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文件与资料管理流程文件编号：YYD- 文件与资料管理流程 文件编号：YYD-HR-001 版 本：A/0 生效日期：2008年06月01日 第 PAGE 7页/共 NUMPAGES 7页 目的： 为保障公司内部管理的所有文件与资料均能达到有效管制，并确保所有文件与资料的充分性、适宜性和有效性，杜绝无效或过时作废的文件出现在作业现场，特制定本流程。 适用范围： 适用于公司各管理体系的手册、流程、规范、作业指导书、技术文件、记录表单、外来文件及其他有必要保存的文件与资料,其管理范围为所有文件与资料的制订、归档、签发、使用、废止、销毁的全部过程。 相关责任方： 本文件的责任者：人事行政部系统组DCC 本文件的顾 客：文件的使用者 本文件的相关方：最高管理者、管理者代表、各部门 定义： 管理体系：建立并实现公司经营方针和经营目标的体系。 管理手册：规定组织管理体系的文件，主要有：质量和环境管理手册、绩效管理手册等。 管理流程：为进行某项活动或过程所规定的途径，即将一组相关联的活动通过特定的逻辑关系构成一个活动链，再配上需要的资源和实施方法，进而成为公司的主要活动规则。 规范：阐明要求的文件，是对各管理流程中，某些活动进行的细化规定。 作业指导书：具体工位的作业方法描述文件。 ECN单：工程变更通知单。 BOM表：针对某一产品展开的物料清单。 资料：非文件但有必要保存的书面资料。 记录：依据手册、流程、规范、作业指导书的各类数据和表单均属记录。 档案：与各管理活动有关联性的文件、资料，经由各单位责任人予以分类整理后，并集中归档保存的，称为档案。 受控文件：为本公司管理体系运作中的依据文件（包括内/外部文件），具指导作用，需作发放、回收记录及变更修订管理，发放前加盖“受控文件”印章标识。 参考文件：不直接指导工作而只作参考或证明功能的文件，可按申请发放，但不作回收记录，不列入变更修订管理，不维护其有效性，发放前加盖“参考文件”印章。 失效文件：已经注销或作废的文件。 DCC：文件控制中心 DCC为公司文件与资料的主要控制与管理中心，设在人事行政部。 DCC职责： 负责制定文件管理流程与规范。 对文件管理流程执行进行监控与改进。 对各管理手册、全公司性的方案与公告、对外发文的统一管理(发放、回收、报废、销毁)。 对各管理手册、流程、规范、作业指导书的电子管理（发布、修改、管制）。 对管理手册以外文件的具体管理(登记、发放、回收、作废、销毁)。 对流程、规范、作业指导书的文件（书面及电子档）进行管理。 文件与资料的标识见《文件与资料管理规范》。 内容： 序号 流程 责任岗位 工作要求 相关文件/记录 1 开始 开始 2 文件的策划 文件的策划 管理者代表 管理者代表通过组织对公司管理现状的评价，结合现行有效的质量和环境管理标准，以及相关法律、法规对管理体系进行系统的策划，包括：质量/环境手册、职位手册、流程规范、作业指导书、技术规范、记录文件、外部文件等。 为确保管理体系文件在使用中得到有效控制，通过 《受控文件一览表》、《外来文件控制清单》和《表单管制总览表》确定。 管理者代表应制定文件编写计划，明确编写进度和责任。 《受控文件一表》 《外来文件控制清单》 《表单管制总览 表》 3 文件的编写 文件的编写 编写责任人 文件的编写： 管理体系文件应由对该文件所涉及的工作内容及管理要求较熟悉的人员来编写。 文件内容涉及单一部门的由该部门负责编写。 文件内容涉及多个部门的，由主要职能部门主持编写。 文件编写要求： 文件编写内容必须符合相关标准和法律、法规。 文件编写格式须符合《文件与资料管理规范》。 文件编写进度必须符合有关要求。 《文件与资料管理规范》 序号 流程 责任岗位 工作要求 相关文件/记录 4 文件的评审 文件的评审 总经办 体系专员 稽查专员 部门经理 编写责任人 文件的审核： 文件的审核按6.1规定的要求，由审核者在文件的“审核”栏签字。 审核的重点应侧重在文件的充分性、适宜性、可操作程度、工作接口、文字表述等方面。 文件的评审： 涉及多个部门的文件（如公共流程），由文件责任部门将文件草案给各相关部门评审。 文件评审目的在于确定各相关部门之间的职责与接口是否准确、清楚。 评审的项目包括：文件格式、职责权限、工作接口、可操作程度、记录表格、文字表述及其他。 文件评审可通过开会或通过文件传递形式进行，具体方式由文件责任部门决定。参与评审人员应在《文件评审表》内签字确认。 评审中的异议处理： 在评审过程中若有异议，由文件责任部门针对持有个案异议的人员进行单独讨论修改，无异议后送核准人核准。 若持有异议的人数超过会签人数的1/