秘书工作实物地.docVIP

PAGE PAGE 1 秘书的工作方法 请示方法与报告方法 请示是秘书工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上司请求批准。上司必须作出答复或批复。报告，则是秘书向上司反映情况，提出建议，或应上司要求作出汇报。上司不一定作出答复或批示。这是两种不同的概念和方法。请示与报告一定要分开使用，两者的作用、意义不同。请示必须事先，报告则可以在事先、事中、事后。该请示的作了报告，上司可能听过、看过后不作批复，会误事；该报告的作了请示，可能造成上司误批，也是文员的失职。 请示具有以下的内容和形式： (1)请示内容：必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理。常规性工作或自己职权范围内的事则无须请示。秘书应注意在实际工作中，体会、掌握办事规律，分清哪些问题可以自己处理，哪些问题可以处理后报告上司，哪些问题必须请示后再处理，避免遇事不敢负责现象，并防止越权行事的偏向。 (2)请示形式：可以是口头形式，也可能是书面形式。重大、政策方面、需授权批准的事，作书面请示，上司作书面批复，以示慎重，也可备日后查证。一般的事，事务性工作，只需解决一些疑难的事，可用口头请示，上司只作口头答复或指示。紧急的事，秘书可先作口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，留档备查。 请示必须注意： a．请示要对口：遵守按上级分工、对口请示的原则。向分管上司请示有关工作，避免多头、越级请示，对涉及多方面的综合性上作，应向主持全面工作的领导人请示，并将有关情况通报其他分管上司。 b．请示要单一：遵守一文一事的规则，避免将多项事务写在一份请示内，造成上司批复的困难。 报告要简明：要求主旨明确，内容简要，条理清楚，以节省上司的时间、负担。冗长和空洞是秘书写报告的大忌。报告具有以下的内容和方式： (1)报告内容：一是定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导；二是工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；三是合理化建议，供上司改进工作时参考；四是应上司的要求汇报情况。秘书主动汇报情况，要区分轻重缓急，适时、适地、适度地进行，以免干扰上司的工作。 (2)报告方式：口头或书面形式。重要情况、重大事项采用书面形式，必要时可以附上秘书自己对情况的看法和意见，提出处理问题的建议和方案，供上司选择、参考。 计划方法和总结方法 秘书对自己的工作要做到有计划地事先予以安排。秘书的工作有受支配、制约的部分(上司委派的或部门分配的工作)，也有自己支配的部分(职份内的日常工作)，都要善于安排。 (1)要有科学的、明确的工作计划：工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间。 (2)分清轻重缓急，决定工作次序，有条有理地去进行。受制约的工作应置于前，自己支配的工作则置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有灵活性，使计划有一定余地。做到： 整段时间——做复杂、需连续进行的工作(如文件拟写)； 零星时间——做简单、可间断的工作(如信件处理、查阅资料)； 要善于控制某些工作(如接待来访者、通电话)时间的弹性。 秘书应养成过一段时间就记录自己工作时间的使用情况(每周用于拟稿、接待、联络、参加会议等各占多少时间)，再结合工作成绩、效率作适当调整。 总结方法是秘书每隔一段时间就要对自己的工作作及时的回顾，以便肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教训。从时间上、规律上进行。 受意方法 受意是秘书接受和领会上司意图。一种是直接受意，即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与秘书谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等。这种直接受意，易于判断和领会。另一种是间接受意，指上司在平时随便交谈情况下，或与其他人员谈话中就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。秘书要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。秘书还要防止自作聪明地去捕捉上司的“默许”和“暗示”，以免弄巧成拙。要做到： a．备好记录本，记录下指示要点。 b．注意倾听，用心判断指示的用意。 c．必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。 d．如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。 e．接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 传达方法 传达是秘书将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。一种是正式传达，即由秘书在正式场合上宣读文件，或口授上司指示；另一种是非正式传达，即由秘书有意识地向传达对象“透露”主要精神，或所谓“吹吹风”。一些尚未最后