第一章秘书工作概述.pptVIP

秘 书 实 务 ;教学目的;教学重点与难点;案例导入季市长与他的秘书;案例导入;案例导入;案例导入;;第二天，那些专家们没写出综合材料，办公厅只得安排他们一起出席座谈，以便帮助领导回答专业性很强的问题。没想到市长谈吐自如，旁征博引，毫无外行窘态。不仅美国专家对市长的学识感到吃惊，连本市的学者也大为赞叹. 老许与市长配合了四年，市长的书籍和资料增加了五倍。市长升任省长后，每晚睡觉前看第二天需要的资料的习惯没变。秘书已经退休了，但被他画着各种符合的各类资料，还经常在原任市长、现在的季省长的手中、枕下和书桌上。;通过案例分析，如何理解市长夫人对市长的评价：“老季不过是个比别人勤奋些的凡人。这位出了名的、勤奋的凡人后面，还有一个不出名的更勤奋的人—市长的秘书老许” ;1.1.1 “秘书”词义的演变 宫中秘藏之书 ?? 最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。 职务之称: 秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。 社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。 ; 1.1.2 秘书的定义 所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。 什么是辅助性工作？ 什么是综合性服务？ ;国际秘书联合会：秘书应是上司的一位特殊助手，她们掌握有关办公室事务的处理技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且能在所给予的权力范围内作出决定。 欧洲职业秘书联合会 ：对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多工作。她能在一定范围内作出决定和发出指示，并在做生意的场合代表她的上司。;秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称，也可以是受雇于私人的企业。秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工作办文、办会、办事，主要职责是辅助管理、综合服务。（王育《秘书实务》）;狭义秘书：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。 广义秘书：位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手。（秘书上岗资格考试教材）;伟人的秘书;1.1.3 秘书的职业特色 1.直接性 一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么; 二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的; 三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。;2.稳定性 秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。 3.知识化 秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。; 4.年轻化 发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。 5.女性化 近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。但是，在我国，男秘书也不少，各级政府办公室人员中男秘书不少。;1.1.4 秘书的分类 第一、按单位性质不同：机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。 第二、按工作内容不同：行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。 第三、按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。 ;第四、按级别分秘书可以分为; B.文书级秘书 文书级秘书也常被称为“正式秘书”，其主要工作内容是负责起草打印文稿，收发、处理文书，完成上司临时交办的事项，笔录口授文件，负责会议的记录，为上司的报告和文件的撰拟收集组织材料，制定旅行计划和做好差旅报销，管理档案资料，辅助经理管理小额现金，兼做一些会 ;B.文书级秘书;C.执行级秘书 执行级秘书包括业务秘书、行政秘书等，在一些企业中被称为助理、专员、专务等。其工作内容主要是协助上司做办公室和业务部门的有关工作，例如，处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集资料，管理档案，收发传真，接听电话，计划管理上司的时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监督、检查上司下达的工作完成情况，收集信息，协调横向、纵向的各种关系，辅助决策等。执行级秘书的工作与文书级的秘书比较起来更侧重于组织内部的协调和沟通工作，以及对外的联络和公关工作。