电子文件长期保存格式探析.doc

浅谈电子文件的长期保存和利用 彭　净（广州市机关信息网络中心 广东广州 510635） 摘要：随着现行文件越来越多地以电子文件的形式产生，电子文件的管理难题摆在了人们面前。怎样长期保留有价值电子文件、如何确保电子文件在整个生命周期内的质量完整？尤其是当产生电子文件的软硬件环境不复存在的情况下，如何确保未来的用户仍能查阅这些电子文件？一直是国内外档案界研究和探讨的热门话题。本文以我国对此问题的主要研究为基础，并以国外解决此问题的一些方法为参考，分析、介绍解决电子文件长期保存和利用的一些对策。 关键词：电子文件；保存；利用 1.电子文件长期保存和利用存在的问题 1.1多样性。不同背景和作用生成的电子文件，在收集、保管和利用方面与纸质文件的收集、保管和利用大不相同；不同信息类型的电子文件，由于技术特性不同，存储载体和记录信息的标准、压缩方式也大相径庭。所以，由多种机读格式产生的电子文件，在保证其真实性、完整性、可靠性方面的技术难题很多，而能有效解决这些难题的方法却很少。 1.2复杂性。电子文件如果只限于单纯的文字处理，因其技术含量较低，标准化程度还是比较高的。随着多媒体技术的发展，电子文件成了复杂的多信息混合物。一是在文本处理上可以签署图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使得同一份文件的不同信息存放在不同的数据库中；二是信息技术更新太快，使电子文件离开了特定环境就失去可读性；三是电子文件有易复制、修改、删除的特点，还可根据所需变换输出字体、字号，既使档案“原件”的概念变得难以确认，又使传统的字迹鉴定技术无法分辨其原始性；四是为适应计算机硬、软件技术不断更新换代，需对电子文件不断变换鉴定载体和鉴定格式。 1.3耐久性。在信息技术高速发展的过程中，软硬件、数据格式、网络模式的生命周期相对较短。物理介质的保存方式也无法满足长期保存的要求，尤其是当保存方案本身属于落伍时，不但解决不了问题，反而使问题更加复杂化。 1.4变化性。随着各种格式的增加，数据的类型也变得越来越复杂（不仅包括网络和相关数据库，还包括OA文件、地理信息文件和网页等）。电子文件因制作方便而产生比以往更多的文件，加上用户总是根据自身需要不断地修改和补充，使得保管期限很难划定。电子文件对背景信息和元数据具有很强的依赖性，如果背景信息与内容信息分离保存，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义也不具有凭证价值。元数据也因其隐含性容易被忽视，一旦元数据丢失或破坏，电子文件的原始性就会改变。 1.5规模性。随着电子文件无限制的增长，档案工作者的工作负担会远远超出自身的技术能力。随着电子政务、电子商务的快速发展，信息数据的增长规模将越来越庞大。 2.电子文件长期保存和利用的对策 2.1档案部门提前介入电子文件的运行和管理。 一些国家将档案管理延伸到文件管理中。如加拿大的《文件保管期限表》，提出“电子文件从生成时起就建立档案管理”的要求，并通过编制通用软件包，实现电子文件与纸质文件的统一管理。 据报道，美国通用公司将“微型全息存储”应用到日常消费中。这项全息存储技术的原理是：通过三维模式在一张标准DVD光盘上最大限度地开发存储空间，使容纳的数据量相当于20张蓝光DVD光盘或者100张标准DVD光盘的容量。 我国也在积极寻求电子文件的管理对策。一是提出了电子文件归档分三步走：（1）由档案部门和文书处理部门合作，在电子文件形成或收到的同时，对列入归档范围的文件进行逻辑归档；（2）在有逻辑归档标识的电子文件办理完毕后，由专人对电子文件进行真实性和完整性检验，检验无误的制成纸质文件，与该电子文件的物理载体建立互联同时归档；（3）对有逻辑归档标识的电子文件定期进行物理归档。二是定期统一把符合归档条件的电子文件信息联机传送，按档案的统一格式集中存储到脱机载体上。三是对具有保密要求的电子文件，按相关法规制订保密措施，严防涉密电子文件在网络开放。 2.2规范电子文件管理途径，加快相关标准的制定。 加快相关标准的制定，使电子文件的归档管理做到有章可循，保证电子文件从生成到归档管理上的连续性和规范性，这是最终确定电子文件法律地位的必要条件。目前，国际上有《PDF》等标准4个；国内已经出台的档案信息化和电子文件管理方面的国家、行业、地方标准多达21部，正在制订和修订的档案信息化标准有18个。各地方性电子文件标准也在陆续出台中。 2.3加强法制建设，逐步形成完善的电子文件管理法律体系。 电子文件的长期保存与利用需要法律支撑，没有法律支持的电子文件就没有保存意义。我国档案行政主管部门正会同政府信息产业部门，联合制定电子文件管理办法，确认电子文件的法律地位，规定用统一的软硬件设施来管理电子文件；同时，加强归档管理，增设相应的机构，行使监督、检查、指导的职权。 2.4使电子文件归档时改变结构，脱离原来的软、硬