会务管理办法.docx

PAGE 第 page 5页 共 numpages 5页 会务管理制度 会务管理规定： 召开会议是集团公司加强服务和信息畅通管理、有效地完成好各项任务的手段之一。适时召开各种会议，可以起到上情下达、沟通、交流信息、研究工作、做出决策。确保集团公司运营正常运转，提高工作与管理效率。会务管理规定如下： 会议类型： 总裁/董事会 总裁经营活动分析会 专题工作会（业务、技术、研讨会） 中高管周办公例会 员工大会 会议安排： 董事会 （一小时内） 会议内容：总裁代表董事会汇报工作情况；提出需研究决定集团公司营运、人事、财务等方案及战略部署决策。 召开时间：每月不定期/次 会议主持：集团总裁办主任 与会人员：公司高管人员（特殊情况的列席人员） 开会地点：董事长小会议室 开会方式：汇报、研究、决策、指令 会议准备：由总裁助理提交需要汇报、研究的各项内容 会议记录：集团总裁办助理 其他事项：必要时做出会议决定、或有关通知并下发到各部门、分公司/店第一责任人、集团总裁办备案。 经营活动分析会 （二小时内） 会议内容：各运营、业务、人事、财务第一负责人，汇报月完成工作目标进展及绩效情况，提交下月工作计划；财务提交盈利报表分析；人资提出考核评比结果、总裁对工作重大问题提出进行讨论、决策； 召开时间：每月初15日前上午9时正 会议主持：营运副总裁 与会人员：各部、分公司负责人 开会地点：集团会议室 开会方式：总结、计划、商讨、部署、决策 会议准备：与会人员准备一月工作述职报告 会议记录：集团总裁办营运助理 其他事项：必要时做出会议纪要或有关通知，并下发到相关部门第一责任人、集团总裁办备案； 专题工作会议（业务、技术、研讨会——二小时内） 会议内容：研究讨论某一项重要专业技术工作或课题，并提出落实（解决）措施及动作方案。 召开时间：不定期 召开部门：各业务版块负责人 会议主持：业务部门专业负责人 与会人员：有关领导、专家，以及相关协助工作人员 开会地点：集团会议室或临时定点 开会方式：研讨、决议、方案 会议准备：由主会部门提出需要研究的工作或课题 会议记录：业务部门行政文秘 其他事项：必要时做出会议纪要或有关通知，并下发到相关部门第一责任人、集团总裁办备案； 中高管周办公例会 （一点半小时内） 会议内容：各自汇报工作中需协调的问题与下周工作计划，集团总裁办主任点评本周督办检查或某项工作（活动）完成情况并提出表扬与批评，CEO对特别问题做出明确指示，安排部署协调配合集团运营、业务的工作或具体活动（任务）； 开会时间：每周五下午14:30分召开/次 召开部门：集团行政部 会议主持：行政经理 与会人员：集团各部、分公司/店中、高管人员 开会地点：集团会议室 开会方式：汇报、总结、协调、部署 会议准备：行政部准备周工作总结、计划及表彰材料 会议记录：集团总裁办文秘 其他事项：会后两天内做出会议纪要并下发到各部各分公司/店第一责任人，集团总裁办备案； 员工大会 （二点小时内） 会议内容：通报集团运营工作进展，表彰先进部门、分公司个人、通报特别的问题，以及下步员工奋斗的短期目标、协调配合集团运营的工作、活动方向； 召开时间：集团每季度/次不定期；各部、分公司/店每月/次； 召开部门：集团行政部；各部、分公司/店自行； 会议主持：集团行政部经理；各部、分公司/店第一责任人； 与会人员：全体员工 开会地点：集团员工大会临时通知；各下属员工会自行确定； 开会方式：总结汇报、表彰、部署、 会议准备：集团由行政部收集提交需要汇报、表彰的各项材料；各下属单位自行准备好了 会议记录：总裁办助理 其他事项：做出会议纪要下发到各部门、分公司 部门周会 （10——30分钟内） 会议内容：总结上周工作安排下周任务及需解决的问题； 召开时间：每周一早9:00——9:30分 会议主持：各部主要管理人 与会人员：集团、分公司各部员工 开会地点：各单位 开会方式：总结、部署、 会议准备：各自工作进展 会议记录：部门行政专员 其他事项：重大的事件可做笔记备案； 会议管理：（违反者扣绩效5分/次；罚款100元/人、次。） 按时召开和参加会议，规定的参会者不得缺席，迟到、早退；（年休、轮休期间除外）特殊因工作紧急出差实不能参加，必须委派第二责任人参会； 会议召开人应提前做好各项会议准备，记录人员应做好会议记录、拟出会议纪要、会议决定、通知等。 集团行政部应建立专项档案，保存好各会议资料、文件，确保有椐可查。 为提高公司管理的透明度、信息畅通，召开各类办公会、（除保密会以外）中、高管会后，各部、分公司必须以会议形式，及时传达集团公司会议决议精神给所属员工，并做好传达会议人员签到、会议记录； 任何会议须按规定时限召开，凡超时会仪集团总裁办将给予