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秘书的工作知识 第一节 秘书与上司的关系 企业是一种以营利为目的的社会组织，每个企业在组织结构上有纵横两条轴线： 纵线指企业的管理，即从董事长、总经理到普通员工； 横线指企业的运营，如生产部、市场部、营销部等。 上司与秘书的关系在纵线上，是一种管理关系，秘书与上司之间必须有一种默契，秘书不是为上司而工作，但必须根据上司的指令与上司一起共同为企业而工作，秘书必须牢记“一切权利都属于自己的上司”这一铁的原则，不得越位代理。 第二节 秘书的日常工作 一、日常工作内容 （1）办公室的整理 （2）接待客人和接打电话 （3）文书工作 （4）日程管理 （5）信息管理 （6）上司出差事务管理 （7）准备会议 （8）照顾上司 （9）档案管理 （10）辅导新秘书的工作 二、职责范围 （一）整理办公室 包括从文书档案管理到与各部门联系和协调等，目的是为上司创造一个舒适、整洁和不受外界干扰的工作环境。 （二）收集信息 秘书的第二大职责是为上司收集其决策所需要的信息。 三、秘书日常工作的要求 （一）发挥主观能动性 案例：于雪是某公司财务总监的秘书。他发现，每年到2月底，上司就特别忙碌，经常把财务部门的几个经理找来通宵达旦地研究问题，刚开始于雪并不知道这是为什么，只是觉得有些特别，并不知道自己应该主动做些什么。深入学习业务后才知道，作为一家上市公司，公司每年3月底之前要向社会公开财务决算报告。由于对外发布公司业绩报告会影响公司股票价格，事关重大，所以上司要与几个部门经理密切磋商。了解这一情况后，于雪今年不需要上司交代，就主动将做决算报告所需要的相关资料提前准备好了。 （二）注意不“越位” 秘书应该有主动积极的精神为上司处理一些杂物，但这种主动性的分寸不容易把握，许多秘书在工作中积极过了头，优势甚至让上司陷入被动，遇到自己不明白或自己不能作决定的事情时，必须向上司请示，不能“先斩后奏”。 作为秘书，绝对不能干预上司的决策，超越自己的职责范围自行其是。秘书在工作中必须注意： （1）未经授权，在各部门送上来的报告上签字盖章。 （2）随便接待或回绝没有预约的客人。 （3）询问会议内容 （4）代替上司接待客人。 （5）随意决定上司的工作日程。 四、执行指令与服从指令 （一）执行指令 自觉主动去处理； 分清轻重缓急，优先执行； 不自作主张，找适当时机汇报。 （二）记录指令 准确写出要点； 不照搬口头用语； 日期、时间、地点、数量等准确清楚记下。 （三）服从指令 “份外”的工作往往意味着“额外”的机会 第三节 给上司提建议 一、建议要慎重 作为秘书，职责是为上司创造最佳的决策环境，而不是参与经营决策。秘书在提建议时要慎重考虑是否与上司站在同一角度和高度。 二、建议的方式 在给上司做汇报时尽量让上司做“选择题”，避免做“回答题”。在给上司提建议时，也是同样如此。 提建议时要注意，自己只提建议，决定权交给上司，让上司来选择，可以让上司做“行”或“不行”的选择，这时建议多半会得到上司的认可。如果上司说“就由你来看着办吧”，说明建议被采纳了。 三、提建议时应注意的问题 （一）说话尽量婉转 秘书在提一些有关原则性或决策性的建议之前，秘书一定要做些铺垫，先营造一个平和的气氛，比如先说“也可能是我多嘴，有几句话我还是得说……”、“关于某某问题我是这么看的，不知对不对……” （二）切忌命令式 秘书给上司提建议时一定要避免用命令的语气说话。不能用“……是不允许的”这类否定句式，否则会引起上司的反感。 （三）确认事实 给上司提建议之前要确认自己说的是不是事实，如果没有客观依据，建议不仅没有什么效果，反而会起到反作用。 （四）考虑结果 在提建议之前要考虑提建议之后的结果。 （五）选择时机 给上司提建议最好选择没有第三人在场的时候，否则会严重伤害上司的自尊心而遭到其驳斥。 案例一 年轻的小王大学毕业以后，应聘到一家规模很大的贸易公司的杭州分公司工作。凭着他的聪明和能力，经过一段时间的努力，他被分公司的李经理看中，调到经理办公室当秘书，王秘书干得倒也有声有色。这些天王秘书很兴奋，因为几天后总公司的张副总经理要来他们分公司视察工作。由于他工作出色，人又机灵，李经理点名让他陪同一起向张副总经理汇报工作