最新国家标准2012年党政机关公文格式讲述.pptVIP

（9）人名、地名和其他专有名字、时间、数字、引文要准确规范 这是一个国家进行规范化、科学化管理的内在要求。在公文写作工作中执行国家标准，实现文字表述的规范化，以便于阅读、理解、记忆和贯彻执行。 ①人名应用全名。在执行职务所定的任务或反映身份时，采用“单位＋职务＋姓名”的方式，比如，××市委书记王××，人名后面不再写同志。姓名前面没有冠以单位与职务的，应在姓名后面加“同志”二字。 ②地名要用全称。为了便于查找，地名的前面应冠以省、市州、县市区、乡镇（街道）、村名。县名的前面只冠省名就行了。以地名取名的市辖区，在省内行文，区名前面可不冠市名,向全国行文,区名前面应当冠以省名和市名，但以方位取名的市辖区，无论何种情况，区名前面必须冠以市名。举世闻名的地名可以直接表述。 ③机构名和其他专有名字要用全称或规范化的简称。机构名的简称应以批准机关发文认可的简称为准。批准机关未为其确定简称的，如需用简称，在一件公文中，第一次出现时用全称，并加括号注明简称。不能自造简称，不能使用行业内通用、全社会不能通用的简称。书名、文件名、文章名、会议名、展览名要用全称。引用书名，在其后加圆括号注明出版社名与出版时间；引用文件名，在其后加圆括号注明发文字号；引用文章名，在其后加圆括号注明作者与出处；会议名要在前面说明开会时间与地点；展览名要说明主办单位。 ④时间和数字用法要符合《中华人民共和国国家标准出版物上数字用法的规定》。 ⑤引文准确规范。在公文中引用其他文件、书刊和领导讲话中的文字，一定要查对原文，包括发文字号、刊号、每一个文字与标点符号等，都要做到与原文完全一致，准确无误。 （10）汉字、标点符号和计量单位的使用要准确规范 ①正确、规范地使用汉字。这是爱国主义的表现之一，也是便于阅读公文的要求之一。要准确规范地书写汉字，必须认真学习汉字，尊重祖国的文字和了解祖国文字发展史，不写错别字，不用繁体字、异体字和生僻字，严格执行国家语言文字委员会发布的规定及《简化字总表》的规定，每一个汉字的使用都要做到准确规范。 ②标点符号的使用要符合《中华人民共和国国家标准标点符号用法》的规定。标点符号是公文的重要组成部分之一。它对于准确、规范地表达公文内容和作者的思想感情，具有不可替代的重要作用。因此，必须认真学习、研究和规范地使用标点符号。同时，把学习标点符号知识与学习其他知识相结合，才能更有效地提高运用标点符号的水平。 ③公文中计量单位的使用，要符合《中华人民共和国法定计量单位》规定的计量单位量的名称、单位名称、单位符号和书写格式。 （11）文种使用要恰当 每一个文种，反映了它的行文方向、公文性质、重要程度、语言要求和篇幅长短等。恰当地使用文种，是确保公文质量的重要因素之一。在公文起草之前，要根据行文的目的、要求、内容、行文机关与收文机关之间的关系确定使用恰当的文种，以便采用相应的格式、体裁、篇幅、语言起草公文。不同的文种，具有不同的功能和作用，并体现发文机关与受文机关之间的关系。有的文种具有指导功能，适用于上级机关对下级机关行文，如决议、决定、指示，批复、工作要点等；有的文种具有请示和报告的功能，适用于下级机关向上级机关行文，如请示、报告等；有的文种具有周知的功能，适用公开发布或在一定范围发布，如公报、公告、通告、通报、通知等；有的文种具有规范功能，适用于对特定范围的工作或事物制定具有约束力的行为规范，如条例、规定、细则等。决定、通知既可用于周知性公文，也可用于指示性公文。函具有协商功能，适用平行机关之间协商有关问题或事项。文种使用得当，能增强公文的效能，如果文种使用不当，会影响公文的效能，甚至会造成行文关系的混乱。所以，文种的使用，一定要恰当。公文起草人员要深入研究文种，准确使用文种，实现文种使用与行文关系、行文目的、行文格式、公文语言的一致性。 （12）公文格式要规范 公文的格式是公文的外部特征。它的作用是以规范、庄重的形式和逻辑力量引起人们对它的重视，并为人们阅读、承办和管理公文创造便利条件。公文文面格式中的21个要素和用纸格式、装订格式等都要准确地掌握和应用它。紧急公文应当体现紧急的原因，并按照实际需要标注公文的紧急程度；秘密公文，应按照《保密法》的要求和有关规定准确定公文的密级，涉密公文应标注份号。 （13）征求意见和协调修改 对于政策性、规范性、指挥性、计划性公文，文稿拟好后，对文稿中提出的具体政策、措施、规定是否符合有关方针政策和法律法规，是否切实可行的问题，要征求有关部门的意见。当各有关部门的意见与公文起草单位的意见不同时，要进行协调。经过协调形成共识，然后根据有关部门提出的意见再次进行修改。征求意见、协调修改的方式主要有两种：一是书面征求意见。在公文的标题之下用圆括号标明