文书档案的归档与整彩理青海电力方.pptVIP

文书档案的归档整理  方 鸣 国家档案局教育中心副主任 研究馆员 010 E: fm8364@163.com 一、档案工作的关系定位 档案工作千头万绪，事无巨细， 但归纳起来即三个字： ——收、 ——管、 ——用 档案工作关系示意图 ↙↗ ↖↘ ←→ ↖↘ 收——基础； 管——手段； 用——目的。 应达到的目标—— 收得齐全； 管的科学； 用着方便。 二、文书档案的来源 1、文书档案—— 是由公务文书（文件）转化而来； 2、公文的种类： （1）命令（令）；（2）决定； （3）公告； （4）通告； （5）通知； （6）通报； （7）议案； （8）报告； （9）请示； （10）批复； （11）意见；（12）函； （13）会议纪要 常用事务性  公 文 1.计划（规划） 2.方案 3.总结 4.情况汇报 5.调研报告 6.简报 7.会议主报告 8.领导讲话 9.典型材料 10.规章制度… … 3、文件是档案的前身， 档案是文件的归宿； 今天的文件→ 明天的档案； 今天的档案→ 将来的历史。 4、公文与档案的区别—— 处在文件生命周期的不同生命阶段； 5、档案工作应与文书工作紧密结合， 不能分家， 要努力做到“文档一体化”； 文档一体化： （1）管理体制上—— （2）工作制度上—— （3）操作流程上—— （4）人员配置上—— （5）时间安排上—— （6）网络运行上—— 三、归档工作的基本原则 1、记录本单位历史的真实面貌； 2、遵循文件的形成规律； 3、保持文件之间的历史联系； 4、区分不同价值； 5、使用科学、便捷的操作方法； 6、严格执行档案法规、规范和制度； 7、方便今后的保管和利用。 四、科学划分归档范围 1、做好档案价值的鉴定工作 具备4种眼光—— 历史的眼光 发展的眼光 全面的眼光 科学的眼光 确定归档范围要坚持 “以我为主”的 “ 职能“原则： ——以突出反映本单位的工作特色。 简易方法： （1）正式对外发文—— 一般都应归档； （2）收文—— 与本单位工作职能直接有关的才归档； （3）内部运转文件—— 注意加强归档。 五、坚持“集中统一管理原则” ①各部门按规定向档案部门移交档案； ②不得据为己有或拒绝归档； ③集中统一管理包括—— Ⅰ、文件的归档 Ⅱ、业务指导 注意—— 要坚持文书部门或各业务部门的立卷归档制度。 谁形成，谁立卷； 谁整理，谁受益； 最终实现档案资源共建共享。 谁办谁归档， 随办随归档。 理由—— 文件承办人最了解文件的来龙去脉。 六、共同遵守归档制度 1、归档时间—— （1）第二年的第一季度前； （2）随办随归档。 2、归档要求—— （1）齐全； （2）完整； （3）规范； （4）及时。 3、归档手续—— （1）各部门预整理； （2）档案人员检查、指导； （3）调整、改进； （4）正式向档案室移交； （5）办理手续，清点、检验、 移交清单、签字。 七、归档整理的新方法 以国家档案局发布的 《归档文件整理规则》为依据—— 1、整理要求—— 在计算机管理条件下， 文件实行以“件”为单位的 单份文件编号整 理， 努力做到“随办随归档”， “谁办谁归档”。 2、整理的原则—— （八字方针） 简化整理， 深化检索。 3、适用范围—— 只能应用于文书档案的整理。 4、整理的10大步骤—— （一）确定整理单位—— 每份文件（自然件）为一件。其中： 正本与稿本为一件； 正文与附件为一件； 来文与复文为一件； 转发文与被转