2018年办公室事务管理之接待实务.pptVIP

办公事务之 接 待 实 务 涉外接待的基本原则 一、不卑不亢 二、依法办事 三、内外有别 四、尊重个人 五、女士优先 六、入乡随俗 影响接待规格的因素有哪些？ A、对方与我方的关系 B、我方的接待资金情况 C、一些突然的变化 D、曾接待过的客人，可参照上次标准 E、客方人员的要求 如何拟定接待计划 主要内容： 一、确定接待规格：接待规格决定了：A主陪人员，B主要工作人员，C住宿地点、标准、房间数量、D宴请时间、地点、标准、人数，E会见、会谈时间、地点、参与人员 二、接待工作的信息准备： （来宾信息登记表） 1、来宾的基本情况（单位全称、业务范围、发展态势、来访人数、姓名、姓别、年龄、职位、民族、信仰、抵返日期、航班等） 如何拟定接待计划 2、需准备的文字材料（汇报材料、发言材料、参考材料、欢迎词、答谢词、协议书、会议纪要等） 三、接待工作人员安排：时间、地点、事项、主要人员、陪同人员 四、日程安排：包括时间、活动内容、地点、陪同人员等。以表格方式列出。 如何拟定接待计划 五、接待经费列支： 工作经费（会议室、打印资料） 住宿费 餐饮费 劳务费（讲课、演讲、加班等费用） 交通费 参观、游览、娱乐费 纪念品费 宣传、公关费 其他费用 接待过程中的注意事项 1、本单位如有接待制度，按制度执行 2、注意来宾的特殊习惯，尽量满足需求 3、接待过程，务必注意保密 秘书人员的基本礼仪要求 职业服装的搭配 文秘人员的职业形象 女性商务职场着装 六忌 过于杂乱、场合不规范 过于鲜艳、要保守不张扬 过于暴露，尤其胸、肩、大腿 过于透视、要尊重、庄重 过于短小与紧身 过于肥大与不和谐 职业女士裙装 禁忌 着黑色皮裙（避嫌） 裙、鞋、袜不搭配，半高根黑皮鞋、袜子肉色或浅棕色、袜口入裙且无损坏 光脚（避嫌） 三节腿（恶性分割）：半截裙、半截袜子、露腿肚子一截 男士穿西装 禁 忌 裤子短（盖住皮鞋） 衬衫放在西裤外 西服领围太大，衬衫领脖空隙太大或太紧(一指原则） 领带太短与太长 衬衫领口扣不系就扎领带，衬衫袖口扣不系 袖子太长,应比衬衫短1厘米 上衣裤子口袋鼓囔囔 穿运动鞋 皮鞋、袜子、西服、包颜色不协调 （一）西服的选择技巧 款式 第二部分 接待过程 2、会面礼仪——问候 ?问候要注意的顺序问题： ——地位低者先问候地位高者 ——男士先问候女士 ——下级先问候上级 ——主人先问候客人 握手的次序有何讲究？ “尊者决定”原则：具体情况（具体对待） 年长者与年幼者 长辈与晚辈 老师与学生 女士与男士 已婚者与未婚者 先至者与后来者（社交场合） 上级与下级 客人来访时，迎候的时候是主人先握手 客人告辞时，客人先握手。 握手有哪些禁忌？ 不要用左手 不要争先恐后 不要戴手套（特殊情况除外） 切忌手湿、手脏或手凉 不要用力过大 不要戴墨镜 不要将另外一只手插在衣袋里 不要另一只手拿东西 不要面无表情 不要长篇大论，点头哈腰 不要握对方的手指尖 不要给对方手指尖 不要把对方手拉过来推过去 不要握手后立即擦拭自己的手掌 不要拒绝与他人握手 介绍的次序如何？ 1、把主人介绍给客人：客人有优先知情权 2、尊者居后：位低的介绍给位高者 晚辈介绍给长辈；男士介绍给女士 当人多的时候，由职位最高者负责其他来宾 名片使用有哪些禁忌？ —接受名片后，不宜随手置于桌上 —不可递出污旧或皱折的名片 —名片夹或皮夹置于西装内袋，避免由裤子后方的口袋掏出 —尽量避免在对方的名片上书写不相关的东西 —不要无意识地玩弄对方的名片 —上司在时不要先递交名片，要等上司递上名片后才能递上自己的名片 —起身接受名片，并确定名片上信息 —辈份较低者，率先以双手递出个人的名片 —名片字反向，或背面，左手递 商务交往中的谈话 忌选话题： 非议党和政府；涉及国家秘密和行业秘密；非议交往对象的内部事物如对方接待不周等；背后议论领导、同事、同行；涉及低级趣味的事情；涉及个人隐私（收入、年龄、婚否、健康、个人经历） 宜选话题： 双方约定；格调高雅；轻松 愉快； 时尚流行；对方擅长 第三部分 接待中的位次排列 主人开车时的座位次序 计程车的座位次序 会客室入座的礼仪 谈 判 座 次 商务交往位次排列（1） 商务交往 位次排列（2） 商务交往位次排列（3） 确定礼宾次序的基本原则 1、按照来宾所在国或地区名称的拉丁字母顺序排列 2、按照来宾的身份和职位高低价来排列 3、依据来宾抵达现场的具体时间的早晚来排列 4、依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后来排列 5、不排列 1、确定礼宾次序方案 2、提前通知有关各方 3