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接待标准流程 一、目的 为规范公司对外接待和参观指导工作，保证接待工作的高效有序进行，树立公司良好 形象，保证给来访公司的领导与客户提供一个满意的接待服务。 二、适用范围 本制度适用于公司的商务接待 （含审计接待）活动。 三、职责 1、人事行政部作为参观接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟 定来宾的接待计划，提供后勤保障。 2、各部门作为来宾接待部门，负责配合人事行政部的接待工作，及时提报、反馈来 访信息，协助拟定接待计划，参与来宾接待。 四、接待流程 1、处理接待信息 1.1、来宾对接部门或公司领导获悉来宾来访通知后，及时传递信息至人事行政部； 如因时间紧急，应及时电话通知人事行政部负责人。 1.2、人事行政部及时沟通来宾对接部门全面了解来宾基本情况，包括来宾姓名、性 别、职务、来访具体时间、人数、来访目的和要求、是否需用车、订房或其它要求，并 及时落实。 1.3、人事行政部根据来宾的重要性，确定接待规格。 2、接待规格操作流程 2.1、一级接待规格操作程序 （涉及质量体系官方、客户及政务部门审计或参观） 2.1.1、编制接待方案： 人事行政部在全面了解来宾信息的基础上拟定接待方案，排出接待议程，酌情安排接 待标准 （包含日期、时间、事件、地点、会议室布置、接待用品、人员工作分工、就餐 菜单、车辆安排、住宿安排、台牌制作等内容），并报公司领导审批。 2.1.2、接待前期准备工作 接待方案通过公司领导审批后，人事行政部开展接待前期准备工作： ①会议室布置： （1）桌椅摆放：根据会议类型、性质、人数，结合会议室具体情况安排会场布局， 文件编号：SMP-MO-006-00 主客桌要安排恰当，会议用桌要平整，无污垢，无破损，椅子要赶紧整洁，椅子左右距 离合适，桌椅各成直线。如与会人数较多，需提前准备好椅子。 （2）台牌：根据与会人员名单提前将台牌打好，并确认摆放位置。 （3）电器设备：包括电脑、投影仪、翻阅/激光笔、按规定位置摆放，确保物品干 净整洁，无破损，能够正常使用。投影仪正确摆放，确保投影仪不歪斜，对正投影幕， 应提前1小时调试完毕；各种设备都有备用会前，五分钟检查设备设施是否能够正常使 用。 （4）白板笔、白板刷、便签纸、记事本：白板笔 （黑色两支）需提前备齐放在指定 位置并检查是否有墨，便签纸或记事本放在指定位置。 （5）茶水、点心准备：确定点心、水果品种、数量，提前一天完成购买；会议前1 个小时，将点心、水果 （洗净）放在托盘上放置在指定位置；准备好放果皮的托盘和纸 巾，放于指定位置；将茶水杯或矿泉水摆放会议桌的所定位置 （通常夏季摆放矿泉水， 春秋冬三季摆放茶水）。 （6）空调：夏天将空调提前30分钟打开，保持室内凉爽。 （7）会议室卫生：保洁员在会议前1个小时做好桌子、椅子、地面、窗帘等卫生情 况，各个地方都要打扫到位，保证会议室内外无异味、无杂物。 （8）参观用品准备：人事行政部根据来宾信息准备欢迎牌，，根据客人数量准备白 大褂、安全帽、防护镜、一次性头套、贵宾卡等，所备物品必须摆放整齐； （9）如来宾需要公司安排住宿的，则由人事行政部按规格要求预订酒店，并事先到 酒店考察是否符合要求；如有需要，为来宾办理入住、退房手续；在来宾住宿期间，根 据来宾要求与酒店进行沟通协调。 ②车辆安排 确定司机、车辆安排及用车时间点，并将信息告知司机，司机接受用车任务后，按 要求接送。 ③就餐安排 据来宾情况，酌情安排用餐标准、酒水，与餐馆方确认菜谱 （菜谱中需有一两道菜 是根据客人口味安排的），确定宴请时间、地点、出席者名单等信息，同时通知公司宴 请出席人员相关信息。 2.1.3、接待准备工作前期确认 来宾到达的前一天，对各项接待准备工作进行前期确认，确保每一项准备都落实到 文件编号：SMP-MO-006-00 位。 2.1.4、正式接待 （1）有接来宾至公司任务的人事行政部司机须提前30分钟到指定接送地点准备； （2）人事行政部消警队根据来访时间，提前15分钟立岗迎接； （3）来宾到达前半个小时，开放会议室空调，会议室一切准备工作已就绪。 （4）来宾快到达厂区时，接待负责人应组织参与陪同人员在会议室门前场地站立 迎接以示礼貌。接待负责人及陪同人员应衣着得体，精神焕发，佩戴工作牌。 （5）来宾到达公司