文件化信息控制程序.docx

目的： 通过职责划分、明确工作程序及要求，确保公司管理体系有关的文件、记录的编写、修改、发行、 废除和管制等文件化信息得到有效控制。 范 本程序适用于与管理体系有关的所有文件化信息的控制。 职责： 1文件编制（修订）、审核、批准权限 文件类型 编制（修订） 审核 批准 手册文件 质量部 管理代表 总经理 程序文件 主管部门 管理代表 总经理 作业标准/办法 主管部门 主管部门经理 管理代表 表单记录 主管部门 主管部门经理 管理代表 3. 2文件编制单位代号为: 单位 代号 单位 代号 质量部 Q 物料部 M 人力资源部 H 财务部 F 工程部 E 商务部 S 生产部 P 3.3质量部是管理体系文件控制的归口管理部门，负责批准后的文件分发、收冋、销毁及管制，负责检 查监督各单位管理体系文件的管理实施情况。其它管理性文件由各相关职能部门归口管理。 4公司总经理负责制订颁布公司质量方针和质量目标，批准【质量手册】和第二层次程序文件的发布。 5管理代表负责公司内使用的笫三层次文件的批准发布。 6管理代表负责组织有关人员对现有文件进行评审。 7管理代表负责组织编制、修改、并审核质量手册和第二层次程序文件。 3. 8各单位一把手负责本部门内的文件、作业标准的审核。 3.9工程部负责技术性文件的归口管理，负责检查监替各单位技术性文件的管理实施情况，适时安排文 件修改的评审。 3. 10各单位负责建立本单位使用的与管理性有关的体系文件清单，并进行管制。 有关术语和定义： 1技术性文件：特指顾客工程标准/规范及其更改、产品图样及设计文件、工艺文件、检验作业指导书、 技术标准、图样更改、工艺更改、工装模具图样等。 2管理体系文件：除技术性文件以外的与管理有关的体系文件，如各种工作程序、工作规范等。 3系统文件：【质量手册】将管理体系中各作业要项以书面文件形式作系统的规定。 4程序文件：将管理体系中各管理程序以书面文件叙述的文件。 5指导文件：管理体系中各作业标准、办法、图而、说明其作业方法的文件。 4.6表单记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项，以数字、文字、图表或其它可明确表达 内容的文件呈现执行的结果。凡具有下列条件者称为正式表单： 使用期及保存期超过三个月以上。 正式附属于质量手册、程序文件、作业标准内并赋予编号列管。 4.7外来文件：国际标准、国家标准、行业标准、客户提供Z文件数据等非本公司内部所发行的文件数 据均属之。 文件控制工作流程： 5.1文件控制工作流程标准 序号 流程块 工作内容或标准 —- 文件需求 各单位根据质量管理和体系标准要求，确定所需的文件清单。 二 文件编写/修订 文件编写 1、质量手册一一由管理代表组织编写。 2、程序文件一一根据质量管理体系要求策划，由管理者代表组织编制【稈序文件】； 3、三阶文件一一由各部门主管组织编制各作业标准/作业办法文件、表单。 文件修订 1.文件运行中，发现文件需要修订时，由原文件编写单位提出，并填弓【文件制/ 修/废申请通知单】，对英作出相应修订； 2、文件经多次更改（修改状态从0到9时）或文件需进行大幅度修改时应进行换 版，原版次文件作废，换成新版和新版次，新版次从0次开始。 三 市核 1.质量手册和程序文件由管理代表审核. 2.各部门内作业标准/办法、表单由各单位一把手审核。 3.【文件分发/回收表】的审核与相应文件审核程序相同。 四 批准 1.编制单位将质量手册、程序文件及共【文件分发/回收表】送总经理批准。 2.各部门内作业标准/办法、表单，由编制单位将文件原稿及审批发放表--起报管 理代表批准。  3.【文件分发/回收表】批准与相应的文件批准程序相同。 7l 外来文件接收 1.对于一般外来文件，如国家、国际标准等统一由职能部门接收、登记、编号、 转发，发放时加盖“外来文件”印章。 2.对于顾客提供的技术资料，按工程规范变更程序进行管理。 六 文件归档管理 1、文件编号：程序文件的编号由质量部在编制程序文件汇编时按编号方法一编写。 其它三阶文件的编号由编制单位按编号方法二编写。（技术资料的编号格式不包 含在内）。编制人员应确保文件编号和发放号其唯一性。表单记录的编号办法由 编制单位按编号方法=编写。 编号方法= 质戢手册的编号方法为： QEM □□ 口□□口 I I 编写年份 序列号 质呈环境管理手册 编号方法二 程序、制度规范文件的编号方法为: QEP □□口 QEP □□口 □□ □□口口 编写年份 序列号 标准条款 程序、制度、规范、指导书 编号方法三:表单记录编号为: QER 序列号 标准条款号 记录 2.编制单位将审批后的系统文件、程序文件、三阶文件及各式表单的原稿、【文件分发/回收表】 及电子版一起报质量部，由质量部系统列帐管理。同时要及时在公司局