件 二、通用公文的名称和用途 1996年5