办公自动各化第五章.pptVIP

第五章 办公中数据库分析与处理 制作人：江友 办公中数据分析与处理 本章要点 EXCEL表格中内容填充的常用技巧 EXCEL数据库表格的特殊格式设置 EXCEL表格中数据有效性的设置 EXCEL数据库表格中的排序与筛选 EXCEL数据库表格中的分类汇总操作 EXCEL数据库表格中的数据透视分析 EXCEL中的数据图表制作 EXCEL表格中公式和函数的使用 EXCEL中的关联表格操作 5.1 利用EXCLE进行数据分析与处理概述 ¤ EXCEL中的数据库表格简介 所谓数据库就是与特定主题和目标相关联系的数据集合。在EXCEL中，可以通过首先创建数据库表格，然后再利用其提供的菜单命令进行数据的分析与处理。 ¤ EXCEL中有很多可以进行数据分析和数据处理的功能，包括数据排序、数据筛选、分类汇总、数据透视、合并计算、关联表格处理等。 5.2 “报名信息汇总表”数据库表格的建立 “编号”列的自动序列填充（自动填充柄…） 定义单元格数据的有效性 选定需要设置数据有效性的单元格区域/数据/有效性/数据有效性对话框/设置选项卡/序列/来源… 注意：序列中的各项之间的逗号必须为英文状态符号。 使用数据清单添加记录 数据/记录单…  5.3 对报名信息汇总表进行数据分析 1、排序的依据 ① 数字从最小的负数到最大的正数排序 ② 在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前 ③ 所有错误值的优先级等效 ④ 空格总是排在最后 ⑤ 汉字的排序可以按笔画，也可按字典顺序 序，这可以通过有关操作设置。 2、按单个字段排序 操作方法：姜光标置于待排序列中，单击工具栏上的“升序”或“降序”按钮即可。 3、按多个字段排序 将光标定位于待排序数据可的任意单元格中，选择“数据”/“排序”命令，打开排序对话框，再进行相关排序设置。 4、特殊排序方式 “数据”/“排序”/“排序选项”对话框… 说明：按数据库排序时，只需单击数据库中的任 一单元格，无需全选。 筛选（自动筛选、高级筛选） 1.自动筛选 “数据”/“筛选”/“自动筛选”… 2.高级筛选 “数据”/“筛选”/“高级筛选”… 说明：不管是自动筛选还是高级筛选，筛出来的数据都没有被删除，只是被隐藏而已，可以恢复。（恢复方式有多种） 如何通过“窗口”菜单冻结窗口？ 高级筛选的注意事项有哪些？ ⒈高级筛选必须指定一个条件区域，它可以与数据可表格在一张表格上，但是必须与数据库之间有空白行隔开；条件区域也可以数据库表格不在一张工作表上。 ⒉条件区域中字段名必须与数据库中的完全一样，最好通过复制得到。 ⒊ 如果“条件区域”与数据库是再一张工作表上，在筛选之前，最好把光标置于数据库中某一单元格，这样数据库区域就回自动填上数据库所在位置，省去再次鼠标选择或者重新输入的麻烦。 对报名信息汇总表中的数据分类汇总对报名信息汇总表进行数据透视分析 1、分类汇总： ⅰ对需要分类汇总的字段进行排序，从而使相同的记录集中显示。 ⅱ选定数据库中任意一个单元格。 ⅲ选择“数据”/“分类汇总”命令，出现“分类汇总”对话框。 2.数据透视分析： ⅰ数据透视表以及数据透视表的创建和功能。 ⅱ数据透视图以及数据透视图的创建和功能。 数据透视表的更新 数据透视表的数据来源于数据源，不能在数据透视表中直接修改，即使数据库中的数据被修改，透视表中的数据也不会自动更新，必须执行更新数据操作才能刷新。 需要更新数据透视表时，有三种方法可用： ㈠“数据”/“更新数据” ㈡在数据区域的快捷菜单中用“更新数据”命令 ㈢在“数据透视表”工具栏上单击“更新数据”按钮。 5.4 笔试成绩的数据处理 1.成绩中原始数据的输入 如要输入的数据显示如“001”的效果，需要在输入数据前先以单引号（英文状态）开头，否则输入的“001”将只显示“1”。 2.数据库表格的格式设置（如下设置可通过“格式”菜单栏进行设置） （1）数据库标题格式的设置；（“格式”/“合并并居中”） （2）字段标题的格式设置；（字号、颜色、粗体效果等） （3）条件格式设置；（“格式”/“条件格式” 最多三个条件） （4）表格边框设置；（“格式”/“边框”） （5）间隔底纹效果的设置。（先设置样例再格式刷） 用公式计算笔试成绩 进行公式输入时应该遵循以下规则： ⑴ 公式输入时必须以“=”开头，公式中间不能包括空格； ⑵ 公式中的单元格引用可以在编辑区直接输入，也可以通过单击该单元格或拖动单元格区域以实现自动填充。