合同管理信息化.docx

合同管理信息化 　　合同管理与项目跟踪信息化　　现代化的企业合同与项目管理早已不再是单纯的纸质人工管理，企业面临快速的发展和日益激烈的市场竞争，使企业管理面临的挑战和监管要求越来越多。在合同管理上，各企业意识到合同管理的重要性，并逐渐形成对合同管理专业化、网络化和规范化管理的需求，企业更加要求一种更加高效更加便捷的合同管理方式，那就是使用专业的合同管理软件。在项目管理与跟踪上，由于现代企业的项目流程复杂，关键节点多，影响因素多，传统的简单进度管理已不能满足要求。因此企业需要使用专门的项目跟踪软件配合合同管理，对企业整个业务流程的运行进行管理与监控。　　合同管理软件以合同管理的流程分析为基础，从企业内控和风险管理的视角进行合同管理的分析，形成合同管理的生命周期并最终落实在合同管理各个环节的管控中。它解决了以上单纯纸质合同管理存在的问题，合同台账管理全面贯穿整个软件中所有功能模块，支持框架合同、开口合同、项目合同、采购合同、工程合同等多类别合同综合信息管理；合同文档管理包括合同原稿、授权委托、合同审批表单、变更文件、附图、项目文件、招投标资质和合同履行的各种文书等，避免因遗失或未存档导致的合同风险；通过合同模版的运用，对合同对方、项目、合同、资金和发票等内容进行审批，支持灵活的流程定义，审批对象自动匹配　　审批流程，提高审批效率，加强合同履行的跟踪，降低管理风险；通过各种预警和风险事件处置控制风险，实现快速查询和统计分析来支持决策。在项目跟踪方面，以项目进度的关键节点如时间，资金流向为切入，对关键点进行监控，审查，交叉检查等，然后将信息汇总，既不会过分增加一线业务人员上传项目进度的工作量，又能使管理者做到一目了然，对每个项目运行情况充分把控。　　结合公司实际情况，对公司的合同管理信息化建设提供以下建议。　　一、引进一套专业的合同管理系统　　专业的合同管理系统，是软件公司专门针对企业合同管理需求而开发的软件系统，功能涉及到合同管理的各个方面，管理流程比较完善，权限控制体系也比较完整。　　目前，市场上有很多合同管理系统，如：恒润基合同管理系统、易度合同管理系统、智邦国际合同管理系统、建文软件合同管理系统等等，都是专业的企业合同管理软件。　　采用此方法，只需要与相关软件公司洽谈，进行软件购买和合同管理流程梳理，二次开发，部署运行即可，实施周期相对较短，很多流程可以直接套用。如果软件公司留有软件接口的话，数据也可以同步到其它系统中去。　　二、将合同管理整合到CRM系统中　　CRM是企业比较常用系统，大多数的CRM系统都包含有合同管理模块，二者结合起来，使用比较方便，业务流程走起来也相对流畅。　　由于公司尚未建立起CRM系统，业务流程尚未固化，引入相对比较困难，实施周期会比较长。　　三、将合同管理整合到OA系统中　　一般的OA系统并不包含合同管理模块，不过可以将合同管理整合进去，其实与OA系统文档管理模块类似。不过也需要在引入OA系统时单独做开发，相对于专业的合同管理系统，功能会稍差，与业务流程的结合度也不是很高。　　合同管理信息化实施与应用　　郝修伟　　合同管理是企业经营管理基础工作的重要内容,提高合同管理水平,规范、高效的合同签订和履行,能够有效地防范风险、优化管理、降低成本、提高效益。网络办公自动化、信息化的普及，使合同管理实现信息化管理已成为现实。　　一、合同管理信息化的必要性　　企业总部、部门及分支分处异地，形成空间分离，造成业务办理往来困难，从人力上、物力上造成浪费，并造成工作效率低。因此，在现有的网络基础上建立B/S结构的管理信息系统成为必要。基于VPN的应用为移动办公提供了方便。通过整合电子印章技术，真正实现信息化合同管理。同时采用基于元数据的电子文件管理模式，并将用户角色、操作权限、系统菜单显示进行严格绑定，能有效地防止未经授权的访问和操作。B/S结构的管理信息系统的数据处理完全在服务器端执行，所以客户端无须重新投资建设，只需一台普通计算机即可。而系统程序和数据均储存在服务器端，并由专业人员进行维护，所以不易造成系统的崩溃和数据的损失，可有效降低维护成本。采用基于WEB的B/S架构，能在WEB上建立起内部通讯和信息发布平台，使协同办公有了坚实基础。　　二、信息化系统硬件网络环境　　硬件网络环境直接关系到系统实施的成败，是系统顺利实施的保证，硬件网络环境符合应附合系统安装、运行的要求：　　服务端：高性能的PC机或PC服务器；　　服务器端操作系统：MicrosoftWindowsXXServer，ServicePack4；Web服务程序：MicrosoftInternetInformation；数据库软件：MicroSoftSQLServerXX；　　客户端：586型及以上配置