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供应商主数据 (维护和查询) 培训教材 作者：董梅 日期：2000/8/25 审核：张建飞 目 录 流程介绍 ………………………………………………3 基本概念 ………………………………………………6 系统操作步骤 …………………………………………7 系统操作方法 ………………………………………2 供应商主数据的查询……………………………. 供应商主数据的创建…………………………….7 供应商主数据的更改…………………………….19 供应商主数据的冻结……….…………………….21 供应商主数据的删除……………………………..24 一、维护供应商主数据流程介绍: 一、流程描述： 为了向供应商下达采购申请，完成采购任务。需要在系统中创建并维护供应商的主数据。如果供应商主数据发生变更，需要及时更改有关数据。 主要活动： 供应商主数据维护流程主要包括以下内容。 产生维护新的供应商主数据的需求。 在系统中查找是否存在该供应商的编码； 如果新的供应商在集团范围内已经存在，扩展维护公司代码数据和采购组织数据； 如果新的供应商在集团范围内不存在，在SAP系统中创建供应商的一般数据、公司代码数据和采购组织数据。 产生供应商主数据变更需求。 如果需要在集团范围内变更供应商的一般数据，通知相关平台后，在系统中更改有关数据； 如果需要在公司范围内变更供应商的公司代码数据和采购组织数据，在系统中更改有关数据。 需要冻结/删除供应商记录时，在系统中进行冻结/删除供应商主数据。 二、基本概念： 供应商主数据包括三个层次：一般数据、公司代码数据、采购组织数据。 一般数据：是集团公司内部各子公司共同使用的数据。包括供应商的地址、电话、与其进行联系所使用的语言、以及供应商的银行信息、税务信息等。 公司代码数据：是公司一级的有关供应商的会计信息。包括统驭科目、付款条款等。 采购组织数据：是存在于采购组织一级的与采购运作有关的数据。包括定单货币、付款条 款、合伙人功能等。 三、系统操作步骤： 在SAP系统中查询供应商编码。 在SAP系统中创建供应商主数据。 在SAP系统中查询已经维护了的供应商主数据。 对SAP系统中的供应商主数据进行更改。 对SAP系统中的供应商主数据进行冻结。 对SAP系统中的供应商主数据进行删除。 四、R/3系统操作方法(含所需单据) 在系统中查询供应商是否已经存在： 查询某供应商的一般数据是否在系统中存在？ 查询某供应商在某个采购组织下是否存在？ 路径：后勤 ? 物料管理 ?采购?主数据?供应商?清单显示?采购清单 操作说明： 进入“供应商清单：采购”屏幕 将光标置于供应商空白处，点击 图标出现检索条件窗口。点击图标选择“按供应商增殖税登记号查询”条件，进行查询。由于增殖税号码是唯一的，所以可以确定供应商的唯一性 输入字段 检索词：用于建立一个匹配码的短名。 检索词的命名规则：国外供应商以供应商英文名称的简称作为检索词。 国内供应商以中文名称前六个字的汉语拼音第一字母 命名。 例如：国外供应商 TOSHIBA CORPORATION 的检索词为 “TOSHIB” 国内供应商上海惠普有限公司 的检索词为“SHHPYX”。 操作方法：1、直接在空白处输入所要查询的检索词，然后点击 图标。 2、使用模糊查询。如：要查询所有检索词中带有“H”的供应商， 需要在空白处输入“*H*”， 然后点击 图标。 3、如果需要将所有供应商全部列出，空白处不输入任何内容然 后点击 图标。 名称：供应商名称 操作方法与检索词相同 增值税代码：供应商的增殖税代码 操作方法与检索词相同 显示查询结果： 如果所查询的供应商已经存在，双击供应商编号，再点击图标显示查询结果。 结果显示该供应商是在0107这个采购组织下的，如果需要在0205LTL(沈阳)采购组织下创建，就需要在0205这个采购组织下继续创建采购组织数据。 创建供应商主