大数据背景下如何做好档案管理工作.pdf

大数据背景下如何做好档案管理工作 摘 要：大数据的影响已悄然渗透到社会各行各业， 本文以大数据时代为依托，阐述了我国档案管理的现状、档 案管理面临的挑战及如何做好档案管理工作。重点从确立档 案大数据的战略地位、加快档案服务工作转型和如何提高档 案管理人员素质与技能的角度对今后档案工作提出宏观发 展新思路。 关键词：大数据；档案大数据；档案管理；档案信息化 麦肯锡全球研究所对“大数据”给出的定义是：一种规 模大到在获取、存储、管理、分析方面大大超出了传统数据 库软件工具能力范围的数据集合，具有海量的数据规模、快 速的数据流转、多样的数据类型和价值密度低四大特征 [1] 。 档案大数据是大数据的一个组成部分，所以也具有了跟大数 据类似的特性。大数据的迅速崛起，极有可能像计算机、互 联网一样，掀起一场新的技术革命。 1 我国档案管理的现状 档案管理即档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体 和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总 称 [2] 。我国档案管理实行统一领导、分级管理的管理体制。 1、自上世纪 90 年代起，档案信息化建设成为国家信息 化战略的重要组成部分，档案信息数字化、档案网站数据库 建设、数字档案馆建设等方面取得了重要进展。进入大数据 时代，档案管理部门处于信息资源管理的转型期，理论、技 术、设备、法律等各方面改革刻不容缓。 2 、档案管理依附于国家机构，档案管理人员职业素养 有待提高。因为历史原因，我国的档案馆室具有封闭性、保 密性、服务于内部机构的特点，档案工作和档案管理人员本 身得不到社会的认可；国内档案专业学历教育、继续教育和 专业培训资源相对匮乏，档案管理人员年龄老化，职业素养 不高，容易产生集体倦怠。 3 、公众的社会档案意识相当薄弱。档案部门和社会管 理部门对档案作用的宣传滞后，档案馆室不能向公众开放， 档案信息资源未能实现全民共享。公众、企业利用档案主要 用来解决工作中的问题和打官司，未能发现其提高社会文化 素养、提供决策信息的潜在服务功能。 4 、档案管理技术水平较低，档案管理囿于传统的管理 模式，不能与信息技术的发展相匹配，在检索工具、利用手 段、咨询服务等方面与发达国家存在明显差距。 2 大数据时代档案管理面临的挑战 1、档案管理理念的变化。与计算机时代相比，大数据 时代档案信息采集、存储和利用方式发生了质的变化。如何 采集庞大的档案数据、寻找更科学实用的数据库类型、提供 快速简便的检索方式、甄别和消除低质量数据，成为新技术 领域，档案管理人员必须更新管理理念，适应时代需要。 2 、档案管理存在安全隐患。一是物理环境安全隐患： 音频、视频、图像等档案信息存储载体和设备易受温湿度、 磁场等因素影响而发生老化和故障；二是硬件环境安全隐患： 大数据时代档案管理严重依赖云计算应用系统，除系统自身 难免存在漏洞外，更易受到互联网病毒、黑客入侵、不法分 子恶意删改等威胁。 3 、档案管理技术水平的新要求。大数据时代档案管理 将在云平台上建设云档案系统，实现云存储，如何将有价值 的档案信息资源挖掘、整合、加工分析，找出原有档案的新 用途，为领导决策、社会公查询借鉴提供咨询服务，成为档 案信息化管理面对的又一个挑战。 4 、保障档案信息安全方面的法律不健全。当前，我国 档案管理立法方面存有：档案法规系统尚有缺陷；档案法规 内容滞后，可操作性不强；档案管理现代化和新型载体材料 档案未纳入档案管理法规，在利用过程中会涉及利用者信息 权、文件内容隐私权、档案公布权等权益方面的问题，依法 治档力度不够。 3 大数据时代如何做好档案管理工作 我国档案管理工作起步较晚， 在管理理念、 技术、教育、 法律法规等方面同发达国家存在很大差距，进入大数据时代， 这些差距迅速放大，必须从根本上进行变革和完善。 1、档案管理基础工作标准化规范化。 档案大数据时代， 信息技术的广泛应用于对档案标准化、规范化的要求越来越 高。这就要求档案管理部门加大宣传力度，制定档案立法规 划，重视档案法学研究，中央和地方立法部门要尽快